hình ảnh “có tính người”?
Càng về cuối khóa học này, chúng ta sẽ nói về những điều chưa ai từng làm trong các cuộc họp: vứt bỏ hết những tài liệu đã được chuẩn bị sẵn và thay vào đó là những hình vẽ bằng tay –
hay thậm chí tốt hơn là vẽ chúng ngay tại buổi họp. Đúng vậy! Các cuộc họp thường không diễn ra theo cách này!(*)
Đó là sự thật: các cuộc họp hiện đại không diễn ra theo cách này, vì vậy các công cụ kinh doanh không được thiết kế để giúp chúng ta vẽ hình ảnh. Ở đây chúng ta không thảo luận xem những công cụ được thiết kế để làm gì – chúng ta chỉ nói về những gì chúng có thể làm được. Các công cụ kinh doanh cơ bản có thể hỗ trợ về khả năng tư duy hình ảnh; chúng ta chỉ cần nghĩ về chúng theo một cách hơi khác biệt.
“CÁ NHÂN”, “ĐÓNG GÓP”, VÀ “TRÌNH DIỄN”: BA CÔNG CỤ VẼ CHO BA LOẠI CUỘC HỌP
Có ba bộ công cụ kinh doanh mà chúng ta cần xem, mỗi bộ dành cho mỗi kiểu cuộc họp mà ta thường tham dự: các cuộc họp “cá nhân” diễn ra với chính chúng ta hoặc một người khác, các cuộc họp “đóng góp” là việc thảo luận giữa một vài người, còn các cuộc họp “trình diễn” là nơi ta đứng trước một đám đông. Trong tất cả các tình huống này, những hình vẽ đơn giản đều có tác dụng, nhưng chúng ta sẽ vẽ chúng trên một bề mặt khác.
* Cứ thử nói điều này với tướng chỉ huy ở chiến trường khi ông ấy dùng một cái que để phác thảo kế hoạch trên mặt đất; với huấn luyện viên khi cô ấy đang vẽ những điểm X và O trên bảng phấn trong giờ giải lao; hoặc với Arthur Laffer trong quán bar (xem lại trang 58). Cuộc họp hiệu quả nhất là khi có người đủ can đảm vẽ ra những điều mình nghĩ – đó là cách các ý tưởng lớn được chuyển tải và cũng là cách để mọi người hiểu về chúng.
BỀ MẶT HÌNH VẼ “CÁ NHÂN” CHO CÁC CUỘC HỌP CÁ NHÂN
Khi muốn suy nghĩ một mình hoặc với một người khác, hầu hết chúng ta đều thích một bề mặt nhỏ và cá nhân – nó sẽ khiến ta ít sợ hãi, và cảm giác như gần gũi hơn với ý tưởng. Một tấm bảng trắng cỡ máy tính xách tay là công cụ yêu thích của tôi: bởi vì nó dễ xóa, nên chúng tôi dễ thử nghiệm trên đó mà không lo lắng về việc phải công khai cam kết với ý tưởng của mình. Để giữ lại ý tưởng yêu thích nào đó, chúng tôi chụp hình nó bằng điện thoại di động và gửi email cho chính mình. Sau đó, chúng tôi xóa sạch bảng và làm lại từ đầu.
Bất cứ thứ gì dễ mang và dễ vẽ đều có tác dụng như nhau, từ một cuốn sổ tay đến một mảnh khăn giấy. Tôi đã vẽ các hình trong cuốn sách này bằng một cây bút chì và một cây bút Sharpie trên mặt giấy trắng, quét hình bằng máy quét
dành cho máy tính để bàn, sau đó xử lý độ tương phản trên Photoshop để bản in có chất lượng hơn.
Các loại bề mặt để vẽ hình cá nhân bao gồm:
• Khăn giấy (mặt trước hoặc sau)
• Tờ giấy
• Bảng trắng cá nhân
BỀ MẶT HÌNH VẼ “ĐÓNG GÓP” CHO CÁC CUỘC HỌP ĐÓNG GÓP
Mỗi lần có một cuộc họp nhóm, một phiên tìm kiếm ý tưởng, một buổi cập nhật tình hình hàng tuần, hay một buổi thảo luận giải quyết vấn đề, chúng ta đều gọi đó là cuộc họp
đóng góp; mục đích của cuộc họp này là trình bày các ý tưởng để mọi người nghe và thấy. Bề mặt vẽ phải đủ lớn để có thể quan sát được từ mọi góc phòng và có đủ không gian cho mọi người cùng vẽ. Trong hầu hết các trường hợp, một tấm bảng trắng lớn là lựa chọn hoàn hảo: chúng ta chỉ cần đảm bảo rằng có nhiều dụng cụ xóa, và có thể xóa được mực từ các loại bút vẽ.
