2.1.2.1. Cơ cấu tổ ch ức công ty:
Mô hình tổ chức bộ máy được xác lập là mô hình trực tuyến chức năng, bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị (đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng Quản trị), Tổng Giám đốc điều hành và 03 phòng ban/đơn vị công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty MCM (Sơ đồ 2.1).
Ghi chú: ---► Quan hệ trực tuyến ---Quan hệ chức năng
Trong đó, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban như sau:
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có nhiệm vụ thông qua các mục tiêu chiến lược, báo cáo tài chính hàng năm, thông qua ngân sách hàng năm, quyết định lựa chọn công ty kiểm toán độc lập hàng năm; Thực hiện họp thường niên hàng năm, ngoài ra có thể họp bất thường theo yêu cầu công việc.
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị quyết định các mục tiêu phát triển trung và dài hạn, kiểm soát các mục tiêu hoạt động kinh doanh hàng quý/năm.
Đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng Quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu Công ty, thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu tại Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu Công ty về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Tổng giám đốc (TGĐ): Tổng Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. TGĐ điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty dựa vào ngân sách kinh doanh hàng năm được cấp trên phê duyệt. Định kỳ báo cáo kết quả công việc lên Hội đồng Quản trị theo quy định. TGĐ của Công ty do Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty kiêm nhiệm.
Các phòng ban chức năng: Phân chia cụ thể chức năng nhiệm vụ của từng phòng/ban trong công ty. Các phòng/ban thực hiện mục tiêu công việc căn cứ vào ngân sách của phòng ban mình đã được phê duyệt. Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban như sau:
- Phòng Tổng hợp:
Tham mưu cho TGĐ về công tác tài chính, kế toán, hành chính nhân sự của Công ty và chịu trách nhiệm trước TGĐ về các hoạt động này.
• Nhiệm vụ về tài chính:
• Tổ chức, hướng dẫn lập ngân sách toàn Công ty. Tổ chức và tham gia kiểm soát, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách của toàn bộ các phòng/ban trong Công ty.
• Giám sát việc lập kế hoạch và tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch dòng tiền toàn Công ty theo tháng/năm để báo cáo lên TGĐ.
• Xây dựng và chỉnh sửa phương án tài chính theo yêu cầu của TGĐ.
• Xây dựng các quy trình, quy chế, quy định liên quan đến tài chính của Công ty, trình TGĐ phê duyệt.
• Cập nhật các thông tin kinh tế, tài chính trong nước có liên quan đến hoạt động của Công ty.
• Nhiệm vụ về kế toán:
• Thực hiện công tác hạch toán kế toán, lập chứng từ, lên báo cáo tài chính, in ấn, đưa vào lưu trữ chứng từ, báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật.. • Thực hiện kiểm tra, kiểm soát các chứng từ thanh toán, công tác.
• Tổ chức hạch toán kế toán, lên báo cáo tài chính, báo cáo thuế.
• Thực hiện nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho cấp trên, cơ quan thuế và các phòng/ban cá nhân có liên quan theo đúng quy định.
• Tham gia công tác kiểm toán báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
• Thực hiện đối chiếu quản lý công nợ, kiểm kê quản lý tài sản theo các quy định của Công ty.
• Cập nhật các quy định của Pháp luật liên quan đến công tác kế toán và phổ biến cho các phòng/ban, cá nhân có liên quan.
• Nhiệm vụ về nhân sự, hành chính:
• Xây dựng hoặc rà soát chỉnh sửa, trình TGĐ phê duyệt: Chính sách về chiến lược nhân sự của Công ty; Cơ cấu tổ chức Công ty và chi nhánh; Kế hoạch tuyển dụng, sa thải, miễn nhiệm; Các quy trình quy chế, quy định liên quan đến chế
độ quyền lợi nhân viên; Quy chế, quy định quản lý nhân sự, quản lý công việc.
• Tham gia công tác tuyển dụng, kiểm soát việc lập mục tiêu công việc và đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu công việc.
• Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ, quyền lợi cho nhân viên theo quy định.
• Thực hiện các công tác hành chính: văn thư lưu trữ, lễ tân khánh tiết, công tác hậu cần, quản lý mua sắm và sử dụng tài sản, tổ chức các sự kiện,...
- Phòng kỹ thuật công nghệ:
• Chức năng:
Tham mưu cho TGĐ về chiến lược, kế hoạch và chính sách trong vấn đề lựa chọn công nghệ, kỹ thuật thiết bị và đào tạo lực lượng kỹ sư trong việc lắp đặt, vận hành máy móc và chịu trách nhiệm trước TGĐ về các hoạt động này.
• Nhiệm vụ:
• Khắc phục các sự cố và lên phương án dự phòng để đảm bảo hệ thống máy hoạt động tốt.
• Đảm bảo các đầu mối cung cấp dịch vụ và linh kiện thay thế. Phối hợp với các đối tác để đảm bảo việc triển khai, vận hành, khai thác và nâng cấp các hệ thống máy.
• Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề kỹ thuật và thị trường công nghệ.
• Theo dõi, phụ trách công tác tuyển dụng kỹ sư mới. Bố trí, sắp xếp công việc của nhân viên phù hợp với năng lực, chuyên môn được đào tạo.
• Đào tạo chuyên môn và kỹ năng cho kỹ sư mới.
• Lập, triển khai kế hoạch mục tiêu công việc và ngân sách phòng kỹ thuật công nghệ.
- Bộ phận Dự án 115: Gồm Giám đốc Dự án, Bộ phận kinh doanh khu vực Hồ Chí Minh, Bộ phận Kinh doanh tuyến tỉnh, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận kế toán hành chính. Đứng đầu là Giám đốc Dự án.
• Tham mưu cho TGĐ về các chiến lược phát triển Dự án, nhận chỉ tiêu ngân sách và tổ chức thực hiện theo ngân sách được giao.
• Nhiệm vụ kinh doanh, marketing:
• Triển khai chiến lược marketing; đề xuất chiến lược, chiến dịch và các chương trình hành động trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
• Thiết lập, phát triển và quản lý hệ thống khách hàng.
• Mở rộng thị phần, phát triển thị trường theo kế hoạch, định hướng kinh doanh của Công ty.
• Chịu trách nhiệm về mức khoán doanh số, doanh thu được giao.
• Tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm cơ hội đầu tư liên doanh, liên kết với các bệnh viện, phòng khám.
• Hợp tác và thường xuyên liên hệ với các bệnh viện, các đối tác để nâng cao số lượng bệnh nhân điều trị tại Dự án và phát triển các dự án mới.
• Tổ chức các hoạt động truyền thông, tư vấn, chăm sóc khách hàng. • Nhiệm vụ hành chính, nhân sự dự án:
• Đề xuất và phối hợp tổ chức thực hiện với Công ty trong các hoạt động tuyển dụng, sa thải đối với nhân viên kinh doanh, marketing, hành chính - kế toán tại Dự án.
• Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên kinh doanh, marketing, hành chính - kế toán tại Dự án.
• Báo cáo tình hình hoạt động của Dự án theo tuần, tháng, quý, năm hoặc đột xuất nếu có.
• Thực hiện các hoạt động hành chính, kế toán tại Dự án.
2.1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Công ty MCM đầu tư phát triển dịch vụ khám và điều trị ung thư cho Bệnh nhân thông qua việc hợp tác xã hội hóa với BVND115 xây dựng trung tâm Ung bướu. Công ty MCM đầu tư toàn bộ tiền mua máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ và xây dựng đưa Trung tâm vào hoạt động. BVND115 cử đội ngũ bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên, kế toán. Công ty MCM cử đội ngũ kinh doanh, kỹ sư máy, kế
toán hành chính và chăm sóc khách hàng.
- Đối tượng khách hàng: các bệnh nhân khám và điều trị ung thư với có thu nhập trung bình và khá; Nguồn bệnh nhân từ nội viện và do bộ phận kinh doanh đưa
về thông qua việc hợp tác với các Bệnh viện trên địa bàn TP.HCM và các tỉnh thành lân cận.
- BVND115 đầu mối thu tiền, hạch toán doanh thu, chi phí, đóng thuế nhà nước và phân chia cho các bên theo lợi nhuận sau thuế. Công ty MCM phối hợp cùng theo dõi, đối chiếu việc thu tiền, quyết toán hàng tháng.
2.1.3. Đặc điểm công tác kế toán của Công ty CP Med-Aid Công Minh
Công ty MCM áp dụng chế độ kế toán theo hướng dẫn của Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 22/12/2014, Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản bổ sung, hướng dẫn.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép hạch toán kế toán là đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính của TSCĐ. Tỷ lệ khấu hao hàng năm được thực hiện phù hợp với quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
Công ty áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính. Chương trình phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng là phần mềm Misa, được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MED-AID CÔNG MINH
2.2.1. Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán
việc kế toán được hạch toán tập trung tại hội sở Công ty. Bộ máy kế toán không tách thành phòng/ban riêng biệt mà trực thuộc Phòng Tổng hợp. Bộ phận kế toán
hội sở có 04 người trong đó có 01 Kế toán trưởng (Trưởng phòng Tổng hợp kiêm
nhiệm), 01 kế toán tổng hợp, 01 kế toán viên, 1 thủ quỹ (nhân viên hành chính kiêm
nhiệm). Bộ phận kế toán Dự án có 2 người thực hiện công tác kiểm soát và đối
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty CP Med-Aid Công Minh
Ve cơ bản, việc bố trí sắp xếp công việc của Bộ phận Tài chính kế toán dựa trên trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm của mỗi cá nhân:
- Kế toán trưởng (do Trưởng phòng Tổng hợp kiêm nhiệm): Có các nhiệm vụ sau:
(1) Nhiệm vụ tài chính, kế toán:
• Chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, lập chứng từ, lên báo cáo tài chính, in ấn và đưa vào lưu trữ chứng từ, báo cáo tài chính theo đúng quy định của Pháp luật. • Chỉ đạo và trực tiếp tham gia việc kiểm tra, kiểm soát các chứng từ thanh
toán, công tác hạch toán kế toán, lên báo cáo tài chính, báo cáo thuế.
• Chỉ đạo thực tiếp việc nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho cấp trên, cơ quan thuế và các phòng/ban cá nhân có liên quan theo đúng quy định.
toán toán thuế.
• Chỉ đạo công tác đối chiếu quản lý công nợ, kiểm kê quản lý tài sản theo các quy định của Công ty.
• Tổ chức, hướng dẫn lập ngân sách toàn Công ty. Tổ chức và tham gia kiểm soát, báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách của các phòng/ban trong Công ty. • Tổ chức xây dựng kế hoạch ngân sách Phòng Tổng hợp; Thực hiện quản lý
ngân sách Phòng Tổng hợp.
• Chỉ đạo, giám sát việc lập kế hoạch và tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch dòng tiền toàn Công ty theo tháng/năm để báo cáo lên TGĐ.
• Chỉ đạo và tham gia vào việc chuẩn bị các hồ sơ, thủ tục vay vốn; thanh toán lãi vay và nợ vay.
• Trực tiếp xây dựng và chỉnh sửa phương án tài chính, tính và phân tích điểm hòa vốn đối với Dự án theo yêu cầu của TGĐ.
• Chỉ đạo và trực tiếp tham gia việc xây dựng các quy trình, quy chế, quy định liên quan đến tài chính của Công ty, trình TGĐ phê duyệt.
• Cập nhật các thông tin kinh tế, tài chính, văn bản pháp luật liên quan đến công tác kế toán trong nước có liên quan đến hoạt động của Công ty phổ biến cho các phòng/ban, cá nhân có liên quan.
(2) Nhiệm vụ về hành chính, nhân sự:
• Chỉ đạo và trực tiếp tham gia xây dựng hoặc rà soát chỉnh sửa, trình TGĐ phê duyệt.
• Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác hành chính: văn thư lưu trữ, lễ tân khánh tiết, công tác hậu cần, quản lý mua sắm và sử dụng tài sản, công tác tổ chức các sự kiện.
• Quản lý công tác lái xe, sửa chữa, bảo dưỡng xe, phục vụ.
• Tham gia công tác tuyển dụng, kiểm soát việc lập mục tiêu công việc và đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu công việc.
theo quy định.
• Chỉ đạo và/hoặc trực tiếp tham gia các công việc hành chính, nhân sự khác của Công ty.
- Kế toán tổng hợp: Có các nhiệm vụ sau:
• Rà soát, đảm bảo các thông tin trên sổ sách kế toán đúng với các quy định của pháp luật và công ty.
• Thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển; Lập báo cáo tài chính và các báo cáo thuế theo quy định.
• Nộp các báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các giải trình chi tiết theo tháng, quý, năm theo quy định và khi có yêu cầu.
• Thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế. Giải trình số liệu, cung cấp hồ sơ cho cơ quan thuế, kiểm toán, tổ chức tín dụng theo chỉ đạo của Kế toán trưởng. • Tổng hợp ngân sách công ty và lập kế hoạch dòng tiền.
- Kế toán chi tiết: Có các nhiệm vụ sau:
• Kiểm tra chứng từ kế toán, chuyển ký duyệt, thực hiện thủ tục thanh toán. • Thực hiện lập chứng từ kế toán, ghi sổ các nghiệp vụ kế toán phát sinh. • Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, tổ chức tín dụng.
• Theo dõi, báo cáo hoạt động của kế toán Dự án. • Theo dõi, đối chiếu và quản lý các khoản công nợ. • Sắp xếp, lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.
• Soạn thảo các công văn liên quan đến tài chính kế toán của Phòng. - Thủ quỹ (do nhân viên hành chính nhân sự Công ty kiêm nhiệm): Có các
nhiệm vụ sau: (1) Nhiệm vụ thủ quỹ:
Thực hiện công tác thu chi tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt công ty, định kỳ thực hiện đối chiếu quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với toán viên chi tiết.
(2) Nhiệm vụ hành chính, nhân sự: