Công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra qua lại giữa các nhân viên kế toán với nhau đồng thời áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau:
- Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ và nộp ngay vào ngân hàng trong ngày. Không để tồn quỹ tiền mặt quá nhiều.
- Mọi khoản chi đều có chứng từ và có chữ ký duyệt chi của Kế toán trưởng và TGĐ.
- Hầu hết các khoản chi đều được thanh toán qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
- Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng về các khoản đã phát sinh, tiền ngân hàng so với sổ phụ hay bảng sao kê ngân hàng.
Việc kiểm tra kế toán chủ yếu do Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện việc kiểm tra công việc kế toán của công ty theo đúng qui định của chế độ kiểm tra kế toán.
2.2.7. Thực trạng tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Toàn bộ chứng từ của Công ty sau khi đã hạch toán, ghi sổ được kế toán phân loại, sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng vào các file theo từng tháng và sắp xếp vào tủ tài liệu Phòng kế toán trong tháng tiếp theo.
Kết thúc năm tài chính, kế toán in toàn bộ sổ sách và BCTC theo năm, ký, đóng dấu. Toàn bộ chứng từ, sổ sách, BCTC của Công ty MCM được sắp xếp vào tủ tại phòng lưu trữ tài liệu chậm nhất trong quý I năm tiếp theo.
2.2.8. Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công táckế toán kế toán
Công ty đã trang bị tương đối đầy đủ các máy móc cần thiết phục vụ cho công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung. Toàn bộ máy tính của Công ty đều được nối mạng Internet nhằm cập nhật các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và đảm bảo cho việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa các bộ phận có liên quan. Đối với công tác kế toán, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, chương trình phần mềm kế toán Công ty sử dụng là phần mềm Misa, được
thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán được thiết kế và cập nhật phù hợp với điều kiện áp dụng của Công ty, căn cứ trên Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
Một số chức năng cơ bản của phần mềm kế toán Misa: - về nghiệp vụ kế toán:
Phần mềm kế toán đã bảo đảm cho việc giải quyết tất cả các nhiệm vụ đặt ra đối với bộ phận kế toán trong Công ty như: kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; kế toán công nợ phải thu, phải trả; kế toán TSCĐ; kế toán thuế GTGT,. Phương pháp chính để phản ánh các giao dịch kinh tế của Công ty là nhập dữ liệu theo các biểu mẫu chương trình, tương ứng với các chứng từ gốc kế toán.
- về hệ thống sổ sách:
Misa có đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Bộ tài chính ban hành. Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ liên hệ với Công ty và tự động cập nhật khi các văn bản mới được ban hành liên quan đến công tác kế toán.
- về hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế: Chương trình phần mềm cho phép người sử dụng lựa chọn các báo cáo chuẩn theo quy định của pháp luật như:
báo cáo tài chính, báo cáo thuế,... Trong chương trình còn cho phép quản lý thuế
GTGT đầu ra, đầu vào theo khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn, thuế suất. Tự động
công việc kế toán thuế GTGT khi mua hàng và bán hàng.
Bên cạnh đó, phần mềm kế toán Misa còn mang lại những tiện ích như: Hệ thống kế toán tức thời; Theo dõi công n ợ chi tiết đến từng đối tượng.
- về kế toán quản trị: Do mua phần mềm Misa phiên bản đóng gói nên phần mềm chưa đáp ứng được các báo cáo quản trị theo đặc thù của Công ty. Công
ty sử
dụng Word và Excel để thực hiện các báo cáo này.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MED-AID CÔNG MINH
ngành, tận tâm với công việc.
Thứ hai, các phần hành kế toán được phân công, sắp xếp cụ thể, hợp lý cho từng nhân viên phụ trách. Từng vị trí nhân viên kế toán đều có bảng mô tả công việc trong đó nêu rõ các phần hành công việc phải thực hiện, yêu cầu trình độ và kỹ năng đối với từng vị trí.
