II. Đánh giá thực trạng quản lý của xí nghiệp 26.3 theo tiêu chí 5S 2.1 Khái quát về 5S
TỦ HỒ SƠ
1.5. Thực hành 5S trên diện rộng theo đúng qui trình.
Tiến hành 5S theo các bước như đã được thực hiện tại khu vực mẫu.
1.6.Đánh giá định kỳ về kết quả thực thi 5S
Công việc quan trọng nhất và cũng phải thực hiện đầu tiên đó là đào tạo các chuyên gia đánh giá về 5S. Chuyên gia đánh giá là yếu tố quan trọng nhất trong cả quá trình đánh giá. Vì vậy, phải có những yêu cầu khá khắt khe với các chuyên gia này, đòi hỏi một quá trình đào tạo bài bản,chuyờn nghiệp:
-Trước hết, những người đánh giá phải hiểu 5S là gì, ý nghĩa và quá trình thực hiện các hoạt động 5S đó.
-Phải nắm được các nội quy, quy định của công ty, tổ chức đối với việc thực hiện 5S.
-Phải hiểu được các tiêu chí đánh giá và cánh thức đánh giá cho từng bộ phận, phòng ban khác nhau. Sau khi đã lựa chọn được một đội ngũ chuyên gia đánh giá
đạt được các yêu cầu trên, nhóm chuyên gia này sẽ phải thực hiện các công việc chính sau:
-Lập kế hoạch đánh giá, xây dựng cỏc tiờu thức đánh giá riêng cho từng bộ phận, phòng ban cụ thể.
-Xây dựng các kế hoạc sử dụng nguồn lực hợp lý, sắp xếp khoảng thời gian thích hợp cho việc tiến hành đánh giá.
Trong quá trình này, tốt nhất là nên sử dụng các phương pháp đánh giá trực quan, chụp ảnh những khu vực đã được đánh giá qua để có được những bằng chứng xác thực, làm cơ sở cho các kết luận, kiến nghị đưa ra và so sánh trong quá trình cải tiến.
c.Một số nội dung quan trọng được đánh giá:
1. Mọi cán bộ, nhân viên trong tổ chức có thấy yêu thích và tự hào về nơi làm việc của mình hay không ?
2. Nơi làm việc có sạch sẽ, an toàn và ngăn nắp không?
3. Mỏy móc, thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng thường xuyên khụng, cú cũn tỡnh trạn bụi bẩn, lem nhem dầu mỡ hay không
4. Mọi vật dụng có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy hay không?
5. Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?
6. Các hồ sơ có được sắp xếp hợp lý nhằm giảm thiểu thời gian lấy ra, cất vào không?
7. Tất cả các đồ vật, nền nhà có đảm bảo sạch sẽ không?
8. Việc làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác và thường xuyên không?
9. Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/ quần áo sạch sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?
10. Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mỡnh khụng?
11. Hệ thống tiêu chuẩn đã được xây dựng ở phần trên được thực hiện như thế nào?
Mỗi phòng ban sẽ được các chuyên gia lập một bảng hỏi hay danh mục các câu hỏi, cách thức đánh giá và cho điểm riêng. Có thể tớnh trờn thang điểm 5 hoặc 10. Và mức độ áp dụng 5S tại mỗi phòng ban sẽ là căn cứ để cho điểm. Các chuyên gia sau khi cho điểm sẽ tiến hành so sánh, tổng hợp kết quả đạt được. Từ kết quả đú,tổ chức tiến hành khen thưởng, kỷ luật hợp lý và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Việc sử dụng các tiêu chuẩn, giám sát và quản lý này có thể kiểm tra hiệu quả và xác định sự vi phạm; thực hiện đánh giá 5S thường xuyên để đo lường điều kiện tổng thể của hệ thống. Nên xây dựng cơ chế điểm số 5S để tiện cho việc đánh giá và theo dõi. Các điểm số này có thể được dán tại nơi làm việc và xem xét bởi Nhóm đánh giá để tìm ra cơ hội cải tiến liên tục trước lần đánh giá kế tiếp. Lịch trình đánh giá này cũng phải được tiêu chuẩn hoá. Bước duy trì săn sóc là bước tạo ra sự chuyển đổi góp phần làm 5S trở thành một công việc thường ngày không thể thiếu của tổ chức. Dĩ nhiên, bước này đòi hỏi phải có sự tham gia của mọi thành viên. Có thể tham khảo 2 bảng đánh giá sau:
Bảng 3.3: Ví dụ về cách lập phiếu hỏi và tính điểm
Hạng mục STT Các hạng mục cần phải đánh giá Điểm
Sàn nhà
1 Sàn nhà có sạch sẽ và gọn gàng không 5 4 3 2 1 2 Cú rác, vật liệu thừa hoặc mảnh sàn vỡ không?
Máy móc (Phân xưởng)
3 Máy móc có được dán nhãn, đánh số đúng cách, … để dễ nhận diện không? 4 Cú dính dầu mỡ, bụi bẩn không? 5 Dấu hiệu nguy hiểm được dán ở tất cả những nơi/bộ phận nguy hiểm. 6 Có hệ thống bảo dưỡng đầy đủ và thích hợp.
Bàn làm việc
7 Có những thứ không cần thiết trên bàn làm việc không 8 Bàn làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không
Bảng 3.4: Ví dụ về thang cho điểm
Điểm Mô tả
1 Chưa áp dụng các nguyên tắc thực hành tốt 5S 2 Đó có bằng chứng của việc áp dụng một vài nguyên
tắc thực hành tốt 5S
3 Việc áp dụng 5S khá tốt và có những kết quả cụ thể 4 Việc thực hiện 5S tốt, việc thực hiện được qui định rõ
ràng và tuân thủ tốt 5
Việc áp dụng 5S được thực hiện rất tốt, ý thức của nhân viên cao trong việc tuân thủ các qui định chung và việc thực hiện được duy trì
1 .7. Lập lại vòng 5S khác có cải tiến và tiêu chuẩn cao hơn.
