5. Bố cục chuyền đề
1.3.2.6. Sự hội nhập với thị trường quốc tế
Việc hội nhập quốc tế có những thuận lợi nhưng đồng thời cũng tạo ra những áp lực đối với sự phát triển của Doanh nghiệp, sự canh tranh trong giá cả cũng như chất lượng sản phẩm đòi hỏi Doanh nghiệp phải có chiến lược sản xuất, kinh doanh phù hợp, đổi mới mẫu mã sản phẩm, điều chỉnh giá cả phù hợp để có thể cạnh tranh với các đối thủ trong nước cũng như nước ngoài.
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 22
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HÓA VÀ THIẾT BỊ
GIÁO DỤC ĐÔNG DƯƠNG 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương là kinh doanh nhập khẩu hoá chất, dụng cụ thiết bị điều khiển, thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị giáo dục, thiết bị phòng thí nghiệm và chuyển giao công nghệ. Nhu cầu vể các mặt hàng này ở thị trường trong nước hiện nay đang có xu hướng gia tăng. Hiện tại công ty đang triển khai kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: Mua bán, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành các thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị đo lường và điều khiển, trang thiết bị phục vụ công tácgiáo dục - đào tạo và chuyển giao công nghệ và kinh doanh thiết bị máy dân dụng và công nghiệp. Trên thực tế hiện nay công ty chủ yếu hoạt động kinh doanh nhập khẩu một số thiết bị khoa học sau đó bán và chuyển giao công nghệ cho các khách hàng có nhu cầu trong nước, ngoài ra còn kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá một số ngành hàng khác như nội thất. Đáp ứng các yêu cầu nói trên, lực lượng lao động của công ty rất đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau (bao gồm cả lĩnh vực kinh tế và kỹ thuật) do đó khi nghiên cứu tính chất lao động tại công ty cần lưu ý đến đặc điểm lao động của từng nhóm lao động theo: giới tính, độ tuổi, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, trình độ tay nghề...
2.1.2. Kết quả hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh Bảng 2.1. Kết quả kinh doanh của Công ty
Đơn vị: triệu đồng
Năm Doanh thu (triệu đồng) Lợi nhuận (triệu đồng)
2010 20.450 75 2011 28.000 90 2012 30.700 105 2013 34.350 120 2014 40.450 130 2015 56.750 280 2016 75.500 350 2017 95.600 560
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 23
Giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2013 là giai đoạn khó khăn trong các hoạt động kinh doanh của công ty, do đây là thời điểm công ty mới thành lập. Trong giai đoạn sau từ 2014 trở đi công ty đã đưa ra những biện pháp thay đổi trong việc xác định phương hướng kinh doanh hiệu quả hơn, từ đó đưa ra những chính sách đúng đắn, tăng lợi nhậu cho công ty.
Sau nhiều nỗ lực, cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ công nhân viên của công ty, công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương đã có những bước đi đúng đắn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
2.1.3. Đặc điểm về nhân sự của công ty
Tại thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2017, số lượng lao động biên chế của Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương gồm 144 người, ngoài Ban giám đốc (2 người), các phòng chức năng của Công ty (92 người) và còn lại là lao động phổ thông (50 người)
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TĐH&TBGD Đông Dương
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự Trưởng phòng Kế toán tài vụ Trưởng phòng Kinh doanh - Dự án Trưởng phòng Kinh doanh – Bán lẻ Trưởng phòng Kinh doanh - XNK
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 24
2.1.3.1. Giới thiệu về phòng Hành chính – Nhân sự
Tên phòng: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH TĐH&TBGD Đông Dương.
Là phòng ban trực thuộc của công ty được thành lập với mục đích đảm bảo cho các bộ phận cá nhân trong công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc, các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ, tránh việc chồng chéo gây lãng phí tiền bạc và sức lực, đảm bảo tuyển dụng và xây dựng phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu chiến lược của công ty.
Chức năng:
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các phòng ban khác thực hiện lập KH phát triển nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức việc lập KHNS toàn công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích công nhân và nhân viên làm việc hiệu quả, đảm bảo các chế độ lương thưởng đãi ngộ cho công nhân của công ty.
