Panasonic kinh doanh với khoảng 10.000 nhà máy trên toàn thế giới với hơn 250 nghìn nhân viên. Khoảng 70% các đối tác kinh doanh này nằm ở Nhật Bản và Trung Quốc và Nhìn chung, các hoạt động của Panasonic tập trung tại nước nhà Nhật Bản (39% ) và một số khu vực dồi dào về nguồn nguyên liệu hay lao động như
Trung Quốc (34%), Ấn Độ hay ASEAN (18%). Trong đó có khoảng 34% trong số họ cung cấp các bộ phận gia công và 24% cung cấp các nguyên liệu thô.
(Nguồn: Panasonic Sustainability Data Book 2020)
Panasonic đã và đang thúc đẩy các hoạt động với các đối tác kinh doanh toàn cầu trên toàn bộ chuỗi cung ứng của mình để đạt được các mục tiêu liên quan đến CSR. Với quy mô và độ phủ sóng của mình, các hoạt động mua sắm của Panasonic có ảnh hưởng không nhỏ tới thị trường và xu hướng của toàn cầu.
Panasonic nhận thức rằng với nhu cầu toàn cầu ngày càng tăng về mua sắm có trách nhiệm với xã hội có tính đến môi trường, nhân quyền, điều kiện lao động thỏa đáng và công bằng thương mại, công ty luôn cố gắng tiến hành hoạt động kinh doanh của mình với các NCC theo cách không chỉ cung cấp công nghệ và chất lượng xuất sắc, mà còn thực hiện trách nhiệm xã hội, bao gồm cả quyền con người, quyền lao động, sức khỏe và an toàn lao động, mua sắm xanh, mua sắm sạch, tuân thủ và bảo mật thông tin. Panasonic coi các sáng kiến CSR trong bộ phận mua sắm là cực kỳ quan trọng và thường xuyên tiến hành đánh giá quản lý. Để tăng cường hiểu biết về mua sắm có trách nhiệm và nâng cao nhận thức của các nhân viên tham gia mua sắm công ty cũng đã tạo ra các quy tắc và sổ tay hướng dẫn nội bộ về mua
Nhật Bản, 39% Trung Quốc, 34% ASEAN và Ấn Độ, 18% Bắc Mỹ, 5% Châu Âu, 3% Mỹ Latinh, 1% Các bộ phận gia công, 34% Nguyên liệu thô, 24% Điện / điện tử, 23% Khác, 19%
Hình 2.1: Chi tiết giao dịch theo khu vực năm 2020
Hình 2.2: Chi tiết giao dịch theo sản phẩm năm 2020
sắm có trách nhiệm, đồng thời phổ biến thông tin cần thiết thông qua tài liệu, mạng nội bộ của công ty và các buổi đào tạo.
Định hướng mua sắm của công ty
Thực hiện các hoạt động mua sắm toàn cầu: Công ty thiết lập quan hệ đối tác với các NCC trên toàn cầu để đáp ứng các hoạt động sản xuất trên quy mô toàn thế giới. Đồng thời nỗ lực tạo ra các giá trị mà khách hàng yêu cầu dựa trên mối quan hệ tin cậy lẫn nhau và thông qua các nghiên cứu và hợp tác tín nhiệm giữa các bên.
Thực hiện mua sắm có trách nhiệm: Tuân thủ pháp luật, các quy định, chuẩn mực xã hội và đạo đức doanh nghiệp. Công ty thúc đẩy các hoạt động mua sắm cùng với các NCC thực hiện trách nhiệm xã hội như quyền con người, quyền lao động, an toàn và sức khỏe, bảo vệ môi trường toàn cầu, an ninh thông tin.
