CỦA CÔNG TY CP MED-AID CÔNG MINH TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1.1. Định hướng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Med-Aid
Công Minh
Đầu tư trong lĩnh vực y tế là lĩnh vực cạnh tranh ngày càng gay gắt cả về công nghệ, dịch vụ và giá cả. Để tồn tại và phát triển, Công ty MCM đã đưa ra định hướng hoạt động trong thời gian tới đó là tập trung đầu tư phát triển Dự án Bệnh viện Nhân dân 115 thành Trung tâm khám và điều trị khép kín công nghệ cao. Các mục tiêu cụ thể gồm:
Doanh thu: Tăng trưởng doanh thu hàng năm trung bình từ 10% đến 12%, trong đó tập trung tăng trưởng mạnh khu vực tuyến tỉnh, duy trì ổn định và tăng trưởng nhẹ ở khu vực Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM).
về khách hàng, thị trường: khai thác có hiệu quả các địa bàn Bệnh viện đã có quan hệ trên địa bàn TP.HCM và tập trung khai thác có hiệu quả các Bệnh viện/tỉnh có tiềm năng.
về sản phẩm, dịch vụ: Tập trung giữ vững doanh thu các dịch vụ chủ đạo hiện có (Gia tốc, Gamma, CT, lưu trú); phát triển các sản phẩm, dịch vụ có liên quan trong chuỗi: dịch vụ khám và tư vấn, cung ứng thuốc và các sản phẩm hỗ trợ điều trị ung thư.
về công tác quản trị: Duy trì bộ máy hoạt động theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả; Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, phát huy văn hóa doanh nghiệp, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, xây dựng chính sách đãi ngộ phù hợp; Duy trì tốt hoạt động bảo trì, bảo dưỡng máy nhằm giảm thiểu thời gian dừng máy; Cập nhật các công nghệ điều trị ung thư mới trong nước và trên thế giới, rà soát và thay thế kịp thời các phương pháp/công nghệ điều trị đã lỗi thời.
viên trong Công ty phải có kế hoạch đổi mới nhằm thích ứng với định hướng phát triển toàn công ty theo hướng tăng cường hiệu quả hoạt động, tăng trưởng doanh thu, hợp lý hóa chi phí.
Trước định hướng phát triển của Công ty, đồng thời xuất phát từ thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty MCM hiện nay, việc đánh giá lại thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của Công ty là hết sức cần thiết cả về lý luận và thực tiễn.
3.1.2. Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổphần Med-Aid Công Minh phần Med-Aid Công Minh
3.1.2.1. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Med-Aid Công Minh
Một là, tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp phải thực hiện đúng theo các quy định tại Luật kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam, các quy định của Nhà nước về chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp.
Hai là, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp với định hướng phát triển của Công ty; phù hợp với đặc điểm hoạt động, phù hợp với quy mô, điều kiện về nhân lực, trình độ của đội ngũ kế toán viên và trang thiết bị vật chất của doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp.
Ba là, tổ chức kế toán phải đảm bảo cung cấp được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, sự biến động của tài sản cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tùy theo yêu cầu của quản lý, từ đó giúp ban lãnh đạo đưa ra được các quyết định kinh doanh hợp lý;
Bốn là, tổ chức công tác kế toán đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, gọn nhẹ, dễ thực hiện.
3.1.2.2. Yêu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Med- Aid Công Minh
Một là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty phải dựa trên cơ sở có tính kế thừa, tiếp tục phát huy những điểm mạnh trong công tác tổ chức kế toán hiện có, đồng thời sửa đổi những điểm không phù hợp, chưa phù hợp để công tác kế toán trở thành công cụ quản lý đắc lực cho lãnh đạo Công ty.
Hai là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trên cơ sở các lý luận cơ bản về công tác tổ chức hạch toán, không xây dựng các giải pháp hoàn thiện đi ngược lại với những nghiên cứu về tổ chức hạch toán kế toán từ trước đến nay.