- Nghiên cứu soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty- các bộ phận tổ chức thực hiện.
- Phục vụ các công tác hành chính để Ban Giám đốc thuận tiện trong việc điều hành chỉ đạo các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty.
- Hỗ trợ cho Ban Giám đốc xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức - hành chính - nhân sự.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc lập KHNS, là cầu nối giữa BGĐ và người lao động.
2.1.3.2. Tình hình nhân sự của Công ty
Trong những năm qua Phòng HCNS nói riêng và Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương nói chung đã có những bước phát triển lớn trong lĩnh vực mà công ty hoạt động và đang dần khẳng định vị trí vững chắc của mình trên thị trường. Lĩnh vực kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng và phát triển. Vì vậy mà
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 25
vấn đề sử dụng và các chính sách đảm bảo đủ số lượng lao động luôn được hết sức chú trọng. Xem xét báo cáo nhân sự của công ty trong năm 2017 để có cái nhìn cụ thể nhất về tình hình sử dụng nhân sự tại công ty.
Báo cáo phân loại nhân sự toàn Công ty theo vị trí công việc:
Bảng 2.2. Báo cáo phân loại nhân sự theo vị trí công việc
Đơn vị: Lao động, %
Công ty/ Đơn vị
Phân loại theo vị trí công việc
Tổng cộng Điều hành QL cấp cao QL đợn vị/ QL chức năng QL cấp trung Cấp giám sát Nhân viên Lao động PT Phòng HCNS Số lượng 1 1 2 6 2 12 Tỉ lệ % 8.33% 8.33% 16.67 % 50% 16.67% 100% Công ty Số lượng 2 2 5 5 10 70 50 144 Tỉ lệ % 1.39% 1.39% 3.47% 3.47% 6.94% 48.61% 34.72% 100%
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự - Báo cáo nhân sự năm 2017)
Căn cứ vào bảng số liệu trên, ta có thể thấy:
- Tỷ lệ nhân viên công nhân viên chiếm 48.62% trong cơ cấu lao động theo vị trí công việc.
- Tỷ lệ lao động phổ thông chiếm tỷ lệ 34.72% trong tổng số lao động của toàn hệ thống (lao động phổ thông ở đây chủ yếu là công nhân làm việc trực tiếp tại công xưởng sản xuất, lắp đặt thiêt bị lao động thời vụ theo từng dự án).
- Tỷ lệ cán bộ điều hành, cán bộ các cấp quản lý chiếm khoảng 16% trong tổng số lao động của toàn hệ thống. Công ty còn ở quy mô nhỏ, số lượng nhân viên và lao động chưa lớn nhưng công ty luôn hướng tới việc đơn giản hóa bộ máy quản lý để tránh chồng chéo các chức năng, nhiệm vụ của các cấp quản lý đồng thời tiết kiệm chi phí đặc biệt là với các cấp quản lý trung gian.
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 26
• Báo cáo phân loại nhân sự toàn Công ty theo bằng cấp/ trình độ:
Bảng 2.3. Báo cáo phân loại nhân sự theo bằng cấp/ trình độ học vấn
Đơn vị: Lao động, %
Công ty/ Đơn vị
Phân loại theo bằng cấp Tổng
cộng Tiến sĩ Thạc sĩ Cử nhân Kỹ sư Cao đẳng Trung cấp Bằng nghề Trung học PT Công ty SL 0 1 10 10 35 50 28 10 144 Tỉ lệ 0% 0.7% 6,9 % 6.9% 24.3 % 34.7 % 19.4 % 6.9% 100 %
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự - Báo cáo nhân sự Năm 2017)
Căn cứ bảng số liệu trên cho thấy cơ cấu nhân sự tại công ty theo trình độ/ bằng cấp như sau:
- Tỷ lệ nhân viên có bằng cấp cử nhân và kỹ sư chiếm tỷ lệ 23,8%: Tỷ lệ này ở mức vừa phải là do đặc thù lĩnh vực mà công ty hoạt động kinh doanh về kinh doanh nhập khẩuvà mở rộng thị trường cạnh tranh nên yêu cầu sử dụng nguồn lao động có chất lượng cao.
