1.2.2.1. Khái quát chung về chứng từ và tổ chức chứng từ
Theo Điều 3, Luật kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Cũng theo Luật kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13: “Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền mạng máy tính hoặc trên vật mang tin”.
Như vậy, chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức kế toán, kiểm soát nội bộ vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Cụ thể:
Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ chức kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được công tác kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán.
Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ.
vụ phát sinh.
Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh đồng thời là căn cứ để giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý liên quan.
Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 - Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa thì doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
1.2.2.2. Nguyên tắc tổ ch ức ch ứng từ kế toán
Việc tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, căn cứ vào quy mô sản xuất - kinh doanh, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp.
Thứ hai, căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan.
quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp cho từng loại.
Thứ tư, căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ kế toán và bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng trong ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin cho quản lý.
1.2.2.3. Nội dung tổ ch ức ch ứng từ kế toán
❖ Lựa chọn loại chứng từ
Chế độ chứng từ kế toán được Nhà nước quy định có tính chất chung, liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động và nhiều thành phần kinh tế. Do vậy, cần căn cứ vào quy định của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp để lựa chọn, xác định các loại chứng từ cần phải sử dụng trong công tác kế toán.
❖ Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Chứng từ điện tử phải in ra giấy và lưu trữ như các chứng từ kế toán khác.
❖ Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Khi nhận chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ như các yếu tố của chứng từ, chữ ký trên chứng từ, tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Sau khi chứng từ đã được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ ghi sổ kế toán.
❖ Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
trữ nhằm đảm bảo an toàn tránh mất mát, khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được hủy theo quy định.
Chứng từ kế toán thường xuyên vận động, sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ được xác định từ khâu lập hoặc thu nhận từ bên ngoài đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn là đến khâu hủy chứng từ.
❖Các bước của quá trình luân chuyển chứng từ
Bước 1: Lập hoặc tiếp nhận chứng từ.
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Bước 3: Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán Bước 4: Bảo quản và sử dụng lại chứng từ.
Bước 5: Lưu trữ và tiêu hủy chứng từ [8,tr.18].