2.3.1.2. về tổ ch ức ch ứng từ kế toán
Thứ nhất, hầu hết các chứng từ được tạo lập trên phần mềm kế toán Misa và phần mềm này được thiết kế dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC nên phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty.
Thứ hai, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được kế toán chi tiết cập nhật, ghi chép, vào sổ kế toán trên phần mềm kế toán, đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trên báo cáo tài chính.
Thứ ba, toàn bộ chứng từ sau khi được tạo lập và sử dụng, được đưa vào kho lưu trữ theo quy định của pháp luật thống kê, tránh mất mát, thất lạc chứng từ.
2.3.1.3. về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản của Công ty được tổ chức khoa học, đầy đủ, phản ánh toàn bộ tình hình tài sản, nguồn vốn của Công ty. Các tài khoản được xây dựng chi tiết trên cơ sở áp dụng hệ thống tài khoản chung được quy định tại Thông tư số 200/2014/TTBTC, giúp Công ty dễ dàng quản lý, gọn nhẹ, bỏ qua những tài khoản không cần thiết phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Công ty đã sử dụng linh hoạt tất cả các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và chi tiết các tài khoản khi cần thiết để dễ dàng quản lý từng khoản mục, theo dõi chặt chẽ sự biến động của các tài khoản.
2.3.1.4. về tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Các loại sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết Công ty sử dụng phù hợp với hình thức kế toán Nhật ký chung, theo quy định của Nhà nước về mẫu sổ, số lượng sổ. Việc sử dụng các loại sổ, đối chiếu, kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty. Mọi thông tin kế toán đều được ghi chép, xử lý bằng sổ sách trên phần mềm kế toán nên rất nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.
2.3.1.5. Về tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính
về lập báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được lập tương đối đầy đủ và đảm bảo tính pháp lý về nội dung và mẫu biểu, được lập đúng thời hạn quy định của Bộ Tài chính. Các báo cáo kế toán của Công ty được lập cơ bản phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời cũng phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình thực tế của Công ty.
về phân tích báo cáo tài chính: Định kỳ quý/năm hoặc bất thường theo yêu cầu của lãnh đạo, sau khi lập xong báo cáo tài chính, Kế toán trưởng tiến hành phân tích tình hình tài chính, doanh thu, lợi nhuận, tình hình nộp ngân sách nhà nước nhằm đánh giá sơ bộ thực trạng và đề ra phương hướng cho năm tiếp theo. Việc này giúp cung cấp một phần thông tin hữu ích cho các nhà quản trị Công ty ra quyết định sản xuất kinh doanh.
2.3.1.6. về tổ ch ức công tác kiểm tra kế toán
Ngoài việc tự kiểm tra chứng từ, sổ sách của nhân viên kế toán đối với phần hành của mình thì Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kế toán của Công ty. Nội dung kiểm tra kế toán phù hợp với quy định, tránh sai sót và tạo điều kiện cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán.
2.3.1.7. Về tổ chức chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Toàn bộ chứng từ, tài liệu, sổ sách của Công ty được kế toán sắp xếp, đóng sổ theo tháng và đưa vào lưu trữ trong kho trong quý I năm kế tiếp theo đúng quy định của Pháp luật.
2.3.1.8. Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Các nhân viên trong công ty đều được trang bị đầy đủ máy vi tính, các thiết bị phục vụ cho công việc. Hệ thống máy tính được nối mạng bằng mạng internet của công ty cung cấp tốc độ cao, tạo điều kiện cho nhân viên cập nhật thông tin, không ngừng nâng cao hiểu biết và chuyên môn nghiệp vụ cho thực tế công việc, đồng thời cũng giúp cho việc trao đổi các thông tin trong công ty được nhanh chóng và thuận tiện.
