3.2.6.1. Thắt chặt chu trình xét duyệt và thực hiện lệnh chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Để đảm bảo các lệnh chi chính xác, đúng quy định, giảm thiểu các rủi ro sai sót, Công ty MCM cần thắt chặt chu trình xét duyệt và thực hiện lệnh chi thông qua các hoạt động:
- Các nghiệp vụ chi phải thông qua các bước theo đúng chu trình kiểm soát người thanh toán - Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng - Tổng giám đốc. Nếu chưa đảm bảo các bước trên, kiên quyết không thực hiện lệnh chi.
- Đăng ký thông tin Kế toán trưởng đối với ngân hàng, đồng thời ngân hàng chỉ đi ủy nhiệm chi khi có đầy đủ chữ ký của Tổng giám đốc và Kế toán
trưởng trên
ủy nhiệm chi của Công ty.
3.2.6.2. Tăng cường kiểm soát hóa đơn đầu vào khi thực hiện thanh toán
Phòng kế toán cần giao trách nhiệm cụ thể cho một nhân viên trong phòng kiểm tra toàn bộ hóa đơn chứng từ đầu vào trước khi thực hiện thanh toán các khoản chi. Nội dung công tác kiểm tra gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn.
Việc kiểm soát chặt chẽ hóa đơn, chứng từ đầu vào giúp Công ty từ chối thanh toán các khoản chi có chứng từ không hợp pháp, tăng mức độ chính xác thông tin kế toán và giảm rủi ro thiệt hại về kinh tế.
3.2.6.3. Tăng hiệu quả kiểm soát của Ban kiểm soát
Ban kiểm soát Công ty MCM cần tăng cường tần suất làm việc, tăng hiệu quả công việc kiểm soát báo cáo tài chính của công ty thông qua việc:
- Thực hiện kiểm soát và lập báo cáo kiểm soát định kỳ quý.
- Thực hiện kiểm tra chọn mẫu trên bộ chứng từ và báo cáo tài chính tại Công ty.
- Thường xuyên đưa ra các khuyến nghị đối với Ban giám đốc và bộ máy kế toán về các điểm còn tồn tại trong tổ chức công tác kế toán.
Việc này sẽ giúp Ban giám đốc, Bộ phận kế toán cẩn trọng hơn trong khi thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, giảm rủi ro sai sót và tăng cường hiệu quả tổ chức công tác kế toán của Công ty.
3.2.7. Hoàn thiện việc tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu và thông tin, báo cáo kế toán khoa học giúp đảm bảo các yêu cầu theo quy định của pháp luật, đồng thời tăng hiệu quả trong việc tìm kiếm tài liệu khi cần. Muốn vậy, Phòng kế toán Công ty MCM cần hoàn thiện việc này thông qua các nội dung sau:
- Sắp xếp, phân loại, lưu trữ theo cả thời gian và loại chứng từ, báo cáo.
- Định kỳ thực hiện sao lưu dữ liệu trên phần mềm kế toán đồng thời trên cả máy tính và thiết bị điện tử lưu trữ (CD, ổ cứng, USB).
- Phân quyền sử dụng phần mềm đảm bảo tính chính xác và an toàn cho dữ liệu kế toán.
- Giao nhiệm vụ lưu trữ cụ thể cho từng cá nhân để gắn trách nhiệm. - Khóa các tủ đựng tài liệu cẩn thận, tránh mất mát, hư hỏng.
- Định kỳ rà soát và xem xét tiêu hủy các chứng từ, tài liệu hết thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật và không còn hữu ích đối với Công ty,
tránh lưu
3.2.8. Hoàn thiện việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
3.2.8.1. Nâng cấp phần mềm Misa theo hướng thêm modul Kế toán quản trị và Kế toán tiền lương
Tại Công ty MCM đã thiết lập hệ thống kế toán quản trị ngay từ những ngày đầu thành lập công ty mặc dù ở mức độ giản đơn. Tuy nhiên, toàn bộ công việc kế toán quản trị được làm bằng thủ công qua excel làm tăng khối lượng công việc cho kế toán và giảm độ chính xác của thông tin kế toán. Vì vậy, việc tích hợp, nâng cấp modul kế toán quản trị trong phần mềm kế toán hiện tại của công ty là rất cần thiết.