- Tỷ lệ công nhân viên có bằng cấp trung cấp/ bằng nghề chiếm 54,1%: có thể nói đây là lực lượng đông đảo nhất của công ty với nhiệm vụ sản lắp ráp sản phẩm. Đội ngũ lao động này tuy không đòi hỏi bằng cấp/ trình độ cao nhưng phải đáp ứng được những yêu cầu về tay nghề cần thiết.
- Tỷ lệ công nhân tốt nghiệp THPT chiếm 6.9%: Bộ phận này có đặc thù làm việc trong các phân xưởng với nhiệm vụ đóng gói, trực tiếp sản xuất. Bộ phận này có đặc thù làm việc trong các phân xưởng với sự chuyên môn hóa từng khâu.
- Tỷ lệ công nhân viên có bằng cấp từ Thạc sỹ trở lên chiếm 0.7%: Đó là Tổng giám đốc công ty.
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 27
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KÊ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CÔNG TY
2.2.1. Hệ thống kế hoạch của công ty
Trong thời gian qua, công ty đã thực hiện KHNS theo từng giai đoạn như sau: Giai đoạn mới thành lập từ năm 2010- 2014: Công ty tập trung khai thác nguồn lao động phổ thông trực tiếp tham gia hoạt động lắp ráp tại các phân xưởng và nhân viên kinh doanh. Ở giai đoạn này công ty mới khới nghiệp nên nhu cầu về nhân sự chưa cao, chủ yếu là lao động có trình độ phổ thông và trung bình.
Giai đoạn 2 từ năm 2014- nay: đây là giai đoạn mà công ty phát triển mở rộng thị trường và dần đi vào ổn định các lĩnh vực đã và đang thực hiện. Ở giai đoạn này công ty tuyển dụng thêm số lượng lớn công nhân lắp đặt và các nhân viên phòng ban để dần hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Bên cạnh đó, công ty có KH bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho bộ máy quản lý. Công ty đề ra và thực hiện KH mở rộng về cả quy mô và chất lượng nhân sự.
Để phân tích rõ hơn KHNSvà việc thực hiện KH trong thời gian qua ta xét đến báo nhân sự của toàn công ty trong năm 2016 và 2017 theo bảng sau:
Báo cáo tổng hợp nhân lực phân loại theo giới tính năm 2017:
Bảng 2.4. Báo cáo phân loại nhân sự theo giới tính
Đơn vị: Lao động
Công ty/ Đơn vị
Tổng số nhân sự quý trước
Tổng số nhân sự năm 2017 So sánh với năm 2016
Nam Nữ Tổng Giảm Tăng
Phòng HCNS 11 4 8 12 1
Công ty 130 90 54 144 24
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự - Báo cáo nhân sự năm 2017)
Nhận xét:
- Tỷ lệ nam trên toàn hệ thống chiếm: 62.5% - Tỷ lệ nữ trên toàn hệ thống chiếm: 37.5%
So với năm 2016 thì tổng số lao động năm 2017 có sự thay đổi nhẹ, tăng 14 nhân sự trên toàn hệ thống. Tỷ lệ này tăng nhẹ hoàn toàn phù hợp với tình hình triển khai các dự án hiện tại của công ty.
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 28
2.2.2. Căn cứ lập kế hoạch
Xây dựng KHNS là một công tác quan trọng đối với mọi hoạt động kinh doanh của công ty, được thực hiện hàng năm và là một phần không thể thiếutrong KH kinh doanh của công ty. Thông thường, để xây dựng KHNS Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương dựa vào một số căn cứ chính sau:
2.2.2.1. Kế hoạch và chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty
KHNS được thực hiện sau cùng so với các KH khác (KH sản xuất, KH Marketing) của công ty. Bởi căn cứ vào việc dự báo bán hàng, căn cứ vào đó sẽ cho biết Công ty cần bao nhiêu lao động với những yêu câu kỹ năng cần thiết gì để hoàn thành KH. Có lẽ vì thế mà số lượng lao động của Công ty thường tăng qua các năm do quy mô sản xuất kinh doanh của công ty năm sau thường cao hơn các năm trước.