Bảng lật (flip chart) là vật ít hữu dụng hơn: dù lớn nhưng chúng vẫn quá nhỏ để sử dụng cho nhóm trên 5 hoặc 6 người, và hầu như không thể chứa đựng thông tin vượt quá vài trang giấy, ngoại trừ loại bảng có băng dính ở mặt sau. Cách sử dụng hiệu quả nhất đối với loại bảng này là xé rời vài tấm giấy và phủ lên mặt tường trước khi bắt đầu công việc. Khi bề mặt được trải rộng trước mắt, chúng ta sẽ tự tin vẽ.
Nhưng một tấm bảng trắng hay bảng lật chỉ có tác dụng khi mọi người đều ở cùng một phòng. Điều này ít khả thi đối với các nhóm hoạt động quốc tế, khi ngày càng nhiều nhân viên làm việc ở nhà hoặc ở nước ngoài, và khi các doanh nghiệp cắt giảm chi phí đi lại để tiết kiệm. Nhiều hãng sản xuất “bảng thông minh” đã tạo ra những loại bảng cho phép tạo ra hình vẽ ở nơi này và được điều chỉnh ở một nơi khác trong thời gian thực. Tôi tin chắc rằng công nghệ sẽ tiếp tục có những bước tiến ngoạn mục, nhưng hiện tại, những loại bảng này rất đắt, khó lắp đặt và vận hành còn rời rạc.
Một lựa chọn ít tốn kém hơn và thân thiện với người sử dụng hơn là một trong những ứng dụng “desktop-sharing”
(chức năng chia sẻ trên màn hình máy tính – ND). Khi được kết hợp với hệ thống hội đàm, những công cụ này cho phép chia sẻ màn hình máy tính với người khác thông qua Internet. Chúng yêu cầu mọi người phải tải cùng phần mềm, lắp đặt và thử nghiệm trước cuộc họp, và dù vẫn còn một số vấn đề kỹ thuật, nhưng nếu mọi người sử dụng một chiếc máy tính tốt và khả năng kết nối Internet tốc độ cao, tất cả đều diễn ra khá thuận lợi.
Các loại bề mặt để vẽ hình đóng góp bao gồm:
• Bảng trắng treo tường
• Bảng lật (đặc biệt là loại có băng dính phía sau)
• Bảng nhỏ
• Máy tính với phần mềm chia sẻ màn hình (desktop-sharing) và kết nối Internet.
Về lựa chọn cuối cùng, chúng ta vẫn còn một câu hỏi: giả sử công nghệ chia sẻ màn hình máy tính đã được cài đặt, chúng ta có thể sử dụng chương trình nào để vẽ, truyền đạt và chỉnh sửa hình ảnh của mình với người khác? Câu trả lời rất đơn giản, và đó chính là thứ mà chúng ta sẽ sử dụng cho kiểu họp tiếp theo.
BỀ MẶT HÌNH VẼ “TRÌNH DIỄN” CHO CÁC CUỘC HỌP TRÌNH DIỄN
Mặc dù ít người làm kinh doanh nào chịu thừa nhận, nhưng các cuộc họp với khoảng trên mười người tham gia đều là cuộc họp trình diễn. Những cuộc họp này không dành cho mục đích thảo luận mở hay cùng khai thác một ý tưởng; ngược lại, chúng là diễn đàn để một cá nhân hay một nhóm nhỏ trình diễn với người khác. Và các màn trình diễn ấy thường gây cảm giác khó chịu.
Có nhiều nguyên nhân, từ việc thiếu chuẩn bị, cảm giác căng thẳng, quá dựa dẫm vào những chức năng không hiệu quả của PowerPoint, hoặc thậm chí chẳng có nội dung gì đáng
để nghe. Đây là những vấn đề có thật và cần được chỉ rõ, nhưng ở đây chúng ta sẽ nói về các hình vẽ. Giả sử chúng ta đã đối phó với tất cả những thử thách kia và đã đạt đến thời điểm này của buổi hội thảo, câu hỏi đặt ra là: làm cách nào tôi có thể vẽ các hình ảnh trước đám đông?
Tôi rất vui được thông báo rằng câu trả lời đã có sẵn trong máy tính của bạn.
CÔNG CỤ VẼ TỐT NHẤT TRÊN MÁY TÍNH LÀ THỨ BẠN ĐÃ SỞ HỮU
Khi sắp thuyết trình, tôi thường mang theo một máy tính bảng nhỏ và một máy chiếu. Ưu điểm của máy tính bảng là tôi có thể vẽ trực tiếp lên màn hình, “trực tiếp”, và mọi người có thể thấy chính xác những gì tôi đang vẽ. Điều này có nghĩa nội dung chuẩn bị của tôi thường là một chuỗi các slide trắng(*); khi muốn tạo một điểm nhấn cụ thể, tôi sẽ vẽ các hình tròn và hình que ngay trên màn hình. Cách này tạo ra sự trình diễn và tương tác trực tiếp – những thứ hiếm khi xảy ra trong các cuộc họp kinh doanh. Hãy tin tôi, khi thấy bạn vẽ một hình ảnh
* Tại nhiều cuộc hội thảo, nhà tài trợ thường yêu cầu cung cấp các bảng slide
trước để họ có thể in ra và phát cho những người tham dự. Sau khi gửi bảng
slide của mình, tôi luôn nhận được điện thoại nói rằng hồ sơ bị lỗi vì nửa số trang là trang trắng! Khi tôi giải thích, các nhà tài trợ cho biết rằng họ chưa từng nghe nói ai đó vẽ trực tiếp trên màn hình cả. Đó là khi tôi nhận ra mình đang làm một việc sẽ khiến khán giả bị thu hút, vì họ chưa từng thấy nó trước đây.
ngay trước mắt họ – bất kể nó xấu xí hay đơn giản đến mức nào – người xem sẽ chú ý theo dõi.