Ba là, việc hoàn thiện phải đảm bảo tính linh hoạt có thế phù hợp trong điều kiện hiện tại cũng như trong tương lai.
Bốn là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải mang lại hiệu quả, lợi ích của việc hoàn thiện phải lớn hơn chi phí bỏ ra. Hệ thống kế toán hoàn thiện được thiết kế và xây dựng phải đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin như lãnh đạo Công ty, các nhà đầu tư góp vốn, các cơ quan chức năng của Nhà nước, các đối tác, khách hàng có liên quan đến Công ty.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁNTẠI TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN MED-AID CÔNG MINH 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
3.2.1.1. Tổ chức sắp xếp lại bộ máy nhân sự và phân công công việc nhân viên phòng kế toán một cách khoa học, hợp lý
Việc chuyên nghiệp hóa bộ phận kế toán là hết sức quan trọng đối với hoạt động doanh nghiệp, giúp nâng cao chất lượng hoạt động tài chính kế toán của công ty, giảm thiểu những rủi ro sai sót.
Muốn vậy, Công ty MCM cần thực hiện các nội dung sau:
Một là, tổ chức lại bộ máy kế toán, tách bộ phận kế toán khỏi Phòng tổng hợp Công ty nhằm thực hiện chức năng tài chính kế toán riêng biệt của mình.
Khi đó, cơ cấu tổ chức của Công ty MCM và sơ đồ bộ máy nhân sự phòng kế toán của Công ty như sau: (Sơ đồ 3.1 và Sơ đồ 3.2).
Hai là, tổ chức lại công việc của các nhân sự trong phòng theo hướng chuyên môn hóa, bỏ kiêm nhiệm công việc hành chính trong khi vẫn tối ưu hóa được chi phí nhân sự.
Công việc từng vị trí được sắp xếp, phân công lại theo hướng:
- Kế toán trưởng tập trung vào việc điều hành chung của phòng, đảm nhiệm mảng kế toán quản trị.
Vị trí công việc: ... Phòng: ... Người quản lý trực tiếp: ... Người ban hành: ... Phòng/ban: ... Họ tên:... Ngày ban hành: ... Số trang: ...
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I/Trách nhiệm và công việc
1. Công việc thường xuyên 2. Công việc định kỳ 3. Báo cáo
4. Quan hệ phối hợp công việc
II/Yêu cầu
1. Chuyên môn 2. Kỹ năng mềm 3. Kinh nghiệm
III/ Trách nhiệm tài chính IV/ Tiêu chuẩn thực hiện
Công ty; Thực hiện các báo cáo thuế theo quy định của Nhà nước.
- Kế toán chi tiết: thực hiện việc tạo lập chứng từ, lên hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ phát sinh tại Hội sở.
- Thủ quỹ: thực hiện thu chi và giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán dự án: gồm 02 nhân sự: Đảm nhiệm việc theo dõi, quyết toán doanh thu với bệnh viện và kiểm duyệt bộ chứng từ, trình ký trực tuyến và hạch
toán ban đầu đối với các nghiệp vụ phát sinh tại Dự án;
Trên đây là những phần việc cơ bản của từng vị trí kế toán, Kế toán trưởng cần căn cứ vào trình độ, chuyên môn, kỹ năng của từng nhân sự trong phòng để điều chuyển, sắp xếp công việc linh hoạt, hợp lý.
Ngoài ra, cần xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí làm cơ sở thực hiện (Xem bảng 3.1).
1 1 1 !
Ghi chú: ---► Quan hệ trực tuyến ---► Quan hệ chức năng
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Med-Aid Công Minh Sơ đồ 3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty CP Med-Aid Công Minh
trình (Xem Bảng 3.2).
Công ty... Bộ phận:
3.2.1.2. Ồn định đội ngũ nhân viên kế toán
Ôn định đội ngũ nhân sự kế toán là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Muốn vậy, Công ty MCM cần thực hiện những nội dung sau:
- Xây dựng và thực hiện chính sách lương, chính sách khen thưởng và kỷ luật cho nhân viên công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng rõ ràng, hợp
lý; tạo
độ gắn kết của nhân viên với Công ty.