Quản lý mua sắm chặt chẽ với các NCC: Để đạt được những giá trị sản phẩm mà khách hàng mong đợi, Panasonic đóng vai trò là đầu mối liên hệ với các NCC về thông tin, chẳng hạn như xu hướng thị trường của vật liệu và hàng hóa, công nghệ mới, vật liệu mới và quy trình mới; và làm việc để đảm bảo và duy trì chất lượng của hàng hóa đã mua, có giá cả cạnh tranh và đáp ứng với những thay đổi của thị trường.
Quy trình mua sắm của Panasonic
Panasonic xây dựng quy trình mua sắm dựa trên chu trình mua sắm tiêu chuẩn của một doanh nghiệp sản xuất theo ISO 9001. Mỗi cơ sở có thể thay đổi một số chi tiết để phù hợp hơn với đặc điểm kinh doanh của mình, song hầu hết đều dựa trên chu trình cơ bản như sau đây:
(Nguồn: Panasonic Procuremnent Activities, 2021) Bước 1: Lập Đề nghị mua hàng
Các bộ phận khi có nhu cầu sử dụng vật tư/nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, lập đề nghị mua hàng gửi Phòng mua hàng.
- Đối với NCC truyền thống: Phòng mua hàng gửi Đơn đặt hàng hoặc thông báo với NCC, hai bên thỏa thuận, thống nhất và tiến hành mua theo qui định.
- Đối với NCC mới: Phòng mua hàng liên hệ, tìm hiểu các NCC có khả năng cung ứng, đề nghị NCC báo giá. Phòng mua hàng thu thập ít nhất 02 báo giá để xem xét, đề xuất Ban lãnh đạo lựa chọn NCC.
- Sau khi các NCC được lựa chọn, Phòng mua hàng cập nhật vào Danh sách NCC.
Bước 3: Lập Đơn đặt hàng mua/ Hợp đồng mua
Sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt NCC và thống nhất mua hàng, Phòng mua hàng tiến hành lập Đơn hàng/ Hợp đồng mua và gửi đến NCC hoặc liên hệ NCC để xác định việc mua hàng. Trình Ban lãnh đạo xem và ký kết Đơn hàng/ Hợp đồng mua.
Bước 4: Nhận hàng và kiểm tra
- Phòng mua hàng chuyển Đơn hàng/ Hợp đồng mua hàng cho Thủ kho và Kế toán.
- Phòng mua hàng liên hệ với NCC để xác định thời điểm nhập hàng, thông báo cho Thủ kho, các bộ phận có liên quan để chuẩn bị nhập hàng.
- Khi hàng hóa được nhập về Kho công ty, Thủ kho vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư, hàng hóa về kho. Nếu hàng hóa đúng yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Nếu không đúng yêu cầu, thủ kho thông báo ngay cho nhân viên mua hàng làm việc với NCC để thực hiện thay thế/ sửa chữa.
- Trường hợp phải trả lại hàng hóa cho NCC, nhân viên mua hàng khi giao lại hàng, phải thực hiện ký xác nhận về số lượng/chất lượng/tình trạng hàng hóa khi trả lại.
- Hàng hóa sau khi được đổi lại, thủ kho vật tư thực hiện theo trình tự quy định như trên.
- Kết thúc nhập hàng, thủ kho vật tư và các phòng ban/ bộ phận liên quan có trách nhiệm ký vào Biên bản nghiệm thu, giao nhận vật tư theo quy định.
Bước 5: Thanh toán, lưu trữ hồ sơ
- Phòng Kế toán thực hiện thủ tục thanh toán theo Hợp đồng hoặc thỏa thuận với NCC và lưu trữ hồ sơ kế toán theo qui định.
Bước 6: Theo dõi, đánh giá lại NCC:
- Trong quá trình mua, tiếp nhận, nhập hàng, Phòng mua hàng theo dõi tình hình cung cấp và mức độ đáp ứng các yêu cầu của NCC để làm cơ sở xem xét, đánh giá lại (khi có nhu cầu mua tiếp theo – hàng năm hoặc đột xuất khi có nhu cầu). - Kết quả xem xét đánh giá lại, được cập nhật vào Danh sách NCC