Các máy tính của kế toán được cài đặt phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế và các phần mềm khác, hộp mail của các cá nhân, điều đó tạo điều kiện
cho nhân viên tiết kiệm được thời gian trong công việc. Đồng thời cung cấp cho cấp trên những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng.
Hệ thống MISA có nhiều ưu việt, thông tin được luân chuyển tự động giữa các phân hệ, mang tính kiểm soát chặt chẽ, có thể lập hệ thống báo cáo ở từng cấp phòng ban, đơn vị, từng yếu tố, từng sản phẩm,... đáp ứng tốt cho nhu cầu quản lý ngày càng cao của công ty.
2.3.2. Những hạn chế
2.3.2.1. về tổ chức bộ máy kế toán
❖ Thứ nhất, việc bố trí sắp xếp công việc chưa khoa học, hợp lý
Bộ máy kế toán không tách thành phòng riêng mà nằm trong Phòng Tổng hợp của Công ty. Do vậy, Kế toán trưởng, nhân viên kế toán dự án và thủ quỹ đều kiêm nhiệm cả công việc hành chính, nhân sự. Ngoài ra, các nhân sự kế toán của Công ty MCM còn phải làm công tác tài chính kế toán cho doanh nghiệp khác theo lệnh của TGĐ dẫn đến không hoàn toàn chuyên tâm đến công tác tài chính kế toán của Công ty.
Toàn bộ việc lập chứng từ, hạch toán lên sổ sách do một nhân viên kế toán chi tiết đảm nhiệm nên không có sự kiểm soát chéo giữa các nhân viên kế toán các phần hành. Toàn bộ việc kiểm tra lại do Kế toán trưởng đảm nhiệm làm giảm hiệu quả việc kiểm soát. Kế toán trưởng đảm nhiệm khối lượng công việc lớn dẫn đến quá tải, không bao quát và quản lý tốt tất cả các khâu trong công tác kế toán của Công ty.
❖ Thứ hai, đội ngũ nhân sự kế toán không ổn định
Công ty chưa chú trọng chính sách khuyến khích đối với các nhân viên gắn bó dẫn đến xáo trộn thường xuyên về đội ngũ kế toán.Thống kê cho thấy, tỉ lệ nhân sự kế toán giai đoạn 2011-2017 biến động trên 20%, đặc biệt vị trí kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tỉ lệ thâm niên công tác dưới 2 năm. Việc này dẫn đến tăng thời gian và chi phí cho việc hướng dẫn, đào tạo, bàn giao công việc của kế toán, làm giảm hiệu quả công tác kế toán.
2.3.2.2. về tổ ch ức ch ứng từ kế toán
❖ Thứ nhất, chưa xây dựng và ban hành quy định áp dụng mẫu biểu thống nhất trong toàn Công ty
Công ty chưa ban hành quy định áp dụng các mẫu biểu kế toán thông dụng như: Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, tờ trình làm thêm giờ,... dẫn đến việc áp dụng không thống nhất giữa các bộ phận, gây khó khăn cho nhân viên khi cần làm thủ tục thanh toán/tạm ứng/làm thêm giờ, đặc biệt là đối với các nhân viên mới.
❖ Thứ hai, một số chứng từ chưa được lập và ghi chép kịp thời
Dự án BVND115 là hoạt động kinh doanh chính của công ty MCM trong khi Công ty tổ chức bộ máy kế toán tập trung nên toàn bộ chứng từ phát sinh tại Dự án phải chuyển về hội sở phê duyệt thông qua chuyển phát nhanh, để tiết kiệm chi phí kế toán dự án thường tập hợp chứng từ theo tuần mới chuyển ra hội sở dẫn đến việc ghi chép và hạch toán chứng từ không kịp thời. Một số chi phí cần phê duyệt nhanh nhưng công ty chưa đáp ứng được dẫn đến mất đi cơ hội trong kinh doanh.