Chính sách lương của nhân viên được xây dựng theo hướng kết cấu gồm hai phần là lương cố định và lương theo hiệu quả công việc nhằm tạo động lực cho nhân viên phát huy năng lực, hoàn thành công việc.
Ngoài ra, cần có các chế độ nhân viên khác: Công ty có các chế độ khác như tham quan nghỉ mát định kỳ, phụ cấp ốm đau, thai sản, phụ cấp thâm niên,.. .nhằm gắn kết nhân viên.
- Công ty cần thực hiện đánh giá hiệu quả công việc định kỳ đến từng nhân viên làm căn cứ trả lương theo hiệu quả công việc và thực thi công tác khen thưởng,
kỷ luật.
3.2.2. Hoàn thiện việc tổ chức chứng từ kế toán
3.2.2.1. Xây dựng và áp dụng thống nhất biểu mẫu chứng từ
Áp dụng thống nhất biểu mẫu chứng từ trong Công ty sẽ giúp cho các bộ phận, cá nhân có liên quan tạo lập, phê duyệt, kiểm soát chứng từ một cách chính xác, nhanh chóng.
Muốn vậy, Công ty cần rà soát, xây dựng và ban hành mẫu thống nhất những chứng từ thường xuyên phát sinh trong Công ty như: Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, đề nghị hoàn ứng, tờ trình làm thêm giờ,.
3.2.2.2. Xây dựng quy trình lập-luân chuyển chứng từ gốc
Việc lập, luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý sẽ giúp cho công tác kế toán của Công ty đáp ứng yêu cầu kịp thời, chính xác và an toàn.
Chính vì vậy, Công ty cần xây dựng và ban hành quy trình lập-luân chuyển chứng từ bằng văn bản, mô tả rõ quy trình cho từng nhóm nghiệp vụ kinh tế phát
Người duyệt:...Ngày ban hành:...
1. Phạm vi áp dụng:
2. Danh mục chứng từ sử dụng: 3. Mô tả quy trình chung
4. Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: 5. Quy định khác (nếu có):
nhanh việc thu nhận thông tin ban đầu và tạo lập chứng từ một cách nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
3.2.2.3. Đồng bộ việc tạo lập chứng từ thông qua phần mềm kế toán
Triển khai ngay việc sử dụng phần mềm Misa trong việc tạo lập các chứng từ kế toán như: lập chứng từ Uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi, nhằm giảm khối lượng công việc của kế toán và tăng độ chính xác về nội dung.
Đối với các chứng từ kế toán phục vụ cho kế toán quản trị, cần hoàn thiện và xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ theo các yêu cầu: danh mục và mã hóa chứng từ chi tiết đến từng bộ phận, từng hoạt động kinh doanh. Từ có thể cung cấp thông tin tài chính kế toán đa chiều, phục vụ tốt cho việc tổng hợp, phân tích, cung cấp thông tin cho các đối tượng có liên quan.
3.2.2.4. Ban hành quy định và triển khai thực hiện chặt chẽ quy trình kiểm soát và phê duyệt chứng từ
Công ty cần ban hành sớm các quy định và chế tài trong việc kiểm soát và phê duyệt chứng từ để đảm bảo các chứng từ gốc như đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng,... không đảm bảo nội dung theo yêu cầu phải được từ chối phê duyệt/thanh toán.
Quy trình kiểm soát và phê duyệt chứng từ cần được ban hành đồng bộ cho các hoạt động chủ yếu của Công ty theo các nội dung cơ bản sau:
Một là, sơ đồ và nội dung các bước kiểm soát và phê duyệt chứng từ đối với từng hoạt động.
Hai là, điều kiện đối với bộ chứng từ của từng hoạt động (loại, số lượng, mẫu, nội dung, tính phù hợp với quy định khác của Công ty).
Ba là, chế tài trong việc thực hiện quy trình kiểm soát và phê duyệt chứng từ.
