THẤYNgày 2 Ngày
BÁO CÁO QUÝ Để lập kế hoạch
Để lập kế hoạch
dài hạn Hãy báo cáo tình hình đã qua
Quý này tốt,
nhưng... Quý tới sẽ tệ. Quý
này tệ, nhưng…
Giám đốc tài chính thấy rằng hai trưởng phòng đang báo cáo theo hai tiêu chuẩn khác nhau. Ông ấy yêu cầu cả hai trở lại khi tiêu chuẩn đo lường của họ đồng nhất.
Giờ đây, cả hai trưởng phòng đều thấy bực bội. Họ tìm cách đoán xem điều gì quan trọng nhất đối với Giám đốc tài chính
trong quý này và cung cấp những tiêu chuẩn đó (dưới dạng tương thích), hoặc chỉ việc cung cấp mọi thứ. Để an toàn, họ chọn phương án thứ hai. Theo đó, toàn bộ quy trình sẽ bắt đầu lại từ đầu.
CFO Trưởng phòng 1 Trưởng phòng 2
DIỄN VIÊN:
Quý tới sẽ tốt. CHU TRÌNH
TÀI CHÍNH KHÓ TÍNH
Hãy báo cáo tình hình sắp tới Tôi muốn xem ROB BÁO CÁO QUÝ
Để lập kế hoạch
dài hạn Hãy báo cáo tình hình đã qua
Quý này tốt,
nhưng... Quý tới sẽ tệ. Quý
này tệ, nhưng…
Khi nào xong thì quay lại đây. Này các anh... những tiêu chuẩn này
không thống nhất!
Nghe đây, tôi cần 3 thứ: 1. Tiêu chuẩn thống nhất 2. Phân tích quá khứ tốt hơn 3. Nhận định tương lai rõ hơn
Không biết chắc nên sử dụng tiêu chuẩn đánh giá nào, hai trưởng phòng chọn cách báo cáo tất cả những gì mà các nhà phân tích thu thập được, và quy trình lại bắt đầu từ đầu.
Lúc này, vòng tròn đã hoàn chỉnh, các nhà phân tích đồng ý rằng chúng tôi đã phác họa nguyên nhân lớn nhất về nỗi lo ngại đối với bảng tính: không có khả năng dự đoán chính xác dữ liệu nào mà các sếp của họ – và sếp của các sếp – cần xem nhất trong cả bài báo cáo. Sau đó, chúng tôi để họ rời phòng đi ăn trưa với điều kiện là họ phải suy nghĩ về cách giải quyết vấn đề này.
CFO Trưởng phòng 1 Trưởng phòng 2
DIỄN VIÊN:
Quý tới sẽ tốt. CHU TRÌNH
TÀI CHÍNH KHÓ TÍNH
Hãy báo cáo tình hình sắp tới Tôi muốn xem ROB BÁO CÁO QUÝ
Để lập kế hoạch
dài hạn Hãy báo cáo tình hình đã qua
Quý này tốt,
nhưng... Quý tới sẽ tệ. Quý
này tệ, nhưng…
Khi nào xong thì quay lại đây. Này các anh... những tiêu chuẩn này
không thống nhất!
Nghe đây, tôi cần 3 thứ: 1. Tiêu chuẩn thống nhất 2. Phân tích quá khứ tốt hơn 3. Nhận định tương lai rõ hơn
Cứ trình mọi thứ rồi xem có nảy ra ý gì không... Bắt đầu lại Nên làm gì đây?
TÀI CHÍNH KHÓ TÍNH: BƯỚC II
Khi trở lại phòng họp, chúng tôi bước đến bảng trắng với câu hỏi sau: nếu có một bước trong quy trình này mà chúng ta có thể thay đổi bằng một bảng tính tốt hơn, đó sẽ là bước gì? Sau một hồi loanh quanh, chúng tôi thống nhất rằng nếu có thể giúp các trưởng phòng lựa chọn và trình bày dữ liệu ngay trong cuộc họp với Giám đốc tài chính theo cách linh hoạt hơn, chúng tôi có thể tránh được nỗi lo “trình bày mọi thứ”. Chúng tôi vẽ một dấu X lớn màu đỏ trên bước đó, xem nó là vị trí cần thay đổi.
