trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam
2.3.2.1 Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại vòng kiểm soát thứ nhất
Tại vòng kiểm soát thứ nhất, KSNB trong hoạt động cho vay được thực hiện bởi các cán bộ trực tiếp tham gia trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cho vay. Việc kiểm soát được thực hiện trên cơ sở các kiểm soát viên phê duyệt giao dịch theo các cấp độ trong quy trình cho vay. Kiểm soát viên được quyền phê duyệt theo sự ủy quyền của giám đốc, thực hiện kiểm soát thông qua việc kiểm tra trên hồ sơ chứng từ, đối chiếu giữa hồ sơ giấy - hồ sơ khai báo trên máy và thực hiện phê duyệt.
Việc kiểm soát được thực hiện theo một quy trình thống nhất nhằm đảm bảo kiểm soát tại ba khâu trước, trong và sau khi cho vay:
a. Kiểm soát trước khi cho vay:
(1) Kiểm soát về quy định giới hạn cho vay và thẩm quyền quyết định giới
hạn cho vay:Giới hạn cấp tín dụng được Vietinbank quy định chặt chẽ theo phân
cấp từ Hội sở chính (HĐQT, UBQLRR, HĐTD ở TSC, Tổng giám đốc); chi nhánh là HĐTD cơ sở; Giám đốc chi nhánh; Trưởng phòng giao dịch
(2) Kiếm soát về thẩm định và quyết định cho vay:
Tại NH Công thương, việc thẩm định và quyết định cho vay được phân chia theo 04 trường hợp (Phụ lục 2.2)
Để quyết định cho vay hay từ chối cho vay, cần thực hiện chấm điểm tín dụng và xếp hạng KH: thẩm định mức độ đáp ứng các điều kiện vay vốn của KH trên cơ sở tổng hợp, phân tích các nguồn thông tin, hồ sơ về KH và kết quả thẩm định sơ bộ khi phỏng vấn, tiếp nhận hồ sơ. Tùy theo từng nhu cầu vay vốn cụ thể, cần xác định nội dung và phuơng pháp thẩm định thích hợp để đảm bảo chất luợng và thời gian thẩm định cho một khoản vay. Các vấn đề trọng tâm cần tập trung phân tích khi thẩm định bao gồm:
o Thẩm định tu cách KH
o Thẩm định hoạt động kinh doanh/nghề nghiệp, tình hình tài chính: o Thẩm định phuơng án/dự án vay vốn:
o Thẩm định nguồn và khả năng trả nợ (gốc và lãi) của KH o Thẩm định biện pháp bảo đảm/tài sản bảo đảm
o Thẩm định lợi ích dự kiến; rủi ro, biện pháp kiểm soát rủi ro nếu cho vay
o Xác định số tiền, phuơng thức, lãi suất, thời hạn cho vay, kỳ hạn trả nợ và xem xét điều kiện thanh toán (nếu đồng ý cho vay)
b. Kiểm soát trong khi cho vay:
Bảng 2.4: Nội dung cần Rà soát khi giải ngân của phòng hỗ trợ tín dụng chi nhánh
+ Rà soát việc thực hiện bảo đảm cấp tín dụng: các loại tài sản Cn phải trình TSC quyết định nhận bảo đảm, các truờng hợp chi nhánh phải trình; nguyên tắc nhận TSBĐ là QSD Đất và tài sản gắn liền với đất, bảo hiểm tài sản, mức cấp tín dụng tối đa so với giá trị TSBĐ.
+ Rà soát tuân thủ quyết định tín dụng nhóm 1
+ Rà soát về HĐCTD/HĐBĐ: nguời ký hợp đồng (khách hàng và ngân hàng)
+ Những nhu cầu vốn không được cho vay theo quy định hoạt động cho vay
+ Quy định giải ngân đối với khách hàng có nợ xấu theo quy định chính sách cấp và quản lý GHTD/tín dụng, giải ngân đối với khách hàng đen
+ Quy định thứ tự tham gia vốn vay của NHCT theo tỷ lệ với vốn thuộc sở hữu của khách hàng trong trường hợp cho vay đầu tư dự án/tài sản cố định (nếu nội dung phê duyệt/quyết định tín dụng quy định tỷ lệ vốn vay ngân hàng/vốn thuộc sở hữu của khách hàng.
