Tuyên truyền để mọi người có nhận thức đúng đắn về 5S.

II. Đánh giá thực trạng quản lý của xí nghiệp 26.3 theo tiêu chí 5S 2.1 Khái quát về 5S

CHƯƠNG III: NGHIÊN CỨU, ĐỀ XUẤT, TRIỂN KHAI ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI XN 26.3.

1.1.1. Tuyên truyền để mọi người có nhận thức đúng đắn về 5S.

Như phần trên chúng ta đã thấy lợi ích của việc thực hiện 5S, vì vậy công tác tuyên truyền cho mỗi người hiểu rõ hơn về 5S là rất cần thiết.

Nói đến 5S, chúng ta tưởng chừng như đó là một hoạt động dễ dàng mà ai cũngcó thể làm được

Hoạt động 5S cần phải được thực hành thường xuyên có ý thức, nếu như chúng ta chỉ coi nó như 1 dự án thì có thể nói là chúng ta đã thất bại trước khi bắt tay vào thực hiện. Bởi vì sao? Coi như 5S được phát động và mọi người cùng hưởng ứng, thi đua nhau sắp xếp và dọn vệ sinh cho đến khi nghiệm thu( được đoàn đánh giá kiểm tra ), nhưng ngay sau đó, khi mọi hoạt động đã lắng xuống, thì tất cả lại trở lại bình thường. Nếu như vậy thì không những không hề đạt được hiệu quả mà nó còn làm chúng ta mất rất nhiều chi phí để phát động, tổ chức phong trào.

Như vậy, Xí Nghiệp 3 quyết tâm xây dựng 5S trở thành một quá trình, một thói quen đối với mỗi cán bộ công nhân viên trong toàn Xí Nghiệp.

1.1.2. Lập ban chỉ đạo thực hành 5S và kế hoạch đào tạo cho ban cùng một số chức danh chủ chốt và cán bộ công nhân viên có liên quan đến chương trình chức danh chủ chốt và cán bộ công nhân viên có liên quan đến chương trình 5S.

Trước tiên, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S. Sau đó tiến hành thành lập Ban 5S. Lãnh đạo Xí Nghiệp trực tiếp phân công trách nhiệm chỉ đạo thực hành 5S cho từng đơn vị, cá nhân cụ thể. Riêng các thành viên trong

ban chỉ đạo 5S thì cần phải có các văn bản chính thức về việc bổ nhiệm. Phê duyệt và công bố sơ đồ cán bộ phụ trách 5S trong phạm vi toàn Xí Nghiệp.

Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cử vào Ban 5S để nếu một người nghỉ thì công việc vẫn được thực hiện. Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S phải là những người có tính kỷ luật cao, sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác, khuyến khích là nữ.

Đơn vị nên cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín. Đồng thời tham khảo các tổ chức tương tự đã triển khai 5S để học hỏi trước khi triển khai tại đơn vị.

Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S, họ chính là cánh tay phải, là người thay mặt lãnh đạo, hoặc cũng có thể là tư vấn cho lãnh đạo các vấn đề có liên quan đến việc triển khai 5S trong toàn tổ chức. Họ chính là những người hiểu biết rõ nhất về 5S trong toàn Xí Nghiệp. Thành phần nên có bao gồm Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, các nhân viên. Tổng cộng có thể từ 7 đến 10 người.

Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Nhiệm kỳ có thể một năm tùy theo kết quả công việc. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai.

Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan.

Phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình. Nhiệm vụ chính của họ chính là quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến. Nờn dỏn những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến. Nhưng không phải phụ trách ảnh chỉ biết tìm chụp những

lỗi trong quá trình triển khai 5S, mà họ còn phải chụp cả những tấm gương gương mẫu điển hình nhằm phục vụ cho hoạt động khen thưởng sau này

Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộ phận trong đơn vị thực hiện tốt hoạt động 5S. Những người này còn có thể được cử đi làm người đứng đầu về thực hiện 5S tại một số khu vực cụ thể.