Nếu các trưởng phòng có cách lựa chọn và trình bày dữ liệu linh hoạt hơn trong cuộc họp với Giám đốc tài chính, họ có thể tránh được nỗi lo “trình bày mọi thứ”.
CFO Trưởng phòng 1 Trưởng phòng 2
DIỄN VIÊN:
Quý tới sẽ tốt. CHU TRÌNH
TÀI CHÍNH KHÓ TÍNH
Hãy báo cáo tình hình sắp tới Tôi muốn xem ROB BÁO CÁO QUÝ
Để lập kế hoạch
dài hạn Hãy báo cáo tình hình đã qua
Quý này tốt,
nhưng... Quý tới sẽ tệ. Quý
này tệ, nhưng…
Khi nào xong thì quay lại đây. Này các anh... những tiêu chuẩn này
không thống nhất!
Nghe đây, tôi cần 3 thứ: 1. Tiêu chuẩn thống nhất 2. Phân tích quá khứ tốt hơn 3. Nhận định tương lai rõ hơn
Cứ trình mọi thứ rồi xem có nảy ra ý gì không... Bắt đầu lại Nên làm gì đây?
Nhờ quyết định được bước nào trong chu kỳ cần xử lý trước, chúng tôi vẽ một giao diện bảng tính cho phép lựa chọn ngay tại chỗ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, với các hình ảnh được thể hiện cạnh nhau. Điều đó sẽ làm toàn bộ nhóm diễn viên hài lòng, và nếu chúng tôi có thể tạo ra một phiên bản đầu tiên cho nó, bản thử nghiệm tại hội thảo sẽ thành công tốt đẹp.
Nếu chúng tôi có thể tạo ra một giao diện bảng tính cho phép lựa chọn và trình bày dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau ngay trong thời gian thực, bản thử nghiệm của chúng tôi tại hội thảo sẽ thành công vang dội.
CFO Trưởng phòng 1 Trưởng phòng 2
DIỄN VIÊN:
Quý tới sẽ tốt. CHU TRÌNH
TÀI CHÍNH KHÓ TÍNH
Hãy báo cáo tình hình sắp tới Tôi muốn xem ROB BÁO CÁO QUÝ
Để lập kế hoạch
dài hạn Hãy báo cáo tình hình đã qua
Quý này tốt,
nhưng... Quý tới sẽ tệ. Quý
này tệ, nhưng…
Khi nào xong thì quay lại đây. Này các anh... những tiêu chuẩn này
không thống nhất!
Nghe đây, tôi cần 3 thứ: 1. Tiêu chuẩn thống nhất 2. Phân tích quá khứ tốt hơn 3. Nhận định tương lai rõ hơn
Cứ trình mọi thứ rồi xem có nảy ra ý gì không... Bắt đầu lại Nên làm gì đây? Vậy thì kết hợp chúng vào 1 giao diện chia sẻ được... HAY!
Được đấy! Xin mời
TÀI CHÍNH KHÓ TÍNH: BƯỚC III
Xong ngày đầu tiên, trên đường về nhà, chúng tôi nghĩ về những thiết kế giao diện có triển vọng. Ngày hôm sau, chúng tôi xóa hết mọi thứ (sau khi chụp lại hình ảnh chi tiết của nó)(*), và phác họa các ý tưởng về hình dáng khả dĩ của bảng tính, dựa trên những ý kiến dự đoán của các thành viên trong nhóm về tình hình công nghệ trong vài năm tới.