+ Quy định thời hạn chứng từ giải ngân bù đắp theo quy định trong hoạt động cho vay
- Điều kiện giải ngân
+ Điều kiện giải ngân theo nội dung văn bản quyết định tín dụng
+ Điều kiện giải ngân theo quy định giải ngân của sản phẩm tín dụng/chương trình tín dụng
- Nội dung giải ngân
+ Người đại diện của khách hàng ký GNN là khách hàng/người đại diện theo pháp luật của người khách hàng hoặc người được khách hàng/người đại diện theo pháp luật ủy quyền.
+ Thời hạn giải ngân trong thời hạn giải ngân/thời hạn duy trì hạn mức cho vay/thời hạn duy trì GHTD theo quyết định tín dụng/HĐCV
+ Đồng tiền giải ngân phù hợp với HĐCV
+ Lãi suất tuân thủ quy định: Mức lãi suất, kỳ xác định lãi suất, kỳ thu lãi, Phuơng thức xác định lãi suất, Quy định về lãi suất của sản phẩm tín dụng/chuơng trình tín dụng.
chứng từ khi thực hiện giải ngân và trình cấp có thẩm quyền quyết định giải ngân.
c. Kiểm soát sau khi cho vay:
(1) Kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng khoản vay:
Cán bộ cho vay cần thuờng xuyên theo dõi diễn biến du nợ của KH, trạng thái nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ liên quan đến vụ án,...); thực hiện kiểm tra hồ sơ sau khi cấp khoản vay, yêu cầu KH bổ sung chứng từ còn thiếu theo đúng thời hạn (trong truờng hợp KH đuợc phép nợ chứng từ); kiểm tra việc tuân thủ các cam kết, thỏa thuận trong hợp đồng cho vay; theo dõi chặt chẽ tình hình trả nợ khoản vay, nếu phát hiện KH gặp khó khăn trong việc trả nợ, hoạt động sản xuất kinh doanh gặp khó khăn, cần lập tờ trình đề xuất biện pháp xử lý trình cấp có thẩm quyền để quyết định biện pháp xử lý phù hợp.
Chậm nhất 07 ngày làm việc truớc khi đến hạn trả nợ gốc, lãi, cán bộ cho vay đôn đốc, thông báo (bằng văn bản hoặc các hình thức khác) cho KH thu xếp nguồn trả nợ đúng hạn theo lịch trả nợ đã đuợc thỏa thuận với NH; kiểm tra sử dụng vốn vay theo định kỳ và đột xuất để có biện pháp xử lý kịp thời, việc kiểm tra phải đuợc lập thành Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay.
(2) Kiểm tra giám sát dòng tiền:
Trước khi đến hạn khoản vay, cán bộ cho vay vấn tin tài khoản thanh toán của KH để kiểm tra, giám sát chặt chẽ dòng tiền để phục vụ cho việc thu hồi nợ; định kỳ hàng tháng, cán bộ cho vay in sao kê tài khoản thanh toán của KH, thống kê doanh số phát sinh có, phát sinh nợ trên tài khoản thanh toán của KH và so sánh/đối chiếu với doanh thu và dư nợ để từ đó đánh giá việc thực hiện cam kết của KH theo hợp đồng đã ký kết.
Trong quá trình kiểm tra, giám sát dòng tiền của KH cần lưu ý giám sát các giao dịch giải ngân và thu nợ trong thời gian ngắn với số tiền tương tự tránh trường hợp đảo nợ, đặc biệt kiểm soát các khoản cho vay trong thời gian liền kề với kỳ trả nợ; chú ý giao dịch chuyển tiền cho người thụ hưởng thuộc lĩnh vực kinh doanh bất thường, KH đen,..., tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất các giải pháp xử lý các tình huống có thể xảy ra ảnh hưởng đến việc thu hồi nợ và gây bất lợi cho NHCT.
(3) Kiểm tra tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản bảo đảm (nếu có) của KH:
Định kỳ 6 tháng/lần, cán bộ cho vay kiểm tra toàn diện tình hình quan hệ tín dụng, tiền gửi, tài chính, hoạt động kinh doanh, tài sản bảo đảm của KH; cảnh báo các rủi ro có thể xảy ra giúp Ban Giám đốc chi nhánh có những chính sách, định hướng hoặc các quyết định xử lý trong quan hệ tín dụng đối với KH; kiểm tra đột xuất khi có thông tin bất lợi về KH hoặc ngành hàng, sản phẩm của KH. Kết quả kiểm tra phải được lập thành Biên bản.
