1.2.3.1. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp mình cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
Theo chế độ hiện hành, hiện có 2 hệ thống tài khoản để doanh nghiệp có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 (Phụ lục 1.1) và hệ thống tài khoản ban hành kèm theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 (Phụ lục 1.2) về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ [8,tr.19].
1.2.3.2. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán
Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4,...nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và
phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.
Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
1.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng.
Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp được áp dụng một trong các hình thức kế toán sau:
(1) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; (2) Hình thức kế toán Nhật ký chung; (3) Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; (4) Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
(5) Hình thức kế toán trên máy vi tính [6,tr.198-222].
1.2.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổtheo trìnhtự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kếtoán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất - sổ nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Các loại sổ chủ yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, sổ quỹ, các loại sổ, thẻ chi tiết. Cuối tháng, cuối quý không cần lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có thể kiểm
tra ngay ở dòng cộng cuối tháng, cuối quý.
Ưu điểm của hình thức này: đơn giản rõ ràng, dễ làm, dễ vận dụng, đảm bảo được yêu cầu của việc đối chiếu, lấy số liệu.
Hình thức này có nhược điểm: sử dụng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kế toán cồng kềnh nên không thuận tiện chi việc ghi sổ và phân công kế toán viên.
Điều kiện áp dụng: Phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Sổ Cái (Sơ đồ 1.4).
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Sổ Cái
1.2.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký chung
Ở hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ
Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong sổ cái.
Hình thức này có ưu điểm: đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán (đặc biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác.
Nhược điểm của hình thức này: khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế toán.
Điều kiện áp dụng: Hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 1.5).
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.2.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ở hình thức này căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc, còn cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
Trình tự ghi sổ được tiến hành như sau:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó đăng ký qua chứng từ ghi sổ trước khi làm căn cứ ghi vào sổ cái.
- Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ được ghi vào các sổ hoặc các thẻ chi tiết.
- Cuối tháng phải khoá sổ, tính tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập BCTC.
Ưu điểm của hình thức này: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân công đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ.
Hình thức này có nhược điểm: ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép, việc ghi chép đối chiếu thường dồn vào cuối tháng làm cho báo cáo thường bị chậm ảnh hưởng đến năng xuất và hiệu quả của công tác kế toán.
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra *■ ►
Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
1.2.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký — Chứng từ
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghệp vụ kinh tế tài chính theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc hệ thống hoá các nội dung kinh tế (theo tài khoản). Hình thức có thể kết hợp một phần hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một loại sổ kế toán trong cùng 1 quá trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian và theo đối tượng kế toán). Cuối tháng kế toán không cần lập bảng cân đối tài khoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp ngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ.
ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức này có ưu điểm: tránh việc ghi sổ trùng lắp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế, kết hợp giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, dùng mẫu số bàn cờ nên giảm nhẹ công tác đối chiếu, nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hoá kế toán.
Nhược điểm của hình thức này: mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, đòi hỏi trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Sơ đồ 1.7).
Ghi chú:
Ghi hàng ngày ►
Ghi cuối tháng ►
Đối chiếu, kiểm tra +...k
Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ
1.2.4.5. Hình thức kế toán trên máy tính
Công tác kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong
bốn hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ kế toán: phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán được ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ 1.8).
Ghi chú:
---► Nhập số liệu hàng ngày
⅜∙ In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
<4...> Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.8. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Trình tự ghi sổ của hình thức này như sau:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định định khoản kế toán để nhập dữ liệu vào máy vi tính.
- Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết, cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết
có thể lập báo cáo và đối chiếu.
Hình thức này có ưu điểm: làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng và dễ dàng, tránh được nhầm lẫn.
Nhược điểm của hình thức này: đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổ sung, bảo đảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho ra các số liệu sai lệch. Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế toán.
1.2.5. Tổ chức lập báo cáo tài chính và phân tích báo cáo tài chính
1.2.5.1. TỔ chức lập Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, tùy theo đặc điểm kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng báo cáo tài chính theo một trong hai chế độ kế toán sau:
Thứ nhất: Các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 phải lập các báo cáo tài chính năm gồm :
(1) Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01 - DN)
(2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02- DN) (3) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 03- DN)
(4) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09- DN)
Theo thông tư này, Bảng cân đối kế toán và Thuyết minh báo cáo tài chính được trình bày theo mẫu riêng áp dụng cho doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục và doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động không liên tục.
Thứ hai: Các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 phải lập các báo cáo tài chính năm gồm :
(1) Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01a - DNN)
(2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02- DNN) (3) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09- DNN)
Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập Báo cáo tình hình tài chính theo Mẫu số B01b - DNN thay cho Mẫu số B01a - DNN.
Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 - DNN).
Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành.
Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ,...
1.2.5.2. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính (BCTC) cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định.
Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai BCTC và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định.
Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo BCTC tổng hợp hoặc BCTC hợp nhất phải công khai cả BCTC của các đơn vị kế toán cấp cơ sở và BCTC của các công ty con.
Khi thực hiện công khai BCTC, doanh nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động.
BCTC của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán.
Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai BCTC theo các hình thức sau: (1) Phát hành ấn phẩm
(2) Thông báo bằng văn bản (3) Niêm yết hoặc
(4) Các hình thức khác theo quy định của pháp luật
1.5.2.3. Tổ chức phân tích báo cáo tài chính
BCTC là nguồn thông tin chủ yếu và quan trọng cung cấp cho quản trị tài chính, phục vụ các loại quyết định quản trị tài chính của nhà quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức lập kế hoạch phân tích: Đây là khâu đầu tiên có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác phân tích. Lập kế hoạch phân tích bao gồm việc xác định mục tiêu, chương trình phân tích, nội dung phân tích, phạm vi phân tích, thời gian thực hiện và những thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chỉ tiêu phân tích.
- Tổ chức thực hiện công tác phân tích: Là khâu triển khai kế hoạch phân tích đã đề ra. Khâu này gồm việc thu thập nguồn tài liệu, lựa chọn, tính toán các chỉ tiêu phân tích, xác định nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích. - Tổ chức báo cáo kết quả phân tích: Đây là khâu cuối cùng của phân tích
BCTC. Trên cơ sở các tính toán, phân tích, đưa ra các dự báo, nhà phân tích phải nêu nguyên nhân và trình bày kiến nghị, giúp nhà quản lý có cơ sở tin cậy cho việc ra quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.