Tôi không thể trình bày những mẫu thiết kế cuối cùng mà chúng tôi đã chọn, nhưng tôi có thể cho bạn xem một mẫu thiết kế không được chọn(**). Khi nhìn vào phác họa này, bạn có thể thấy một bài trình bày đồng thời nhiều loại dữ liệu, nhiều dạng mô phỏng dữ liệu bằng hình ảnh, cũng như nhiều công cụ để lựa chọn và tương tác với các con số.
* Việc lưu lại công việc của bạn trong suốt một quy trình làm việc như thế này là rất quan trọng – chúng ta sẽ nói thêm về điều đó trong chiều nay. Đồng thời cũng cần lưu ý rằng, để ngắn gọn, tôi không trình bày tất cả những hình phác họa trên bảng trắng mà chúng tôi đã thực hiện để đến được bước này. Tuy nhiên, những hình ảnh này là hình vẽ thực sự được tạo ra trong suốt các phiên họp. Tôi chỉ làm một việc là xử lý qua Photoshop để bạn dễ theo dõi.
** Tôi đã được Microsoft cho phép chia sẻ những mẫu thiết kế này, và tôi vô cùng biết ơn sự rộng rãi của họ.
NẾU TÔI KHÔNG THỂ TRÌNH DIỄN CHO BẠN XEM HÌNH VẼ CUỐI CÙNG, VẬY SAO BẢO LÀ “VỪA-DIỄN-VỪA-KỂ”? Phần quan trọng nhất của câu chuyện này – và đối với tôi, về mặt cá nhân lẫn nghề nghiệp, đây là một trong những câu chuyện đột phá của cuốn sách – không phải ở hình dạng của phiên bản đầu tiên(*), mà ở những hình cả nhóm đã vẽ để đi đến đích, chính là những hình vẽ mà chúng ta vừa xem chi tiết.
* Ai biết được? Có lẽ một ngày nào đó, bạn sẽ được thấy các yếu tố này trong một phiên bản tương lai của chương trình bảng tính mà bạn yêu thích.
Dù bị loại bỏ nhưng phác họa màn hình giao diện này chứa đựng nhiều yếu tố lựa chọn và trình bày dữ liệu mà chúng tôi đã đưa vào nguyên mẫu cuối cùng.
Giống như trong câu chuyện McKinsey-Lego, tôi cũng ngại khi trình bày những bản phác họa thô này với các giám đốc điều hành tại Microsoft trong suốt các phiên họp. Mặc dù biết chúng trông thật “thiếu chuyên nghiệp” nhưng chúng tôi không có đủ thời gian để tái tạo chúng bằng chương trình vẽ của máy tính. Vì vậy, chúng tôi đã trình bày chúng như cách vốn có.
Điều thú vị đã xảy ra trong các buổi họp khi chúng tôi cho các giám đốc điều hành xem kịch bản trên bảng trắng và các giao diện: mọi người lập tức “cảm” được điều mà chúng tôi đã trình bày. Trong nhiều năm trình bày trước các lãnh đạo cấp cao, tôi chưa bao giờ chứng kiến điều gì giống như thế. Không ai phàn nàn rằng chúng tôi đã sử dụng sai kiểu chữ, không ai chất vấn việc lựa chọn màu sắc, và không ai khó chịu về độ chính xác và liên quan của những dữ liệu mà chúng tôi thu thập(*).
Ngược lại, các cuộc thảo luận luôn thể hiện tư duy sâu sắc, đặc biệt khi chúng tôi cần họ bật đèn xanh để đi tiếp. Mức độ tham gia vào cuộc họp luôn ở mức rất cao, các nhận xét đều chứa đựng thông tin sâu sắc và các kết luận được đưa ra nhanh chóng.
* Hãy nhìn lại các “dữ liệu” trong bản phác thảo giao diện: đó không phải là những con số thật sự – thực ra, đó không phải là các con số; nó là một đống những nét chữ nguệch ngoạc! Thế nhưng không ai phàn nàn. Ngược lại, cuộc đối thoại luôn ở cao trào khi cần thiết.