❖ Thứ ba, việc tạo lập chứng từ chưa khoa học
Uỷ nhiệm chi được lập trên excel, không thông qua phần mềm nên sau khi hoàn thành việc chuyển tiền qua ngân hàng, kế toán phải hạch toán lại trên phần mềm kế toán làm tăng khối lượng công việc và giảm độ chính xác về nội dung.
❖ Thứ tư, quy trình phê duyệt chứng từ chưa chặt chẽ
Một số chứng từ được phê duyệt không theo đúng quy định của Pháp luật và Công ty như: chứng từ chi tiền chưa có chữ ký duyệt của Kế toán trưởng nhưng TGĐ vẫn ký và thực hiện lệnh chi; việc này làm giảm hiệu quả của việc kiểm tra, kiểm soát kế toán, giảm độ tin cậy đối với thông tin tài chính của Công ty.
2.3.2.3. về tổ chức vận dụng và thực hiện tài khoản
❖ Thứ nhất, hạch toán chưa đúng bản chất một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty
Công ty hạch toán chưa đúng khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Theo giấy phép đăng ký doanh nghiệp của Công ty MCM, ngoài lĩnh vực đầu tư y tế, Công ty còn thực hiện kinh doanh, mua bán thiết bị y tế, vật tư y tế... Do đó,
công ty đã thực hiện hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Tuy nhiên, trên thực tế Công ty chỉ thực hiện hoạt động đầu tư vào dự án BVND115 và đây là lĩnh vực không chịu thuế GTGT đầu ra. Do vậy, theo quy định của pháp luật thuế thì việc hạch toán thuế đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mà Công ty đã sử dụng vào TK1331 là chưa đúng với bản chất hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đến năm 2017, công ty đã ngừng hạch toán khoản thuế GTGT đầu vào này vào TK1331, tuy nhiên không thực hiện điều chỉnh hồi tố đối với các nghiệp vụ phát sinh trước đó. Toàn bộ số dư trên tài khoản 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ đầu vào từ khi hoạt động đến trước năm 2017 chưa được xử lý, vẫn còn treo trên sổ sách. Việc này tác động báo cáo tài chính phản ánh sai lệch kết cấu tài sản cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
❖ Thứ hai, hạch toán chưa đúng thời điểm đối với một số khoản chi phí
Công ty thực hiện hạch toán các khoản chi phí như tiền điện, tiền nước, internet,... của tháng 12 hàng năm vào tháng 1 năm kế tiếp do chưa nhận được hóa đơn thanh toán từ các tổ chức cung cấp dịch vụ. Việc hạch toán này vi phạm nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kế toán, làm sai lệch báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
❖ Thứ ba, chưa mở các tài khoản/ mã đối tượng chi tiết phục vụ cho công tác quản trị
Công ty chưa mở các tài khoản hoặc mã đối tượng chi tiết sử dụng cho kế toán quản trị. Để lên được báo cáo quản trị, kế toán phải nhặt dữ liệu trên các sổ kế toán chi tiết, do vậy làm tăng khối lượng và thời gian thực hiện, giảm mức độ chính xác của thông tin và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kế toán của công ty.
❖ Thứ tư, chưa thực hiện trích lập và hạch toán dự phòng khoản phải thu khó đòi
Công ty có khoản phải thu từ năm 2012 trở về trước đến nay chưa thu hồi được và có đầy đủ cơ sở xác định đây là khoản nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 228/2009/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
MCM còn phải thu của Công ty CP Đầu tư Y tế Quốc tế khoản lãi phạt chậm thanh toán 304.530.220đ. Đây là khoản phạt do chậm thanh toán khoản nợ do Công ty CP Đầu tư Y tế Quốc tế mua thiết bị của Công ty MCM từ năm 2012 đến nay chưa thanh toán (đã quá hạn trên 4 năm theo hợp đồng mua bán giữa 2 công ty).
Tuy vậy, hiện tại Công ty vẫn chưa xử lý khoản này mà đang treo trên số dư TK1388. Việc này vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán và làm cho báo cáo