Phân tích cung cầu và dự báo nhu cầu về nhân sự trong ngắn hạn cũng như lâu dài. Để phân tích và dự báo nhu cầu ngắn hạn, công ty dựa vào KH kinh doanh hàng năm, hiện trạng nguồn nhân lực trong năm. Để phân tích và dự báo nhu cầu về nhân sự trong dài hạn, công ty phân tích môi trường kinh doanh, đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của công ty trong tương lai.
2.2.2.2. Phân tích tình hình nhân sự
Phân tích tình hình nhân sự hiện tại là hoạt động được phòng HCNS công ty tiến hành thường xuyên. Từ những thông kê về kết quả việc phân tích tình hình nhân sự, công ty sẽ dùng đó làm căn cứ để lập KH đào tạo cũng như là tuyển mới. Công ty tiến hành phân tích tình hình nhân sự các tiêu chí chính sau: Quy mô lao động, cơ cấu lao động theo giới tính, trình độ chuyên môn, ...
2.2.3. Nội dung
Nội dung KH về phát triển nhân sự của công ty gồm ba nội dung, đó là: Tuyển dụng, Đào tạo – phát triển và bên cạnh đó là Các chính sách đãi ngộ.
2.2.3.1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Nội dung của KH tuyển dụng nhân sự phải được căn cứ vào nhu cầu phát triển, bổ sung nguồn lực, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như tình hình sản xuất kinh doanh mà công ty xây dựng KH tuyển dụng nhân sự phù hợp, sau đó trình lên giám đốc phê duyệt và thực hiện. Vào cuối mỗi năm công ty thường xây dựng KH tuyển dụng nhân sự cho năm tới và trong một số trường hợp đặc biệt khi cần có nhu cầu tuyển dụng bổ sung nhân sự đột xuất hoặc tuyển dụng nhân sự nóng cho các dự án của công ty thì cũng có thể tiến hành tuyển dụng
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 29
theo sự chỉ đạo của Ban quản trị công ty. Trong năm 2018, công ty có KH tuyển dụng thêm 40 nhân sự được thể hiện cụ thể đưới bảng sau:
Bảng 2.5. Dự báo nhu cầu sử dụng nhân lực năm 2018
Đơn vị: Người Năm 2017 Năm 2018 Quản lý cấp trung 5 6 Cán bộ giám sát 10 14 Nhân viên 70 85 Lao động phổ thông 50 70
(Nguồn: Phòng HCNS Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương)
Báng 2.6. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm 2017
Đơn vị: Người
Số lượng Thuyên chuyển Tuyển dụng
Ban quản lý cấp trung 6 1 0
Cán bộ giám sát 14 -1 3
Nhân viên 85 -2 17
Lao động phổ thông 70 0 20
Tổng số 175 40
(Nguồn: Phòng HCNS công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương)
Tiêu chuẩn tuyển dụng
Ứng viên có chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được với yêu cầu công việc ứng với từng vị trí mà ứng viên ứng tuyển trong công ty.
Ứng viên tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học trở lên với chuyên ngành tương ứng với yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Chuyên đề thực tập GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân 30
Sức khỏe của ứng viên cần phải đảm bảo đúng theo quy đinh của Bộ y tế
Ứng viên cần nộp hồ sơ ứng tuyển đúng hạn, đầy đủ, đúng với yêu cầu của công ty.
Đối với các lao động giản đơn khác chỉ cần trình độ THPT trở lên. Quy trình tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Đề xuất tuyển dụng từ các bộ phận:
Khi các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân sự thì các trưởng bộ phận cần phải đề nghị với phòng HCNS. Trong yêu cầu tuyển dụng cần phải đưa ra các thông tin về vị trí công việc cụ thể, tập trung vào những yếu tố sau:
- Lý do tuyển dụng nhân sự - Số lượng nhân sự cần tuyển
- Mô tả công việc của từng vị trí công việc cần tuyển dụng. - Thời điểm cần nhân sự.