Duy trì các kết quả tích cực đã đạt được và không ngừng cải tiến. Có sự khen thưởng, kỷ luật kịp thời với những nhóm làm tốt hay chưa tốt.Xõy dựng thành các nguyên tắc xuyên suốt trong toàn tổ chức chứ không phải dừng lại sau khi đã đạt được kết quả. Nhằm đạt được hiệu quả thiết thực trong kinh doanh.
Sơ đồ 3.1: Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn Sẵn sàng Sắp xếp Sạch sẽ Sàng lọc Sắp xếp Sạch sẽ Sạch sẽ Săn sóc Sàng lọc Sàng lọc Sàng lọc Sắp xếp Sắp xếp Sắp xếp Sạch sẽ Sạch sẽ Săn sóc Săn sóc Sàng lọc Các công cụ 5S
Mục tiêu của 5S
Từ chương trình 5S đầu tiên, chúng ta không thể dừng lại để tận hưởng thành công mà phải bắt tay ngay vào một vòng 5S khác với tiêu chuẩn cao hơn. Đây có thể coi là giai đoạn: "được ăn cả, ngã về không ". Nghĩa là nếu chúng ta lại đi theo một lịch trình khác cao hơn, thì môi trường làm việc cũng như năng suất của Xí Nghiệp sẽ ngày càng được hoàn thiện. Còn nếu không thì tất cả lại trở về vạch xuất phát ban đầu.
II. Những thuận lợi, khó khăn khi áp dụng 5S 2.1. Thuận lợi
Đội ngũ nhân công ngày càng được trẻ hóa, vì vậy mà họ cũng rất năng động, nhạy bén trong việc tiếp cận với những thành tựu trên thế giới, đồng nghĩa với nó là họ sẽ rất dễ dàng những phong trào như 5S nếu như họ có thể thực sự hiểu về lợi ích mà nó sẽ đem lại.
Ban lãnh đạo Công ty cũng rất quan tâm tới các vấn đề giúp cải tiến và nâng cao năng suất lao động. Từ đó tăng cường hiệu quả làm việc trong toàn tổ chức.
Hầu hết các cán bộ công nhân viên đều có tinh thần tự giác cao, có ý thức bảo vệ và vun đắp cho tài sản chung của Công ty cũng như Xí Nghiệp.
2.2. Khó khăn
Mang sẵn đặc thù vốn có của một Công ty nhà nước, mặc dù đã được cổ phần hóa vào năm 2007, nhưng nhìn chung thì Công ty vẫn mang dáng dấp của một cỗ máy chậm chạp, chậm tiến. Nếu như đòi hỏi trong một sớm một chiều có thể trở nên năng động như 1 Công ty trẻ thì rất khó. Đặc biệt là Công ty lại đã đi vào hoạt động được hơn 30 năm, mọi hoạt động hầu như đã ổn định và đi vào thông lệ, để làm nó trật ra khỏi đường ray thì thực sự cần một nỗ lực rất lớn.
Lãnh đạo Xí Nghiệp chưa sẵn sàng bỏ ra một khoản đầu tư lớn để đầu tư vào một chương trình còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp Việt Nam như 5S.
Người Việt Nam có một bản tính rất xấu đó là :"cha chung không ai khóc". Ý thức xây dựng tập thể chưa cao, vì vậy họ cũng cản trở quá trình thực hành 5S rất nhiều.
III. Một số đề xuất nhằm thực hiện thành công chương trình 5S tại Xí Nghiệp.
Tại một số công ty, mặc dù việc đào tạo, tuyên truyền về 5S cũng tỏ ra khá rầm rộ nhưng kết quả thu được cũng chỉ là sự bừa bộn ban đầu. Tại sao lại như vậy? Bởi vì mặc dù họ nhận thức được 5S là như thế và phải thực hiện như thế. Nhưng họ lại không chịu tìm ra hướng đi riêng, phù hợp với công ty, tổ chức của mình. Phong trào 5S của họ chỉ đơn giản là việc bắt chước những gì mà công ty khỏc đó áp dụng và đã từng thành công. Chứ họ chưa hiểu hết ý nghĩa và bản chất của 5S. Vì vậy, sự thất bại cũng là điều tất yếu sẽ phải xảy ra.
Cũng có nhiều Công ty sau khi đã tìm ra hương đi đúng cho mình nhưng lại sai lầm khi chỉ thực hiện 3S đầu tiên đó là: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ. Một vài nơi lấy lý do là sau khi thực hiện việc lau dọn, nhân viên sẽ bắt chước nhau và duy trì nhà máy "thông thoáng" của chính họ. Nhiều công ty cũng phàn nàn rằng họ đã cố thực hiện 5S song không phát huy hiệu quả.
Sau khi nghiên cứu sự thất bại tại một số nhà máy, người ta phát hiện ra nguyên nhân cốt lõi của việc thất bại này là do không thực hiện 2S cuối đó là: Săn sóc và Sẵn sàng (hay còn có ý nghĩa là tiêu chuẩn hoá và duy trì).
Vậy thì làm thế nào để có thể thực hiện thành công 5S tại 1 Xí Nghiệp của một công ty nhà nước lâu đời như Công ty 26 đây?
Chúng ta cùng tham khảo một số giải pháp nhằm thực hiện thành công phong trào 5S tại Xí Nghiệp 26.3 thuộc tổng Công ty cổ phần 26.