III – QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP BÁN LẺ
6 Quản trị hàng tồn kho
Các tổ chức bán lẻ sử dụng việc quản trị hàng tồn kho để quản lý và duy trì một loại hàng hóa nhất định trong khi đặt hàng, vận chuyển, xử lý và tính toán các chi phí trong quá trình lưu giữ, kiểm tra. Quản trị hàng tồn kho có ba gian đoạn liên quan đến nhau: nhà bán lẻ đến nhà cung cấp, nhà cung cấp đến nhà bán lẻ, và nhà bán lẻ đến khách hàng.
Đầu tiên, nhà bán lẻ phải đặt hàng với nhà cung cấp dựa trên dự báo về doanh số bán cũng như các hành vi thực tế của khách hàng. Số lượng và sự phong phú cũng được yêu cầu trong quá trình giao dịch. Khối lượng và chu kỳ đặt hàng tuỳ thuộc vào sự giảm giá cũng như chi phí lưu kho. Tiếp theo, các nhà cung cấp phải đáp ứng đơn đặt hàng của nhà bán lẻ và chuyển hàng hoá đến kho hoặc trực tiếp đến cửa hàng. Khi nhà bán lẻ nhận được hàng, phải tiến hành xử lý để hàng hoá ở tình trạng sẵn sàng lưu thông (loại bỏ những bao bì vận chuyển, dán nhãn giá và đặt vào khu vực bán) và hoàn thành giao dịch với khách hàng. Một vài giao dịch không thể hoàn thành cho đến khi hàng hoá đến tay khách hàng. Một chu kỳ mới lại bắt đầu khi nhà bán lẻ tiếp tục đặt hàng.
Một vài nhân tố cần quan tâm trong quá trình quản trị hàng tồn kho:
• Cần điều phối hàng hoá nhận được từ những nhà cung cấp khác nhau như thế nào?
• Có bao nhiêu hàng hoá được bán ra so với khối lượng lưu kho?
• Hàng hoá có thường được di chuyển từ khu vực không bán đến khu vực bán trong cửa hàng không?
• Những chức năng lưu kho nào được thực hiện trong khoảng thời gian nghỉ của cửa hàng?
• Khả năng cân bằng để đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa thời gian giao hàng nhanh và chi phí vận chuyển cao hơn?
• Những hỗ trợ dự kiến có thể đến từ nhà cung cấp trong việc lưu trữ hàng hoá và trưng bày sản phẩm?
• Mức độ hư hỏng nào của hàng hoá đưa vào cửa hàng được chấp nhận? • Những hàng hoá nào khách hàng có thể tự vận chuyển?
Nhà bán lẻ đặt hàng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp chuyển hàng đến cho nhà bán lẻ. Nhà bán lẻ tiến hành xử lý hàng hoá và giao dịch với khách hàng
Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, một số tổ chức bán lẻ đã tham gia vào các kế hoạch kiểm kê nhanh hàng tồn kho. Với kế hoạch phản ứng nhanh (QR) với hàng tồn kho, các tổ chức bán lẻ sẽ giảm số hàng tồn kho giữ trong tay bằng việc đặt hàng thường xuyên với số lượng ít. Việc này đòi hỏi tổ chức bán lẻ phải có quan hệ tốt với nhà cung cấp, sự phối hợp vận chuyển hàng hoá, giám sát chặt chẽ mức hàng tồn kho và thường xuyên truyền thông với nhà cung cấp thông qua các dữ liệu điện tử hoặc các phương tiện khác.
Với tổ chức bán lẻ, mô hình QR sẽ giảm thiểu chi phí lưu kho, cũng như không gian cần thiết để lưu trữ sản phẩm, và làm cho các tổ chức phù hợp với điều kiện của thị trường hơn nhờ việc bổ sung hàng hoá một cách nhanh chóng. Đối với nhà sản xuất, hệ thống này giúp cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho và tạo ra nguồn cung tốt hơn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng nhờ những dữ liệu theo dõi bán hàng thực tế. Thêm vào đó hiệu quả của hệ thống sẽ khiến những tổ chức bán lẻ trung thành hơn với nhà cung cấp.
QR là một hệ thống hiệu quả khi sử dụng với những hàng hoá sẵn sàng bán, có thể giảm khối lượng đặt hàng tới mức tối thiểu, làm mới cơ sở vật chất, thuận tiện cho trao đổi dữ liệu điện tử.Các hàng hoá sẵn sàng bán trong hệ thống QR phải được tìm thấy tại cửa hàng trong điều kiện trực tiếp trưng bày, không có sự chuẩn bị nào của người bán lẻ.
Sử dụng mô hình QR cũng có nghĩa là những nhà cung cấp cần suy nghĩ lại về khối lượng đặt hàng tối thiểu. Một khối lượng đặt hàng tối thiểu mới có thể khiến cho tổ chức bán lẻ tái cấu trúc lại các bộ phận của cửa hàng.
Hệ thống trao đổi thông tin điện tử (EDI) cho phép tổ chức bán lẻ sử dụng mô hình QR một cách hiệu quả nhất, khi không cần giấy tờ mà thông qua các mối liên hệ máy tính với máy tính giữa nhà cung cấp và nhà bán lẻ.
Một vài tổ chức bán lẻ sử dụng hệ thống logistic. Đây là một quá trình di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng một cách nhanh chóng nhất với chi phí hiệu quả nhất. Không giống các phương pháp quản trị hàng tồn kho khác, logistic liên quan đến sự phụ thuộc lẫn nhau giữa giao thông vận tải, lưu trữ, quá trình đặt hàng, đóng gói, mua hàng và các dịch vụ khách hàng. Nó cũng giám sát các quyết định quản trị hàng tồn kho như là lượng hàng lưu chuyển trong chuỗi cung… Nếu hệ thống
logistic hoạt động hiệu quả, công ty sẽ giảm được sự thiếu hụt hàng tồn kho, trữ hàng tồn kho, tăng cường dịch vụ khách hàng.