Về việc đào tạo cho đội ngũ này thì khi chuẩn bị thúc đẩy 5S, cty cần phải chọn ngay ra một đội ngũ nhân viên cốt cán, tổ chức mua giáo trình giảng dạy hoặc tham khảo tại những tổ chức, doanh nghiệp đã và đang áp dụng thành công, hoặc cũng có thể cử họ đi đào tạo tại một số trung tâm nổi tiếng để họ hình thành cái nhìn đúng đắn về 5S. Từ đó tiến hành thực thi phương pháp này theo cách phù hợp nhất với cty mình. Sau đây là một vài gợi ý về các trung tâm mà Xí Nghiệp nên cử người đi học nhằm nâng cao nhận thức cũng như khả năng thực hiện thành công 5S trong Xí Nghiệp:

- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Nếu được đào tạo tại đây, sau khi kết thúc khóa học, các học viên sẽ được trang bị kiến thức quý báu để có thể vận dụng linh hoạt vào thực tiễn hiện trường sản xuất ở tại Công ty của mình, được thể hiện dưới dạng các đề tài và được các giảng viên của trung tâm trực tiếp hướng dẫn và sửa chữa. Nội dung của các đề xuất đều đã vận dụng tốt phương pháp phương thức Kaizen/5S vào phân tích hoạt động sản xuất để điều tra công việc thực trạng tại khu vực sản xuất của mỡnh. Cỏc đề tài rất phong phú về nội dung, đa dạng ở nhiều vấn đề và đều có kết quả cải tiến tốt đẹp, đã được nhiều Công ty áp dụng ngay vào thực tiễn, triệt tiêu được nhiều lãng phí và có hiệu quả kinh tế trong sản xuất. Trong các bài bỏo cáo đề xuất cải tiến, các học viên cũng được đón nhận thêm nhiều ý kiến phân tích, đóng góp và tư vấn rất quý báu từ các chuyên gia của TAC Hà Nội, chuyên gia tư vấn cao cấp đến từ Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng – giảng viên khóa học.

- Trung tâm Hợp tác Nguồn Nhân lực Việt Nam - Nhật Bản (VJCC).

khoá học: Áp dụng 5S & phương pháp “Quản lý bằng hình ảnh” để nâng cao chất lượng, giảm thời gian & chi phí sản xuất.

- Viện tiêu chuẩn Anh BSI. Với khóa học được thiết kế dành riêng cho giám đốc, trưởng phú cỏc phũng ban, giám sát hoặc tất cả các nhân viên trong tổ chức. Đề tài là Nâng Cao Năng Suất Lao Động với Phương Pháp 5S và Kaizen. Khóa học được thiết kế đúng khái niệm về Kaizen và 5S, nắm bắt phương pháp và cách tiếp cận đối với Kaizen, biết cách áp dụng các công cụ thực hiện Kaizen, biết cách đánh giá theo 5S… để quản lý nội tại tốt nhằm hướng đến mục tiêu cải tiến năng suất và chất lượng trong doanh nghiệp.

Ngày khai giảng: 25/02/2009 va 11/03/2009 hàng tháng Học phí: 135 USD

Liên hệ: Lê Tấn Cần - training Manager, Điện thoại (08) 3932 0778 hoặc email: tancan.le@bsigroup.com

…)

1.1.3. Biên soạn một số các tiêu chuẩn, qui định có liên quan đến thực hiện 5S.

 Về việc bố trí các vật dụng không liên quan đến khu vực làm việc.

- Sơ đồ mặt bằng phải dễ hiểu, đẹp mắt và được đặt ở nơi dễ nhìn.

- Chính sách chất lượng, các khẩu hiệu về 5S, qui định về phòng cháy chữa cháy, phải được đặt ở nơi dễ nhìn và không ảnh hưởng đến mỹ quan chung.

- Chậu hoa, cây cảnh phải làm tăng thêm tính thẩm mỹ của không gian, nhưng cũng không được vướng lối đi.

- Các sọt rác phải được đặt tại vị trí vừa thuận tiện, vừa đảm bảo vệ sinh môi trường.

