Công ty MCM áp dụng chế độ kế toán Việt Nam và các quy định cụ thể áp dụng dựa trên Thông tư số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Căn cứ vào chế độ chứng từ đã được ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, Công ty đã nghiên cứu đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm về đối tượng kế toán cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để xây dựng và vận dụng chứng từ cho phù hợp với thực tế hoạt động và yêu cầu quản lý đồng thời đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Nhà nước.
2.2.2.1. Hệ thống chứng từ được sử dụng trong Công ty
- Chứng từ lao động, tiền lương: theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như: tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, BHXH và tiền lương theo thời gian. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết để xác định chi phí trong doanh nghiệp.
Chứng từ sử dụng như: bảng chấm công, Bảng theo dõi ngày phép, Bảng tính lương tháng, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng tính bảo hiểm các loại.
- Chứng từ tiền tệ: theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt, ngoại tệ,.. .và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của Công ty. Cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý về tình hình tiền tệ của Công ty.
Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê kiểm quỹ.
Chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng: Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, ... - Chứng từ TSCĐ: theo dõi và quản lý TSCĐ sử dụng trong Công ty.
TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Danh mục chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty (Phụ lục 2.1).
2.2.2.2. Th ực trạng tổ ch ức ch ứng từ kế toán
Việc tổ chức chứng từ kế toán tại Công ty MCM thực hiện qua các bước (Sơ đồ 2.3). BỘ PHẬN, CÁ NHÂNCÓLIÊN QUAN KẾ TOÁN CHI TIẾT KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG- GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN CHI TIẾT KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN BƯỚC 1 BƯỚC 2 BƯỚC 3 BƯỚC 4 BƯỚC 5 BƯỚC 6 BƯỚC 7 BƯỚC 8 KẾ TOÁN CHI TIẾT BƯỚC 9
Sơ đồ 2.3: Các bước thực hiện tổ chức chứng từ kế toán tại Công ty CP Med-Aid Công Minh
Nội dung các bước như sau:
Bước 1: Bộ phận, cá nhân có liên quan chuẩn bị bộ chứng từ gốc chuyển cho kế toán chi tiết.
Bước 2: Kế toán chi tiết tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ gốc Bước 3: Kế toán trưởng ký duyệt bộ chứng từ gốc.
Bước 4: TGĐ ký duyệt bộ chứng từ gốc.
Bước 5: Kế toán chi tiếp lập chứng từ kế toán và đồng thời hạch toán vào phần mềm.
Bước 6: Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ kế toán Bước 7: TGĐ ký duyệt chứng từ kế toán
Bước 8: Thực hiện lệnh theo chứng từ kế toán đã ký duyệt.
Bước 9: Sắp xếp chứng từ, đối chiếu với sổ kế toán, đóng tập, đóng dấu và đưa vào lưu trữ.
2.2.2.3. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của Công ty CP Med-Aid Công Minh
(1) Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi như sau:
- Bước 1: Nhân viên có nhu cầu chi tiền mặt (chi tiếp khách, xăng xe, công tác phí, tạm ứng,...) lập đề nghị chi (đề nghị thanh toán/hoặc đề nghị tạm ứng) kèm
theo chứng từ gốc (tờ trình đã được phê duyệt, hóa đơn,.) và chuyển cho kế toán
thanh toán.
- Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra đề nghị chi và các chứng từ gốc, đối chiếu với ngân sách bộ phận, kiểm tra thông tin quỹ tiền mặt/tiền gửi của
Công ty.
Nếu hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, kế toán thanh toán chuyển đề nghị chi cùng bộ chứng
từ gốc lên Kế toán trưởng.
- Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra, nếu hợp lý, hợp lệ thì phê duyệt và chuyển TGĐ.
- Bước 6,7: Trình Ke toán trưởng và TGĐ ký duyệt.
- Bước 8: Chuyển phiếu chi kẹp bộ chứng từ đã được TGĐ phê duyệt cho thủ quỹ làm căn cứ chi tiền.
- Bước 9: Trước ngày 25 tháng kế tiếp, sau khi kế toán tổng hợp đã kiểm tra, đối chiếu, lên sổ sách kế toán, kế toán chi tiết tiến hành sắp xếp chứng từ, kẹp phiếu
hạch toán. Sau đó đóng quyển chứng từ kế toán và đưa vào lưu trữ theo quy định.
(2) Quy trình lập và luân chuyển chứng từ thu tiền từ Dự án Bệnh viện Nhân dân 115 như sau:
- Bước 1: Hàng tháng (vào đầu tháng kế tiếp) Kế toán dự án tập hợp doanh thu, chi phí dự án trong tháng trước; Đối chiếu với kế toán BVND115 và lên đề
nghị quyết toán, gửi kế toán chi tiết (gửi bản mềm qua mail).
- Bước 2: Kế toán chi tiết kiểm tra quyết toán dự án, nếu phù hợp chuyển lên Kế toán trưởng phê duyệt. Nếu sai sót, yêu cầu kế toán Dự án kiểm tra, điều chỉnh.
- Bước 3,4: Kế toán Trưởng kiểm tra, nếu hợp lý chuyển TGĐ (chuyển bản mềm qua mail).
- Bước 4: TGĐ phê duyệt qua mail nếu phù hợp.
- Bước 5: Kế toán dự án chuyển bộ quyết toán tới đại diện Công ty MCM và BVND115 ký duyệt; Gửi kế toán thanh toán của Bệnh viện làm cơ sở chuyển tiền.
- Bước 6: Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng về khoản tiền BVND115 chuyển tiền quyết toán, kế toán chi tiết tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán.
In phiếu kế toán kẹp cùng bộ quyết toán chuyển cho kế toán trưởng và TGĐ. - Bước 7,8: Kế toán trưởng và TGĐ ký duyệt chứng từ hạch toán.
- Bước 9: Trong tháng kế tiếp, kế toán sắp xếp chứng từ, đóng quyển và đưa vào lưu trữ theo quy định.