III – QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP BÁN LẺ
2Dự thảo ngân sách
2. 1 – Một số nguyên nhân lý giải sự cần thiết của việc lập dự thảo ngân sách
• Có thể thấy chi phí rõ ràng có liên quan đến các hoạt động dự kiến, vì thế chi phí cần phải được điều chỉnh theo mục tiêu đặt ra để nâng cao hiệu quả. • Nguồn cần được phân bổ đến các phòng ban thích hợp, cho từng loại sản phẩm…
• Chi phí phân bổ đến các phòng ban, cho từng loại sản phẩm cần được điều chỉnh cho thích hợp.
• Các kế hoạch về ngân sách càng được xây dựng một cách có cấu trúc, hiệu quả thực hiện mục tiêu đặt ra càng được nâng cao.
• Thông qua việc dự thảo ngân sách, các chi phí chuẩn được xác định một cách đơn giản và hợp lý (như chi phí quảng cáo bằng 5% doanh thu).
• Tổ chức có thể chuẩn bị để ứng phó với các tình huống phát sinh trong tương lai thay vì phản ứng với nó.
• Chi phí được theo dõi chặt chẽ trong một chu kỳ ngân sách. Từ đó tổ chức có thể đánh giá sự khác biệt giữa chi phí dự kiến, chi phí thực tế, cũng như hiệu quả của quá trình.
• Chi phí dự kiến, chi phí thực tế cũng như hiệu quả của quá trình có thể không giống với bình quân ngành.
2. 2 – Các bước lập dự thảo ngân sách
Để thiết lập một dự thảo ngân sách, người bán lẻ cần xem xét nỗ lực và thời gian tham gia quá trình để nhận ra rằng kỳ vọng có thể không hoàn toàn chính xác và sẵn sàng để sửa đổi kế hoạch vào thời điểm cần thiết.
2. 2. 1 – Các quyết định sơ bộ về ngân sách
Một tổ chức bán lẻ cần thực hiện 6 bước để tiến hành các quyết định sơ bộ về ngân sách. Sáu bước này sẽ giúp cho tổ chức bán lẻ phác thảo một dự thảo ngân sách phù hợp với bản thân tổ chức.
• Đầu tiên, phải xác định được ai là người chịu trách nhiệm phác thảo các dự thảo ngân sách. Theo cách tiếp cận từ trên xuống, các quyết định sơ bộ về ngân sách được truyền theo kênh dọc từ cấp trên đến cấp dưới, các nhà quản trị cấp cao sẽ chịu trách nhiệm quản lý dự thảo. Theo cách tiếp cận từ dưới lên, cấp dưới sẽ đưa ra các quan điểm dựa trên các quyết định sơ bộ của nhà quản trị cấp trên để các nhà quản trị cấp trên xem xét, sau đó các quan điểm này sẽ được tập hợp, tạo thành một dự thảo hoàn chỉnh.
• Thứ hai, phải xác định kì dự thảo ngân sách. Rất nhiều công ty lập dự thảo theo năm, quý, thậm chí là tháng. Các chi tiêu hàng năm phải đựơc lên kế hoạch, sau đó so sánh giữa chi tiêu dự tính, chi phí hiện thực và hiệu quả hoạt động trên cơ sở định kỳ. Việc này giúp cho việc kiểm soát chi phí của công ty vẫn được đảm bảo trước những biến động theo mùa.
• Thứ ba, tần suất xác định ngân sách dự kiến phải được xác định. Các nhà bán lẻ phải xem xét ngân sách một cách thường xuyên liên tục, thường là theo chu ký 1 năm.
• Thứ tư, tổ chức phải lập một danh mục chi phí, bao gồm:
• + Chi phí liên quan đến các khoản đầu tư dài hạn (như là bất động sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị…). Chi phí hoạt động bao gồm các khoản bán ngắn hạn và chi phí quản lý cần thiết để vận hành doanh nghiệp.
• + Chi phí cố định là những gì còn lại một cách tương đối ổn định trong khoảng thời gian thực hiện một ngân sách như là chi phí an ninh cửa hàng và các loại thuế bất động sản. . mà không tính tới hiệu quả kinh doanh của công ty. Những chi phí biến đổi là những chi phí có liên quan đến hiệu quả của công ty như là tiền hoa hồng cho người bán…
• + Chi phí trực tiếp phát sinh bởi những bộ phận cụ thể, theo danh mục sản phẩm…như là thu nhập của thu ngân… Chi phí gián tiếp như là chi phí trưng bày cửa hàng, tập trung nhân viên…
• + Các chi phí tự nhiên khác như là lương và các chi phí không đựơc xác định bởi mục đích mua hàng. Chi phí hoạt động được phân loại dựa trên cơ sở mục đích hoặc hoạt động mà chi phí thực hiện.
• Năm là mức độ chi tiết của ngân sách phải được xác định rõ ràng. Chi phí phải đựơc phân bổ đến từng bộ phận, từng danh mục, từng sản phẩm. Ngân sách càng chi tiết thì chi tiêu càng được tính toán đầy đủ.
• Sáu, cần phải có một ngân sách linh động. Một ngân sách quá cứng nhắc sẽ khiến cho nhà bán lẻ không thể thích nghi với thay đổi của điều kiện thị trường, cũng như không thể tận dụng những lợi thế bất ngờ, hoặc giản thiểu chi phí.
2. 2. 2 – Phát triển kế hoạch dự thảo ngân sách Các bước phát triển một dự thảo ngân sách :
• Mục tiêu phải được xác định. Mục tiêu phải dựa trên nền tảng nhu cầu khách hàng, nhân viên, quản lý.
• Các chỉ tiêu hoạt động phải được đặt ra. Những cái chỉ tiêu bao gồm số cấp dịch vụ khách hàng, mức thưởng cần thiết để thúc đẩy hoạt động của nhân viên và giảm thiểu chi phí nhân công...
• Chi tiêu phải được lên kế hoạch trong kỳ hoạt động. Trong dự toán ngân sách đầu tiên, tổ chức phải bắt đầu dự toán, đề ra mục tiêu và chỉ ra các chi phí cần thiết để đạt được mục tiêu. Mọi chi phí phải được quyết định hợp lý
để hoàn thành ngân sách. Với sự gia tăng ngân sách, tổ chứcphải sử dụng những ngân sách cũ và những ngân sách hiện tại như là một hướng dẫn để thêm hoặc giảm bớt chi tiêu tại kì ngân sách tiếp theo.
• Ngân sách hàng năm phải đựợc xác định. Các chi phí tổ chức bán lẻ phải trả như tiền thuê, lương, chi phí mua hàng, quảng cáo… trong một năm. • Kết quả phải được theo dõi. Thứ nhất, chi tiêu hàng năm phải được so sánh với kế hoạch chi tiêu trước đó, tìm ra những sai lệch và lý do cho sai lệch đó. Thứ hai, từ đó xác định các mục tiêu có hay không được đáp ứng.
• Ngân sách phải được điều chỉnh. Những chỉnh sửa, thay đổi trong ngân
sách ban đầu phải được thực hiện để đảm bảo tổ chức có thể thực hiện tốt mục tiêu đề ra.
Trong quá trình lên kế hoạch và thực hiện một dự thảo ngân sách, tổ chức cần xem xét cẩn thận sự lưu chuyển tiền tệ, chính là sự tương quan giữa lượng tiền thu được và thời gian thu tiền với các lượng tiền chi ra và thời gian chi tiêu trong một thời kỳ cụ thể. Trong quản lý sự lưu chuyển tiền tệ, các khoản thu thường được dự kiến là sẽ được thu hồi trước khi thanh toán chi phí, nếu không, các khoản vay ngắn hạn hoặc lợi nhuận chưa phân phối sẽ được sử dụng để thanh toán chi phí tồn kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Những mức độ chi tiết nào được sử dụng? Làm thế nào để xây dựng một ngân sách linh hoạt? Ngân sách dự kiến thường như thế nào? Giá của dòng sản phẩm nào được sử dụng? Mụ c tiêu Hiệu suất tiêu chuẩ n Chi phí dự kiến Chi phí thực tế Đánh giá kết quả Điều chỉnh Kì dự thảo ngân sách Các quyết định sơ bộ về ngân sách Ai là người chịu trách nhiệm phác thảo ngân sách?
Phát triển kế hoạch dự thảo ngân sách