Sau các cuộc họp, mọi người thường hỏi tôi đã sử dụng loại phần mềm chuyên dụng nào để vẽ. Họ không tin khi tôi cho họ xem: không có gì ngoài chương trình Microsoft PowerPoint. Đúng vậy: phần mềm vẽ trên màn hình tốt nhất mà tôi từng biết này được thiết kế sẵn trong hầu hết các công cụ hiện có. Không ai biết về nó vì các công cụ vẽ chỉ xuất hiện khi đang trình chiếu, và chẳng ai soạn các slide khi đang chiếu cả(*). CÁCH TIẾP CẬN CÔNG CỤ VẼ “TRỰC TIẾP” TRÊN CHƯƠNG TRÌNH POWERPOINT
Mặc dù máy tính bảng cho phép vẽ trực tiếp trên màn hình – khiến cho việc vẽ hình trở nên đơn giản hơn – chúng ta cũng có thể sử dụng một con chuột thông thường. Thật ra, những ai đang sử dụng phiên bản PowerPoint sản xuất trong vòng năm năm trở lại đều có thể vẽ trên màn hình mà không cần bất cứ công cụ bổ sung nào khác. Quy trình như sau:
1. Hãy tạo các slide như cách bạn vẫn thường làm (và vì chúng ta đã dành bốn ngày để nói về vấn đề này, hãy sử dụng
* Một điều bí ẩn nữa của Microsoft là hãng này đã đưa các công cụ đơn giản và tuyệt vời nhất để vẽ trực tiếp trên màn hình vào ứng dụng phổ biến nhất của mình; và sau đó chôn vùi chúng ở nơi mà chẳng ai biết về sự tồn tại của chúng. Ê Redmond, có nghe tôi gọi không?
những hình vẽ đơn giản: không sử dụng nội dung dài dòng và các danh sách liệt kê!).
2. Hãy dành ra các khoảng trống trên các trang để bạn có thể vẽ trực tiếp.
3. Lưu tập tin của bạn như cách thường làm.
4. Khi cần trình bày, hãy mở tập tin và chuyển đến chế độ “slide show”.
5. Sử dụng con trỏ (bằng chuột hoặc bằng bút chấm trên máy tính bảng), di chuyển khắp góc phía dưới bên trái màn hình. Một bảng vẽ sẽ xuất hiện. Hãy chọn loại bút cần thiết và màu mực.
Chỉ xuất hiện khi xem slide!
Công cụ TỐT NHẤT để vẽ trên màn hình!
6. Di chuyển con trỏ ra khỏi góc màn hình và bắt đầu vẽ.
7. Thế đấy! Vậy là chúng ta đã có sẵn một công cụ trình chiếu hiện đại với tầm tiếp cận rất rộng!(*) Phần thú vị nhất là bạn có thể vẽ trực tiếp trên những hình vẽ hoặc nội dung đã được soạn sẵn trên slide trước đó. Bạn không cần vẽ trực tiếp mọi thứ – trong nhiều trường hợp, chỉ cần dùng bút để nhấn mạnh vị trí trên slide mà bạn muốn mọi người chú ý để làm rõ quan điểm (hình ảnh) của mình.
8. Khi bạn vẽ xong, hãy đóng tập tin lại. PowerPoint sẽ hỏi liệu bạn có muốn lưu những ghi chú của mình. Chọn “không” nếu bạn muốn sử dụng trang trắng một lần nữa. Chọn “có” nếu bạn muốn lưu các phác họa trực tiếp đó để chỉnh sửa về sau.
Các công cụ vẽ cho cuộc họp trình diễn gồm có:
• Một chương trình PowerPoint và một máy chiếu (máy tính bảng giúp cho việc vẽ hình trở nên dễ dàng hơn nhiều, nhưng không nhất thiết phải có).
Chỉ thế thôi: công cụ mà chúng ta cần để tạo ra những hình ảnh giải quyết vấn đề chỉ đơn giản có vậy. Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta không cần bất cứ thứ gì khác ngoài những thứ mình đã có.
* Chúng ta có thể sử dụng phương pháp này với bất kỳ ứng dụng desktop- sharing nào đã được nêu trước đó, nghĩa là chúng ta có thể biến mọi cuộc hội đàm thành một bài tập vẽ tự do với tất cả những người tham gia.