Ngoài ra, việc trang bị thêm modul tiền lương trên phần mềm kế toán Công ty sẽ giúp cho công việc kế toán được liên hoàn theo chu trình khép kín, tăng độ chính xác và giảm thiểu thời gian xử lý thông tin.
3.2.8.2. Kết nối đồng bộ phần mềm kế toán giữa Hội sở và Dự án để tăng cường hiệu quả công việc, tận dụng nhân lực
Tại dự án Bệnh viện Nhân dân 115 của Công ty MCM, nếu sử dụng 01 kế toán dự án thì thiếu trong khi sử dụng 02 kế toán như hiện tại lại chưa tận dụng hết khả năng của nhân viên. Do vậy, cùng với việc nâng cấp thêm modul kế toán quản trị trên phần mềm kế toán thì việc kết nối phần mềm cho kế toán dự án sử dụng giúp tận dụng nhân lực, tăng hiệu quả công việc, đặc biệt đối với các phần số liệu, báo cáo của Dự án.
3.2.8.3. Sử dụng modul Tài sản và công cụ dụng cụ trên phần mềm Misa để theo dõi và hạch toán Tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Phần mềm Misa hiện tại của Công ty đã có phần theo dõi và hạch toán kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Vì vậy, công ty nên tận dụng tiện ích này trong việc theo dõi, lên báo cáo chi tiết và tổng hợp để tăng cường mức độ chính xác đối với các phần hành kế toán tài sản cố định, CCDC, giúp cho công tác quản lý tài sản của Công ty được tốt hơn.
3.2.8.4. Thực hiện phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán
Căn cứ vào bảng phân chia công việc của từng nhân viên phòng kế toán, kế toán trưởng cần thiết lập phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán theo hướng nhân viên phụ trách phần hành nào chỉ được sử dụng những chức năng tương ứng trên phần mềm kế toán. Việc phân quyền cần dựa trên các căn cứ sau:
- Phân chia rõ quyền xem, thêm, sửa, xóa trên chức năng khai báo ban đầu và chức năng nhập liệu, quyền xem và in báo cáo trên chức năng báo cáo.
- Việc chỉnh sửa cần để lại đầy đủ dấu vết và tuân thủ các quy định của chế độ kế toán.
- Việc phân chia quyền dựa trên trình độ, phẩm chất, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên.
Việc phân quyền trên hệ thống cần được mô tả cụ thể để nhân viên trong phòng nắm được và thực hiện (Xem bảng 3.3).
toán và tăng độ chính xác, an toàn thông tin tài chính kế toán của Công ty.
3.2.8.5. Thay thế/nâng cấp hệ thống máy tính phòng kế toán đã lỗi thời, lạc hậu
Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, tốc độ và sự ổn định của máy vi tính giúp cho kế toán rất nhiều trong việc đẩy nhanh tốc độ xử lý và mức độ chính xác của thông tin, kết nối chia sẻ và lưu trữ thông tin, giảm chi phí nhân lực. Để đáp ứng được việc này, Công ty MCM cần tiến hành rà soát lại toàn bộ hệ thống máy vi tính hiện đang sử dụng, lên kế hoạch và thực hiện thay thế, nâng cấp hệ thống máy tính đã lỗi thời, trục trặc nhằm tăng độ hưng phấn cho nhân viên cũng như tăng độ chính xác, giảm thiểu thời gian xử lý công việc, tăng độ an toàn trong bảo mật thông tin.
3.3. ĐIỀU KIỆN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MED-AID CÔNG MINH