Bốn là, giao cụ thể cho bộ phận/cá nhân theo dõi, đánh giá, rà soát và đề xuất đổi mới quy trình cho phù hợp với từng hoạt động, từng giai đoạn phát triển của Công ty.
Việc này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, hạn chế thiệt hại về kinh tế trong công tác kế toán của Công ty.
3.2.3. Hoàn thiện việc tổ chức vận dụng và thực hiện hệ thống tài khoản
3.2.3.1. Hạch toán đúng thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ
Toàn bộ số dư khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đang treo trên TK1331 cần phải được xử lý dứt điểm thông qua việc phân bổ dần hoặc đưa toàn bộ vào chi phí hoạt động trong năm cho đúng với quy định của Pháp luật.
Các khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh hạch toán vào chi phí đầu vào của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà Công ty mua.
Việc hạch toán đúng bản chất khoản thuế này giúp Công ty tránh được rủi ro phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, đồng thời giúp báo cáo tài chính của Công ty phản ánh chính xác tình hình hoạt động kinh doanh.
3.2.3.2. Hạch toán đúng thời điểm đối với các khoản chi phí phát sinh
hàng năm và hạch toán luôn vào chi phí của năm đó không kể đến việc khoản chi phí đó đã được thanh toán hay chưa.
Việc hạch toán đúng thời điểm các khoản chi phí giúp Công ty thực hiện đúng nguyên tắc cơ sở dồn tích và nguyên tắc phù hợp trong hạch toán kế toán, giúp phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong các kỳ hoạt động.
3.2.3.3. Mở các tài khoản, mã đối tượng chi tiết phục vụ kế toán quản trị
Cần mở phân hệ kế toán quản trị song song với kế toán tài chính, đồng thời mở các tài khoản/ mã đối tượng chi tiết đối với các khoản doanh thu, chi phí dự án phục vụ cho công tác kế toán quản trị.
Trên phân hệ kế toán quản trị:
+ Doanh thu tại dự án 115: Mở các tài khoản cấp 3 chi tiết để phản ánh doanh thu khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ: Cụ thể:
TK51111: Doanh thu khu máy TK51112: Doanh thu khu lưu trú
TK51113: Doanh thu phòng khám ngoài giờ
+ Thu nhập khác của dự án 115: Mở tài khoản cấp 2 chi tiết tương ứng của các tài khoản: 711, 721 để phản ánh thu nhập khác khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ.
+ Chi phí dự án 115: Mở tài khoản cấp 3 chi tiết tương ứng của các tài khoản 6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 để phản ánh chi phí hoạt động của khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ.
+ Chi phí khác, thuế thu nhập doanh nghiệp: Mở tài khoản cấp 2 chi tiết tương ứng của các tài khoản 811, 821 để phản ánh chi phí hoạt động của khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ
+ Mở mã đối tượng từng khu vực thị trường để quản lý doanh thu, chi phí từng khu vực thị trường. Ví dụ:
KV.HCM: Khu vực thị trường TP.HCM KV.TT: Khu vực thị trường Tuyến tỉnh.
hình dịch vụ. Ví dụ: GM: Xạ phẫu Gamma GT: Xạ trị Gia tốc CTMP: CT mô phỏng MN: Mặt nạ LT: Lưu trú HT: Hóa trị LKH: Lập kế hoạch điều trị
Dựa vào việc mở các tài khoản và các mã chi tiết như trên, trên phân hệ kế toán quản trị sẽ lên được sổ tổng hợp, chi tiết và báo cáo tài chính toàn Dự án, từng khu vực thị trường, từng loại hình dịch vụ; Đáp ứng kịp thời và chính xác thông tin hoạt động của Dự án, phục vụ cho việc điều hành Dự án một cách tốt nhất.
3.2.3.4. Thực hiện đúng chế độ trích lập và hạch toán dự phòng khoản phải thu khó đòi
Công ty cần tiến hành rà soát và thực hiện trích lập dự phòng đối với các