- Phải có các bảng chỉ dẫn tới các khu vực đặc biệt: nơi đốt rác, nơi chứa phế liợ̀u…

- Phòng vệ sinh phải có biển chỉ dẫn, có đầy đủ khăn lau, xà phòng, gương…nờ̀n phải luôn sạch sẽ và khô thoáng. Có các biện pháp khử mùi khó chịu trong nhà vệ sinh. Đặc biệt là không có các ký sinh trùng sinh sống.

- Khu vực để xe nên có hướng dẫn rõ ràng, phân chia khu vực cụ thể. Trong phòng bảo vệ nên bố trí các công cụ hỗ trợ sao cho dễ lấy, nhưng cũng không phải ai cũng có thể lấy được.

- Nhà ăn phải cách xa khu làm việc, nhất là khu vệ sinh, và phải đảm bảo sạch sẽ, số buồng và bồn tuân theo qui định sau:

Bảng 3.1: Một số qui định về bố trí vật dụng

Số công nhân Số buồng số bồn

1 – 15 1 1 16 – 35 2 2 36 – 55 3 3 56 – 80 4 4 91 – 110 5 5 111 – 150 6 6

Trên 150 1 cho mỗi 40 1 cho mỗi 40

- Việc dọn vệ sinh phải được thực hiện thường xuyên, các hố ga, cống thoát nước phải được khơi thông thường xuyên. Đảm bảo không còn tình trạng ứ đọng hay tắc.

- Các dụng cụ vệ sinh phải được có nơi để riêng biệt, cách ly với khu vực có liên quan đến ăn uống.

 Tại xưởng sản xuất

- Các dụng cụ làm việc phải được sắp xếp sao cho khoa học, dễ nhìn, dễ tìm.

- Các bảng phân công nhiệm vụ phải được đặt nơi dễ nhìn và được cập nhật thường xuyên.

- Môi trường làm việc luôn sạch sẽ, có đủ ánh sáng.

- Hồ sơ và chỉ dẫn của các thiết bị nguy hiểm phải được dán đầy đủ và dễ nhìn.

- Mái và trần nhà phải có khả năng chịu được sức nặng của các máy móc, thiết bị, không bị dột khi trời mưa.

- Máy móc phải được bảo trì thường xuyên theo tần suất nhất định. Không được dính bụi bẩn hay lem nhem dầu mỡ. Có dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm theo từng cấp độ hoạt động của máy.

- Sàn nhà phải luôn sạch sẽ, không trơn trượt, không được dính dầu mỡ, sàn nhà bị hư hỏng phải được sửa chữa ngay, không được để dây điện, các vật dụng bừa bãi trên sàn nhà. Sàn nhà phải bằng phẳng tại mọi vị trí.

Nờn cú cỏc vạch kẻ phân định rõ vị trí của từng vật dụng, từ đó kiểm soát được sư di chuyển bất hợp lý cũng như điều bất thường cảu từng thiết bị.

 Tại phòng làm việc:

- Tất cả các vật dụng, máy tính, bàn ghế, sàn nhà phải được vệ sinh sạch sẽ, kê đặt ngay ngắn. Tiết kiệm triệt để thời gian đi lại, tận dụng tối đa ánh sáng.

- Trần nhà, sàn nhà, tường không có mạng nhện, không có các vết ố, vàng.

- Hệ thống dây điện được bó buộc gọn gàng, xây dựng hệ thống dây điện chìm vừa tránh nguy hiểm vừa không ảnh hưởng đến mỹ quan nơi làm việc.

- Hồ sơ, tài liệu phải được sắp xếp khoa học theo các tiêu chí khác nhau nhưng phải thống nhất. Có thể lấy ví dụ như:

+ Tài liệu nội bộ hay có nguồn gốc bên ngoài + Tài liệu chờ xử lý, đang xử lý hay đã xử lý xong.

+ Tài liệu quan trọng hay chỉ là tài liệu sự vụ thông thường. Có thể sắp xếp như cách sau: