Bốn là, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải mang lại hiệu quả, lợi ích của việc hoàn thiện phải lớn hơn chi phí bỏ ra. Hệ thống kế toán hoàn thiện được thiết kế và xây dựng phải đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin như lãnh đạo Công ty, các nhà đầu tư góp vốn, các cơ quan chức năng của Nhà nước, các đối tác, khách hàng có liên quan đến Công ty.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁNTẠI TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN MED-AID CÔNG MINH 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
3.2.1.1. Tổ chức sắp xếp lại bộ máy nhân sự và phân công công việc nhân viên phòng kế toán một cách khoa học, hợp lý
Việc chuyên nghiệp hóa bộ phận kế toán là hết sức quan trọng đối với hoạt động doanh nghiệp, giúp nâng cao chất lượng hoạt động tài chính kế toán của công ty, giảm thiểu những rủi ro sai sót.
Muốn vậy, Công ty MCM cần thực hiện các nội dung sau:
Một là, tổ chức lại bộ máy kế toán, tách bộ phận kế toán khỏi Phòng tổng hợp Công ty nhằm thực hiện chức năng tài chính kế toán riêng biệt của mình.
Khi đó, cơ cấu tổ chức của Công ty MCM và sơ đồ bộ máy nhân sự phòng kế toán của Công ty như sau: (Sơ đồ 3.1 và Sơ đồ 3.2).
Hai là, tổ chức lại công việc của các nhân sự trong phòng theo hướng chuyên môn hóa, bỏ kiêm nhiệm công việc hành chính trong khi vẫn tối ưu hóa được chi phí nhân sự.
Công việc từng vị trí được sắp xếp, phân công lại theo hướng:
- Kế toán trưởng tập trung vào việc điều hành chung của phòng, đảm nhiệm mảng kế toán quản trị.
Vị trí công việc: ... Phòng: ... Người quản lý trực tiếp: ... Người ban hành: ... Phòng/ban: ... Họ tên:... Ngày ban hành: ... Số trang: ...
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I/Trách nhiệm và công việc
1. Công việc thường xuyên 2. Công việc định kỳ 3. Báo cáo
4. Quan hệ phối hợp công việc
II/Yêu cầu
1. Chuyên môn 2. Kỹ năng mềm 3. Kinh nghiệm
III/ Trách nhiệm tài chính IV/ Tiêu chuẩn thực hiện
Công ty; Thực hiện các báo cáo thuế theo quy định của Nhà nước.
- Kế toán chi tiết: thực hiện việc tạo lập chứng từ, lên hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ phát sinh tại Hội sở.
- Thủ quỹ: thực hiện thu chi và giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán dự án: gồm 02 nhân sự: Đảm nhiệm việc theo dõi, quyết toán doanh thu với bệnh viện và kiểm duyệt bộ chứng từ, trình ký trực tuyến và hạch
toán ban đầu đối với các nghiệp vụ phát sinh tại Dự án;
Trên đây là những phần việc cơ bản của từng vị trí kế toán, Kế toán trưởng cần căn cứ vào trình độ, chuyên môn, kỹ năng của từng nhân sự trong phòng để điều chuyển, sắp xếp công việc linh hoạt, hợp lý.
Ngoài ra, cần xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí làm cơ sở thực hiện (Xem bảng 3.1).
1 1 1 !
Ghi chú: ---► Quan hệ trực tuyến ---► Quan hệ chức năng
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Med-Aid Công Minh Sơ đồ 3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty CP Med-Aid Công Minh
trình (Xem Bảng 3.2).
Công ty... Bộ phận:
3.2.1.2. Ồn định đội ngũ nhân viên kế toán
Ôn định đội ngũ nhân sự kế toán là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Muốn vậy, Công ty MCM cần thực hiện những nội dung sau:
- Xây dựng và thực hiện chính sách lương, chính sách khen thưởng và kỷ luật cho nhân viên công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng rõ ràng, hợp
lý; tạo
độ gắn kết của nhân viên với Công ty.
Chính sách lương của nhân viên được xây dựng theo hướng kết cấu gồm hai phần là lương cố định và lương theo hiệu quả công việc nhằm tạo động lực cho nhân viên phát huy năng lực, hoàn thành công việc.
Ngoài ra, cần có các chế độ nhân viên khác: Công ty có các chế độ khác như tham quan nghỉ mát định kỳ, phụ cấp ốm đau, thai sản, phụ cấp thâm niên,.. .nhằm gắn kết nhân viên.
- Công ty cần thực hiện đánh giá hiệu quả công việc định kỳ đến từng nhân viên làm căn cứ trả lương theo hiệu quả công việc và thực thi công tác khen thưởng,
kỷ luật.
3.2.2. Hoàn thiện việc tổ chức chứng từ kế toán
3.2.2.1. Xây dựng và áp dụng thống nhất biểu mẫu chứng từ
Áp dụng thống nhất biểu mẫu chứng từ trong Công ty sẽ giúp cho các bộ phận, cá nhân có liên quan tạo lập, phê duyệt, kiểm soát chứng từ một cách chính xác, nhanh chóng.
Muốn vậy, Công ty cần rà soát, xây dựng và ban hành mẫu thống nhất những chứng từ thường xuyên phát sinh trong Công ty như: Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, đề nghị hoàn ứng, tờ trình làm thêm giờ,.
3.2.2.2. Xây dựng quy trình lập-luân chuyển chứng từ gốc
Việc lập, luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý sẽ giúp cho công tác kế toán của Công ty đáp ứng yêu cầu kịp thời, chính xác và an toàn.
Chính vì vậy, Công ty cần xây dựng và ban hành quy trình lập-luân chuyển chứng từ bằng văn bản, mô tả rõ quy trình cho từng nhóm nghiệp vụ kinh tế phát
Người duyệt:...Ngày ban hành:...
1. Phạm vi áp dụng:
2. Danh mục chứng từ sử dụng: 3. Mô tả quy trình chung
4. Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: 5. Quy định khác (nếu có):
nhanh việc thu nhận thông tin ban đầu và tạo lập chứng từ một cách nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
3.2.2.3. Đồng bộ việc tạo lập chứng từ thông qua phần mềm kế toán
Triển khai ngay việc sử dụng phần mềm Misa trong việc tạo lập các chứng từ kế toán như: lập chứng từ Uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi, nhằm giảm khối lượng công việc của kế toán và tăng độ chính xác về nội dung.
Đối với các chứng từ kế toán phục vụ cho kế toán quản trị, cần hoàn thiện và xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ theo các yêu cầu: danh mục và mã hóa chứng từ chi tiết đến từng bộ phận, từng hoạt động kinh doanh. Từ có thể cung cấp thông tin tài chính kế toán đa chiều, phục vụ tốt cho việc tổng hợp, phân tích, cung cấp thông tin cho các đối tượng có liên quan.
3.2.2.4. Ban hành quy định và triển khai thực hiện chặt chẽ quy trình kiểm soát và phê duyệt chứng từ
Công ty cần ban hành sớm các quy định và chế tài trong việc kiểm soát và phê duyệt chứng từ để đảm bảo các chứng từ gốc như đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng,... không đảm bảo nội dung theo yêu cầu phải được từ chối phê duyệt/thanh toán.
Quy trình kiểm soát và phê duyệt chứng từ cần được ban hành đồng bộ cho các hoạt động chủ yếu của Công ty theo các nội dung cơ bản sau:
Một là, sơ đồ và nội dung các bước kiểm soát và phê duyệt chứng từ đối với từng hoạt động.
Hai là, điều kiện đối với bộ chứng từ của từng hoạt động (loại, số lượng, mẫu, nội dung, tính phù hợp với quy định khác của Công ty).
Ba là, chế tài trong việc thực hiện quy trình kiểm soát và phê duyệt chứng từ.
Bốn là, giao cụ thể cho bộ phận/cá nhân theo dõi, đánh giá, rà soát và đề xuất đổi mới quy trình cho phù hợp với từng hoạt động, từng giai đoạn phát triển của Công ty.
Việc này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, hạn chế thiệt hại về kinh tế trong công tác kế toán của Công ty.
3.2.3. Hoàn thiện việc tổ chức vận dụng và thực hiện hệ thống tài khoản
3.2.3.1. Hạch toán đúng thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ
Toàn bộ số dư khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đang treo trên TK1331 cần phải được xử lý dứt điểm thông qua việc phân bổ dần hoặc đưa toàn bộ vào chi phí hoạt động trong năm cho đúng với quy định của Pháp luật.
Các khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh hạch toán vào chi phí đầu vào của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà Công ty mua.
Việc hạch toán đúng bản chất khoản thuế này giúp Công ty tránh được rủi ro phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, đồng thời giúp báo cáo tài chính của Công ty phản ánh chính xác tình hình hoạt động kinh doanh.
3.2.3.2. Hạch toán đúng thời điểm đối với các khoản chi phí phát sinh
hàng năm và hạch toán luôn vào chi phí của năm đó không kể đến việc khoản chi phí đó đã được thanh toán hay chưa.
Việc hạch toán đúng thời điểm các khoản chi phí giúp Công ty thực hiện đúng nguyên tắc cơ sở dồn tích và nguyên tắc phù hợp trong hạch toán kế toán, giúp phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong các kỳ hoạt động.
3.2.3.3. Mở các tài khoản, mã đối tượng chi tiết phục vụ kế toán quản trị
Cần mở phân hệ kế toán quản trị song song với kế toán tài chính, đồng thời mở các tài khoản/ mã đối tượng chi tiết đối với các khoản doanh thu, chi phí dự án phục vụ cho công tác kế toán quản trị.
Trên phân hệ kế toán quản trị:
+ Doanh thu tại dự án 115: Mở các tài khoản cấp 3 chi tiết để phản ánh doanh thu khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ: Cụ thể:
TK51111: Doanh thu khu máy TK51112: Doanh thu khu lưu trú
TK51113: Doanh thu phòng khám ngoài giờ
+ Thu nhập khác của dự án 115: Mở tài khoản cấp 2 chi tiết tương ứng của các tài khoản: 711, 721 để phản ánh thu nhập khác khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ.
+ Chi phí dự án 115: Mở tài khoản cấp 3 chi tiết tương ứng của các tài khoản 6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 để phản ánh chi phí hoạt động của khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ.
+ Chi phí khác, thuế thu nhập doanh nghiệp: Mở tài khoản cấp 2 chi tiết tương ứng của các tài khoản 811, 821 để phản ánh chi phí hoạt động của khu máy, khu lưu trú và phòng khám ngoài giờ
+ Mở mã đối tượng từng khu vực thị trường để quản lý doanh thu, chi phí từng khu vực thị trường. Ví dụ:
KV.HCM: Khu vực thị trường TP.HCM KV.TT: Khu vực thị trường Tuyến tỉnh.
hình dịch vụ. Ví dụ: GM: Xạ phẫu Gamma GT: Xạ trị Gia tốc CTMP: CT mô phỏng MN: Mặt nạ LT: Lưu trú HT: Hóa trị LKH: Lập kế hoạch điều trị
Dựa vào việc mở các tài khoản và các mã chi tiết như trên, trên phân hệ kế toán quản trị sẽ lên được sổ tổng hợp, chi tiết và báo cáo tài chính toàn Dự án, từng khu vực thị trường, từng loại hình dịch vụ; Đáp ứng kịp thời và chính xác thông tin hoạt động của Dự án, phục vụ cho việc điều hành Dự án một cách tốt nhất.
3.2.3.4. Thực hiện đúng chế độ trích lập và hạch toán dự phòng khoản phải thu khó đòi
Công ty cần tiến hành rà soát và thực hiện trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 228/2009/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thực hiện việc này giúp Công ty tránh khỏi rủi ro trong thanh tra, quyết toán thuế, giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Căn cứ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
+ Các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn phải thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế giữa hai bên, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết vay nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án/đã chết.
- Tỉ lệ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
Khi có bằng chứng tin cậy về tổn thất nợ phải thu, kế toán tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi, cụ thể:
30% giá trị khoản phải thu khó đòi.
+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm trích lập 50% giá trị khoản phải thu khó đòi.
+ Đối với khoản nợ phải thu khó đòi quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm, trích lập 70% giá trị khoản phải thu khó đòi.
+ Đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên được trích lâp 100% giá trị khoản phải thu khó đòi.
- Sử dụng tài khoản 2293 để hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi tại Công ty. Cụ thể:
+ Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
+ Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334....(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(phần đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí) Có các TK 131, 138, 128, 244...
+ Đối với khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,.... Có TK 711 - Thu nhập khác.
+ Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi: Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244...
Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244...
3.2.4. Hoàn thiện việc tổ chức vận dụng hình thức kế toán
3.2.4.1. Tạo lập đồng bộ các sổ chi tiết và tổng hợp trên phần mềm kế toán
Công ty cần tận dụng phần mềm kế toán Misa trong việc tạo lập các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến TSCĐ và CCDC nhằm giảm khối lượng công