Ke toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán trong doanh nghiệp.
Như vậy, kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đều hướng tới mục đích chung là cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán là việc tác động của người làm kế toán vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là quá trình tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin của các nghiệp vụ kinh tế đó để lên được báo cáo tài chính. Còn tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức sắp xếp, thực hiện các công cụ (tổ chức bộ máy nhân sự, áp dụng phương pháp hạch toán, sử dụng hệ thống tài khoản, ứng dụng công nghệ thông tin,...) để mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc kế toán.
1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONGDOANH NGHIỆP DOANH NGHIỆP
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Điều 49 Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH 13 ngày 20/11/2015 quy định: “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán”.
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức kế toán, nhằm hoàn thành chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức kế toán với chi phí thấp nhất.
Việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp
- Phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán
- Phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả - Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán
Trên thực tế có nhiều hình thức tổ chức bộ máy kế toán khác nhau. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại và xu hướng sau này, với biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế toán hiện có, khả năng thuê dịch vụ kế toán, phù hợp với yêu cầu hoạt động và khả năng tài chính với mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, sử dụng cho công tác kế toán, với chất lượng phần mềm kế toán đáng sử dụng hoặc khả năng xây dựng phần mềm kế toán.
Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều đó có ý nghĩa quan trọng và tác động quyết định đến hiệu quả vả chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế
toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong ba hình thức sau:
Một là: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hai là: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Ba là: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) [8,tr.12-15].
1.2.1.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Theo hình thức này, doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty), còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội), phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung (Sơ đồ 1.1).
Hình thức này có ưu điểm là: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra, chỉ đạo sâu sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán
Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm là: nếu như việc trang bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của Kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không kịp thời, bị hạn chế.
Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung.
Sơ đồ 1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
1.2.1.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp.
Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của Kế toán trưởng.
Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng đơn vị kế toán cấp cơ sở. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công như sau:
Thứ nhất: Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
(1) Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp.
(2) Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở.
(3) Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp.
Thứ hai: Các đơn vị kế toán cấp cơ sở có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm. Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán của đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị mình cho phù hợp.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán (Sơ đồ 1.2).
Ưu nhược điểm của hình thức tổ chức công tác kế toán này: đảm bảo cho công tác kế toán gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế
tài chính phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc.
Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm: chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ cho điều hành chung toàn đơn vị, hạn chế việc kiểm tra, giám sát và đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị
Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đóng ở nhiều địa phương khác nhau và hoạt động tương đối độc lập.
Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng ở nhiều địa phương khác nhau địa bàn, hoạt động rộng. Hình thức này thường không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp.
1.2.1.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn doanh nghiệp và các bộ phận không tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận kế toán khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán (Sơ đồ 1.3).
Sơ đồ 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý
và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế
toán riêng.
Ưu điểm của hình thức tổ chức công tác kế toán này: tạo điều kiện cho kế toán gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó, phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mô lớn có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô, trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán.