2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Phƣơng Tùng
2.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
a. Giám đốc
- Là ngƣời có quyền hạn cao nhất trong công ty. - Quyết đi ̣nh về chiến lƣơ ̣c phát triển của công ty.
- Là ngƣời đại diện cho công ty và tập thể cán bộ cơng nhân viên tồn cơng ty. - Quyết đi ̣nh về cơ cấu tổ chƣ́c, nhân sƣ̣, quy chế nô ̣i bô ̣ công ty.
- Tổ chƣ́c quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và tập thể cán bô ̣ công nhân viên về kế hoa ̣ch kinh doanh của cơng ty.
- Có nhiệm vụ cân đối, theo dõi viê ̣c nhâ ̣p hàng hóa đầu vào.
- Cân đối tài chính trong doanh nghiê ̣p , mọi việc thu , chi, tiền lƣơng nhân viên , vớn hàng hóa,…
- Có quyền phân cơng nhiệm vụ cho cấp dƣới và chịu trách n hiê ̣m trƣớc giám đớc.
c. Phó giám đốc điều hành
- Có nhiệm vụ và quyền hạn kiểm tra đôn đốc các bộ phận làm việc , quản lý chung, tham mƣu cho giám đớc,…
- Có quyền ký kết các hợp đồng hoặc những phát sinh khi có sự ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc
d. Phòng kinh doanh
- Phụ trách chung trong q trình kinh doanh của cơng ty , có trách nhiệm và quyền ha ̣n cân đối lƣơ ̣ng hàng hóa cũng nhƣ giá cả triển khai, tìm kiếm, giao cơng viê ̣c cho nhân viên cấp dƣớ i thƣ̣c thi.
- Làm thủ tục hồ sơ các dự án, đấu thầu và trình cho giám đốc phê duyê ̣t. - Khi nhƣ̃ng dƣ̣ án hay viê ̣c kinh doanh cần thƣ̣c hiê ̣n hay triển khai thì liên kết điều đô ̣ng phòng kỹ thuâ ̣t trƣ̣c tiếp thi công hay lắp đă ̣t các thiết bi ̣, tạo điều để nghiệm thu, thanh lý hơ ̣p đồng hay bàn giao vâ ̣n hành sản phẩm.
e. Phịng bán hàng
- Có nhiệm vụ quản lý , theo dõi và đôn đốc nhân viên cấp dƣới của mình thƣ̣c hiê ̣n công tác bán hàng, đa ̣t doanh thu và chỉ tiêu mà giám đốc giao.
- Tƣ vấn cho khách hàng mô ̣t cách đầy đủ và tâ ̣n tình , để khách hàng tin dùng và mua sản phẩm của công ty.
- Khi có nhu cầu phát sinh tƣ̀ viê ̣c bán hàng thì điều đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n kỹ thuâ ̣t thƣ̣c hiện công viê ̣c , bàn giao sản phẩm cũng nhƣ hƣớng dẫn sử dụng và giải đáp mọi thắc mắc khi khách hàng có nhu cầu.
f. Phịng kế tốn
- Thƣ̣c hiê ̣n công tác kế toán phát sinh ta ̣i công ty nhƣ : tâ ̣p hợp các chƣ́ng tƣ̀ liên quan đến viê ̣c kinh doanh bán hàng, đới chiều làm chƣ́ng tƣ̀, hóa đơn sổ sách, theo dõi công nơ ̣, thu chi,…
- Thu nhâ ̣n và kiểm tra các báo cáo kế toán ở các đơn vi ̣ trƣ̣c thuô ̣c và lâ ̣p báo cáo tài chính hợp nhất tồn cơng ty.
- Thƣ̣c hiê ̣n cơng tác tài chính, thớng kê toàn công ty. - Phân tích tình hình kế toán và tài chính của cơng ty.
g. Phịng marketing
- Định hƣớng chiến lƣợc các hoạt động Marketing tại công ty. Xây dựng chiến lƣợc & các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thƣơng hiệu. Sáng tạo các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thƣơng hiệu.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu của công ty.
- Phối hợp với bộ phận kinh trong việc sáng tạo và phát triển các vật phẩm quảng cáo tại cửa hiệu, các chƣơng trình khuyến mãi.
- Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lƣợc ngắn hạn và dài hạn của Công ty. Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thơng cáo báo chí, cung cấp thơng tin ra bên ngồi). Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thông dựa trên khảo sát. Chăm sóc website, đƣa tin bài lên website. Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đồn kết giữa các thành viên trong cơng ty.
- Thu thập các ý kiến đóng góp trong nội bộ và bên ngồi và chuyển các bộ phận liên quan giải quyết. Xây dựng, triển khai, kiểm sốt các chƣơng trình hỗ trợ cho tất cả các kênh phân phối nhƣ khuyến mãi cho các kênh phân phối, trƣng bày tại các điểm bán (siêu thị, CH tự chọn, điểm bán sỉ, điểm bán lẻ).
- Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với Kinh Doanh.
- Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số thông qua việc tổ chức các hội nghị khách hàng, chƣơng trình khách hàng thân thiết…
- Cập nhập và đƣa ra những phản hồi về thị trƣờng và thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ƣu thế trên thị trƣờng.
- Tổ chức các hội chợ thƣơng mại trong nƣớc và quốc tế.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh đƣa ra chiến lƣợc phát triển kênh phân phối mới.
h. Phịng phân phối
- Xây dựng các chính sách hỗ trợ, xúc tiến thị trƣờng và bán hàng qua các kênh phân phối.
- Triển khai công tác chăm sóc, nghiên cứu thị trƣờng đối với các đại lí thuộc kênh phân phối.
i. Phịng kho
- Lƣu trữ sản phẩm của cơng ty khi nhập hàng về
j. Phịng kỹ thuật
- Có nhiệm vụ tiếp nhận thơng tin của khách hàng yêu cầu , đôn đốc , theo dõi, phân công công viê ̣c trƣ̣c tiếp cho nhân viên thuô ̣c bô ̣ phâ ̣n (lắp đặt , xử lý kỹ thuật máy, hƣớng dẫn sƣ̉ du ̣ng cho khách hàng).
- Chịu trách nhiệm nguyên cứu và hƣớng dẫn các vấn đề kỹ thuật lắp đặt thiết bị mới cho nhân viên thuô ̣c phòng.
- Giải đáp những thắc mắc về các vấn đề kỹ thuật khi khách hàng yêu cầu.
k. Phòng bảo hành
- Phân công công viê ̣c cho các nhân viên trƣ̣c thuô ̣c bô ̣ phâ ̣n mình (tiếp nhận hàng hóa hƣ hỏng cịn bảo hành, hàng sữa chữa,…)
- Đôn đốc, phân công nhiê ̣m và kiểm tra nhân viên thƣ̣c hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣,…