Khi các phiên họp kết thúc, hai giám đốc điều hành cấp cao của Microsoft tiến về phía tôi và nói: “Chúng tôi thật sự thích cách tiến triển của các buổi họp, và chúng tôi nghĩ phần lớn là nhờ vào các hình vẽ mà anh đã trình bày. Vậy anh đã sử dụng phần mềm nào để tạo ra chúng?”.
Rõ ràng là họ thừa biết tôi vẽ bằng tay nên tôi cho rằng các vị giám đốc này đang thử mình. Vì vậy, tôi đáp lại theo tinh thần đó: “Tôi tạo ra chúng bằng bản ‘chất xám 1.0’ cùng với ‘bút và giấy 1.0’.”
Thế là các vị giám đốc đồng thanh hỏi: “Ai tạo ra chúng vậy?”.
Quy tắc 4
Câu hỏi đó đưa chúng ta đến Quy tắc 4. Khi các giám đốc điều hành hỏi tôi ai đã tạo ra phần mềm để vẽ những hình ảnh trông “người” thế kia, tôi hiểu rằng họ không hề nghĩ đến thần thánh hay về 300 triệu năm tiến hóa của tư duy hình ảnh. Họ đang phản bội lại một trong những niềm tin vững chắc nhất trong thời đại của chúng ta: không có máy tính, con người sẽ là những kẻ tư duy kém cỏi. Họ vô cùng kinh ngạc khi biết rằng mình có thể trình bày các ý tưởng kinh doanh và đưa ra các quyết định kinh doanh mà không cần đến bất kỳ phần mềm nào.
Và họ phải làm được(*). Khi chúng ta cần trình bày ý tưởng của mình với người khác – khi điều thật sự quan trọng là đưa ý tưởng trong đầu tôi vào đầu bạn – không gì có khả năng mạnh mẽ hơn đôi mắt, tâm trí và sự kết hợp kỳ diệu giữa tay và mắt. Đó là nội dung chính của quy tắc cuối cùng này.
Bài học quan trọng từ câu chuyện “vừa-diễn-vừa-kể” không nằm ở chỗ chúng ta có thể hoàn thiện các bảng tính (chúng ta làm được) hay việc phân tích tài chính thấu đáo rất quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp (đúng vậy): bài học thật sự ở đây là việc quá trau chuốt các hình vẽ sẽ khiến chúng giảm tác dụng trong việc giải quyết vấn đề. Quy tắc 4 được trình bày như sau:
* Tôi không phải là người lạc hậu. Theo thói quen, tôi tạo ra mô hình tàu vũ trụ ba chiều cho Cơ quan Không gian Quốc gia, và tôi thấy khó có điều gì mang tính kỹ thuật hơn thế. Nhưng điều quan trọng cần lưu ý là ngoài câu chuyện Thomson, không một hình vẽ nào trong cuốn sách này được tạo ra từ bất kỳ công cụ nào khác ngoài bút và giấy. Khi cần suy nghĩ, đặc biệt về hình ảnh, chúng ta sẽ làm tốt hơn nhiều nếu thoát khỏi những giới hạn của con chuột, bàn phím...
QUY TẮC 4
Hình vẽ của bạn càng có tính người, bạn sẽ càng nhận được phản hồi có tính người.
Vô số trải nghiệm trong các phòng họp đã khẳng định: nếu thật sự muốn khai thác một ý tưởng, chúng ta nên bắt đầu bằng một hình ảnh ít hoàn hảo – thứ có nhiều khả năng nhận được phản ứng thấu đáo. Khi đánh bóng các hình ảnh để khiến chúng trông “hoàn hảo” – xóa bỏ các góc dư, chỉnh sửa các đường thẳng, tạo ra những hình tròn đẹp mắt; hay nói cách khác là tạo ra chúng từ một cỗ máy – chúng ta sẽ làm giảm khả năng “cảm” của người xem.