2.3.2.1. về tổ chức bộ máy kế toán
❖ Thứ nhất, việc bố trí sắp xếp công việc chưa khoa học, hợp lý
Bộ máy kế toán không tách thành phòng riêng mà nằm trong Phòng Tổng hợp của Công ty. Do vậy, Kế toán trưởng, nhân viên kế toán dự án và thủ quỹ đều kiêm nhiệm cả công việc hành chính, nhân sự. Ngoài ra, các nhân sự kế toán của Công ty MCM còn phải làm công tác tài chính kế toán cho doanh nghiệp khác theo lệnh của TGĐ dẫn đến không hoàn toàn chuyên tâm đến công tác tài chính kế toán của Công ty.
Toàn bộ việc lập chứng từ, hạch toán lên sổ sách do một nhân viên kế toán chi tiết đảm nhiệm nên không có sự kiểm soát chéo giữa các nhân viên kế toán các phần hành. Toàn bộ việc kiểm tra lại do Kế toán trưởng đảm nhiệm làm giảm hiệu quả việc kiểm soát. Kế toán trưởng đảm nhiệm khối lượng công việc lớn dẫn đến quá tải, không bao quát và quản lý tốt tất cả các khâu trong công tác kế toán của Công ty.
❖ Thứ hai, đội ngũ nhân sự kế toán không ổn định
Công ty chưa chú trọng chính sách khuyến khích đối với các nhân viên gắn bó dẫn đến xáo trộn thường xuyên về đội ngũ kế toán.Thống kê cho thấy, tỉ lệ nhân sự kế toán giai đoạn 2011-2017 biến động trên 20%, đặc biệt vị trí kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tỉ lệ thâm niên công tác dưới 2 năm. Việc này dẫn đến tăng thời gian và chi phí cho việc hướng dẫn, đào tạo, bàn giao công việc của kế toán, làm giảm hiệu quả công tác kế toán.
2.3.2.2. về tổ ch ức ch ứng từ kế toán
❖ Thứ nhất, chưa xây dựng và ban hành quy định áp dụng mẫu biểu thống nhất trong toàn Công ty
Công ty chưa ban hành quy định áp dụng các mẫu biểu kế toán thông dụng như: Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, tờ trình làm thêm giờ,... dẫn đến việc áp dụng không thống nhất giữa các bộ phận, gây khó khăn cho nhân viên khi cần làm thủ tục thanh toán/tạm ứng/làm thêm giờ, đặc biệt là đối với các nhân viên mới.
❖ Thứ hai, một số chứng từ chưa được lập và ghi chép kịp thời
Dự án BVND115 là hoạt động kinh doanh chính của công ty MCM trong khi Công ty tổ chức bộ máy kế toán tập trung nên toàn bộ chứng từ phát sinh tại Dự án phải chuyển về hội sở phê duyệt thông qua chuyển phát nhanh, để tiết kiệm chi phí kế toán dự án thường tập hợp chứng từ theo tuần mới chuyển ra hội sở dẫn đến việc ghi chép và hạch toán chứng từ không kịp thời. Một số chi phí cần phê duyệt nhanh nhưng công ty chưa đáp ứng được dẫn đến mất đi cơ hội trong kinh doanh.
❖ Thứ ba, việc tạo lập chứng từ chưa khoa học
Uỷ nhiệm chi được lập trên excel, không thông qua phần mềm nên sau khi hoàn thành việc chuyển tiền qua ngân hàng, kế toán phải hạch toán lại trên phần mềm kế toán làm tăng khối lượng công việc và giảm độ chính xác về nội dung.
❖ Thứ tư, quy trình phê duyệt chứng từ chưa chặt chẽ
Một số chứng từ được phê duyệt không theo đúng quy định của Pháp luật và Công ty như: chứng từ chi tiền chưa có chữ ký duyệt của Kế toán trưởng nhưng TGĐ vẫn ký và thực hiện lệnh chi; việc này làm giảm hiệu quả của việc kiểm tra, kiểm soát kế toán, giảm độ tin cậy đối với thông tin tài chính của Công ty.
2.3.2.3. về tổ chức vận dụng và thực hiện tài khoản
❖ Thứ nhất, hạch toán chưa đúng bản chất một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty
Công ty hạch toán chưa đúng khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Theo giấy phép đăng ký doanh nghiệp của Công ty MCM, ngoài lĩnh vực đầu tư y tế, Công ty còn thực hiện kinh doanh, mua bán thiết bị y tế, vật tư y tế... Do đó,
công ty đã thực hiện hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Tuy nhiên, trên thực tế Công ty chỉ thực hiện hoạt động đầu tư vào dự án BVND115 và đây là lĩnh vực không chịu thuế GTGT đầu ra. Do vậy, theo quy định của pháp luật thuế thì việc hạch toán thuế đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mà Công ty đã sử dụng vào TK1331 là chưa đúng với bản chất hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đến năm 2017, công ty đã ngừng hạch toán khoản thuế GTGT đầu vào này vào TK1331, tuy nhiên không thực hiện điều chỉnh hồi tố đối với các nghiệp vụ phát sinh trước đó. Toàn bộ số dư trên tài khoản 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ đầu vào từ khi hoạt động đến trước năm 2017 chưa được xử lý, vẫn còn treo trên sổ sách. Việc này tác động báo cáo tài chính phản ánh sai lệch kết cấu tài sản cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
❖ Thứ hai, hạch toán chưa đúng thời điểm đối với một số khoản chi phí
Công ty thực hiện hạch toán các khoản chi phí như tiền điện, tiền nước, internet,... của tháng 12 hàng năm vào tháng 1 năm kế tiếp do chưa nhận được hóa đơn thanh toán từ các tổ chức cung cấp dịch vụ. Việc hạch toán này vi phạm nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kế toán, làm sai lệch báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
❖ Thứ ba, chưa mở các tài khoản/ mã đối tượng chi tiết phục vụ cho công tác quản trị
Công ty chưa mở các tài khoản hoặc mã đối tượng chi tiết sử dụng cho kế toán quản trị. Để lên được báo cáo quản trị, kế toán phải nhặt dữ liệu trên các sổ kế toán chi tiết, do vậy làm tăng khối lượng và thời gian thực hiện, giảm mức độ chính xác của thông tin và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kế toán của công ty.
❖ Thứ tư, chưa thực hiện trích lập và hạch toán dự phòng khoản phải thu khó đòi
Công ty có khoản phải thu từ năm 2012 trở về trước đến nay chưa thu hồi được và có đầy đủ cơ sở xác định đây là khoản nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 228/2009/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
MCM còn phải thu của Công ty CP Đầu tư Y tế Quốc tế khoản lãi phạt chậm thanh toán 304.530.220đ. Đây là khoản phạt do chậm thanh toán khoản nợ do Công ty CP Đầu tư Y tế Quốc tế mua thiết bị của Công ty MCM từ năm 2012 đến nay chưa thanh toán (đã quá hạn trên 4 năm theo hợp đồng mua bán giữa 2 công ty).
Tuy vậy, hiện tại Công ty vẫn chưa xử lý khoản này mà đang treo trên số dư TK1388. Việc này vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán và làm cho báo cáo tài chính phản ánh sai lệch thông tin về tài sản, kết quả hoạt động của Công ty.
2.3.2.4. Về tổ chức vận dụng hình thức kế toán
❖ Thứ nhất, việc tạo lập sổ chi tiết chưa khoa học
Toàn bộ thông tin chi tiết và bảng phân bổ chi phí CCDC, trích khấu hao TSCĐ của Công ty được làm thủ công trên excel mặc dù trên phần mềm kế toán Misa có modul TSCĐ và CCDC, làm tăng khối lượng công việc và giảm mức độ chính xác của phần hành kế toán tài sản.
❖ Thứ hai, chưa đảm bảo độ tin cậy của thông tin trên báo cáo tài chính
Một số sổ kế toán của công ty chưa có đầy đủ căn cứ, xác nhận như: sổ chi tiết, bảng tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp không có xác nhận đối chiếu của các đối tác; Sổ chi tiết, bảng tổng hợp công nợ tạm ứng của nhân viên có số dư rất lớn, tuy nhiên thiếu chữ ký xác nhận của một số nhân viên tạm ứng; Sổ tài sản của công ty có năm có biên bản kiểm kê tài sản, có năm không thực hiện kiểm kê.
Việc không thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu xác nhận không đầy đủ dẫn đến thông tin trên báo cáo sổ sách có thể sai lệch, không đảm bảo độ tin cậy.
2.3.2.5. về tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính
❖ Thứ nhất, chưa thực hiện đúng quy định gửi báo cáo tài chính
Theo quy định tại điều 109, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Công ty Cổ phần phải nộp Báo cáo tài chính năm cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế Công ty MCM chỉ nộp cho đầy đủ BCTC cho cơ quan thuế, một số năm không nộp cho cơ quan thống kê và đăng ký kinh doanh. Việc này dẫn đến công ty gặp phải nguy cơ phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.
Hầu hết BCTC tại Công ty được lập để phục vụ cho cơ quan thuế; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ lập để đối phó với cơ quan chức năng dẫn đến phản ánh chưa chuẩn xác thông tin lưu chuyển tiền của Công ty. Việc này giảm hiệu quả của việc sử dụng thông tin tài chính kế toán trong việc ra các quyết định kinh doanh của Công ty.
❖ Thứ ba, Công ty chưa sử dụng đầy đủ các chỉ tiêu, báo cáo quản trị cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh
Qua phân tích cho thấy tình hình tài chính của Công ty MCM hiện tại bất cân đối về cơ cấu nguồn vốn, áp lực trả nợ các tổ chức tín dụng rất cao. Các chi phí cho hoạt động của Dự án của Công ty chiếm tỉ trọng lớn và cần nguồn đáp ứng linh hoạt để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Ngoài ra, hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty phụ thuộc lớn vào kết quả hoạt động của từng loại hình dịch vụ.
Mặc dù vậy, trong báo cáo kế toán quản trị của Công ty hiện nay chưa có các chỉ tiêu về cơ cấu nguồn vốn, chỉ tiêu khả năng thanh toán và phân tích điểm hòa vốn từng sản phẩm dịch vụ.
2.3.2.6. về tổ chức công tác kiểm tra kế toán
❖ Thứ nhất, chưa tuân thủ quy trình kiểm soát, kiểm tra trong thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Các đề nghị thanh toán, tạm ứng của công ty theo nguyên tắc phải có sự kiểm duyệt của trưởng bộ phận, Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng, TGĐ để đảm bảo tính chính xác, phù hợp. Tuy nhiên, tại Công ty MCM một số lệnh chi được TGĐ phê duyệt không có sự kiểm soát của Kế toán trưởng. Ngoài ra, các tài khoản ngân hàng của Công ty không đăng ký Kế toán trưởng, các ủy nhiệm chi chỉ cần có chữ ký của TGĐ là lệnh chi được thực hiện. Việc này làm giảm tính minh bạch, độ tin cậy, chính xác của thông tin tài chính kế toán.
❖ Thứ hai, quy trình kiểm soát chứng từ gốc chưa chặt chẽ
Việc kiểm soát hóa đơn đầu vào tại Công ty MCM còn lỏng lẻo dẫn đến tình trạng hóa đơn đầu vào của một số doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn vẫn
những sai sót trong hạch toán và nguy cơ Công ty bị phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ.
❖ Thứ ba, Ban kiểm soát của Công ty hoạt động không thường xuyên, liên tục làm giảm hiệu quả kiểm soát
Ban kiểm soát của công ty trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, có 01 thành viên và làm việc theo chế độ không chuyên trách. Định kỳ, mỗi năm một lần, ban kiểm soát công ty thực hiện báo cáo kiểm soát lên Đại hội đồng cổ đông căn cứ vào dữ liệu báo cáo tài chính của Công ty, không thực hiện kiểm soát mẫu tại công ty nên chất lượng báo cáo kiểm soát chưa cao.
2.3.2.7. Về tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
❖ Thứ nhất, việc lưu trữ chứng từ chưa khoa học
Công ty đang sắp xếp chứng từ theo thời gian (xếp lẫn cả chứng từ tiền mặt, tiền gửi, chứng từ ghi sổ khác), không sắp xếp theo loại chứng từ dẫn mất thời gian khi cần tìm kiếm.
❖ Thứ hai, công tác lưu trữ, bảo quản chưa đảm bảo an toàn
Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính không được in, lưu trữ hàng tháng mà thực hiện theo năm dẫn đến có rủi ro mất dữ liệu liên quan đến công nghệ thông tin; Các tủ tài liệu đã bị hỏng ổ khóa hoặc mất khóa, không được khóa cẩn thận, dễ gây mất mát hoặc thất lạc chứng từ, sổ sách.
❖ Thứ ba, không tuân thủ nguyên tắc khi bàn giao chứng từ, sổ sách
Việc bàn giao hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán giữa kế toán mới và cũ không chặt chẽ dẫn đến thất lạc chứng từ, sổ sách hoặc khi cần tìm kiếm rất mất thời gian.
2.3.2.8. về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
❖ Thứ nhất, chưa đồng bộ hóa hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị trên phần mềm kế toán
Công ty chú trọng đến hoạt động quản trị tài chính thông qua ngân sách hoạt động hàng năm, tuy nhiên việc thiết lập và kiểm soát ngân sách được sử dụng hoàn
❖ Thứ hai, chưa kết nối đồng bộ phần mềm kế toán giữa Hội sở và Dự án
Phần mềm kế toán Misa chỉ được cài và sử dụng tại Hội sở, chưa liên thông với kế toán dự án BVND115. Hiện tại, kế toán dự án thực chất chỉ theo dõi trên Excel các thông tin doanh thu, chi phí của Dự án song song với BVND115. Việc này làm cho thông tin kế toán không được thông suốt, chưa tận dụng được nhân sự.
❖ Thứ ba, chưa tận dụng được phần mềm kế toán trong việc theo dõi và hạch toán chi tiết TSCĐ, CCDC
Phần mềm Misa công ty MCM sử dụng có modul kế toán tài sản cố định. Tuy nhiên, do thói quen sử dụng và cập nhật ban đầu không chi tiết nên hiện tại toàn bộ các thông tin liên quan đến Tài sản cố định, công cụ dụng cụ (tăng, giảm, trích khấu hao, phân bổ chi phí) được công ty theo dõi chi tiết trên Excel và hạch toán vào phần mềm theo số liệu tổng thể. Việc này làm giảm độ chính xác, tăng thời gian và khối lượng công việc của kế toán.
❖ Thứ tư, chưa thực hiện phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán
Công ty chưa thực hiện phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán cho từng nhân viên kế toán dẫn đến tất cả các nhân viên kế toán đều vào được mọi phần hành kế toán. Việc này làm giảm tính bảo mật thông tin tài chính kế toán của Công ty, tăng rủi ro mất hoặc sai lệch dữ liệu.
❖ Thứ năm, máy móc thiết bị lạc hậu ảnh hưởng đến tốc độ xử lý thông tin tài chính kế toán
Hệ thống máy tính hiện nay tại phòng kế toán MCM do được trang bị từ ngày mới thành lập công ty nên đã cũ kĩ, lạc hậu và thường xuyên bị lỗi ảnh hưởng đến hiệu quả công việc làm tăng thời gian xử lý công việc kế toán, giảm độ độ an toàn trong lưu trữ và bảo mật thông tin.
2.3.3. Nguyên nhân
2.3.3.1. Nguyên nhân đạt thành tựu
❖ Nguyên nhân khách quan
Hệ thống văn bản pháp quy của Nhà nước như Chế độ kế toán, Luật kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán ngày càng được hoàn thiện theo hướng linh hoạt, giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức kế
toán doanh nghiệp nói riêng. Đặc biệt, thông tư 200/2014/TT-BTC ra đời là bước ngoặt trong xu thế hội nhập kinh tế, giúp cho tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp vừa có tính khuôn phép, vừa có tính mở.
❖ Nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, quy mô Công ty (cả về nguồn vốn, số lượng nhân sự, sản phẩm dịch vụ) ở mức vừa phải, thuận lợi cho việc tổ chức công tác kế toán.
Thứ hai, một trong những cổ đông sáng lập của Công ty MCM là một tổ chức tài chính, có kinh nghiệm về quản trị doanh nghiệp nên ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty đã chú trọng thiết lập hệ thống kế toán quản trị đồng thời thường xuyên cử các cán bộ chủ chốt tham gia các khóa học kỹ năng quản lý cùng với công ty tài chính đó.
2.3.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế
❖ Nguyên nhân khách quan
Thứ nhất, hệ thống luật pháp, chính sách vĩ mô chưa ổn định gây khó khăn