Định kỳ 3 tháng/lần kể từ khi nhận tài sản bảo đảm, cán bộ cho vay lập báo cáo trình lãnh đạo phòng về tình hình tài sản bảo đảm; định kỳ tối thiểu 1 lần/năm kể từ khi nhận tài sản bảo đảm, cán bộ kiểm tra trực tiếp thực tế tài sản bảo đảm để đánh giá tình trạng, giá trị, chất lượng, khả năng bán/chuyển nhượng và những rủi ro bất lợi phát sinh ảnh hưởng đến việc xử lý tài sản bảo đảm. Kết quả kiểm tra phải được lập thành Biên bản kiểm tra.
Kết quả khảo sát, đánh giá về công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng tại vòng kiếm soát thứ nhất như bảng 2.5 sau đây.
Nhìn chung, đánh giá về công tác kiểm tra, kiểm soát tại vòng kiểm soát thứ nhất này ở mức khá. Nội dung kiểm tra, kiểm soát tại vòng này tương đối đầy đủ nên được đánh giá ở mức tốt với 3,72 điểm. Bên cạnh đó, quy trình kiểm tra, kiểm soát cũng được tiến hành tương đối chặt chẽ và phù hợp nên được đánh giá ở mức cao với 3,91 điểm. Tuy nhiên, trên thực tế đánh giá về hiệu quả kiểm tra, kiểm soát ở vòng này vẫn chưa cao, chỉ đạt 3,15 điểm (trên trung bình một chút).
thủ, hiện nay chức năng giám sát, phát hiện vấn đề không tuân thủ vẫn đang dựa dẫm vào hệ thống kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ (thuộc vòng kiểm soát thứ hai), thế nhưng với số lượng nhân sự hạn chế, hệ thống kiểm soát nội bộ không thể kiểm soát được một cách toàn diện rủi ro tuân thủ của toàn hệ thống NHCT.
2.3.2.2 Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại vòng kiểm soát thứ hai
hiện cụ thể tại bộ máy kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ máy KTKSNB được tổ chức thành hệ thống thống nhất theo ngành dọc trong hệ thống NHCT gồm Phòng KTKSNB tại Trụ sở chính (có các tổ chuyên đề); Phòng KTKSNB tại các khu vực (có các bộ phận KTKSNB tại chi nhánh trong nước); Phòng KTKSNB tại chi nhánh nước ngoài của NHCT, chức năng nhiệm vụ như trên phần cơ cấu bộ máy đã nêu.
Nội dung kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại vòng kiểm soát thứ hai như sau:
a. Giám sát từ xa
Giám sát từ xa là quá trình bộ máy KTKSNB thực hiện giám sát CN thông qua các công cụ, hệ thống được xây dựng trên cơ sở các quy trình, quy định cụ thể liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình, phát hiện ra các sai lệch trong việc khai báo trên hệ thống, cảnh báo Chi nhánh để kịp thời khắc phục chỉnh sửa. Quy trình giám sát từ xa triển khai thông qua các bước sau:
(1) Thu thập, phân tích thông tin giám sát: Cán bộ KTKSNB khai thác các dữ liệu/số liệu từ các chương trình hỗ trợ giám sát; theo dõi các biến động của Chi nhánh hàng ngày và các thông tin thu thập từ bên ngoài. Một số các chỉ tiêu, dấu hiệu cảnh báo sớm rủi ro được theo dõi bởi KTKSNB (thông qua chương trình giám sát từ xa):
Các khoản giải ngân, thu nợ cho một khách hàng với số tiền bằng nhau trong thời gian ngắn
Các khoản nợ phát sinh nợ quá hạn dưới 10 ngày/các khoản nợ chuyển nhóm nợ liên tục
Các khoản giải ngân bằng tiền mặt cần chú ý Cho vay với lãi suất thấp hơn sàn
Các khoản vay trung dài hạn có lãi suất cố định Các khoản nợ được phân loại nợ thủ công
(2) Xử lý thông tin, đề xuất mâu chọn giám sát, xác minh: Trên cơ sở dữ liệu thu thập đuợc, cán bộ KTKSNB chủ động lựa chọn mẫu chọn giám sát trên cơ sở phân tích các dấu hiệu rủi ro trình lãnh đạo rà soát, phê duyệt mẫu chọn giám sát, xác minh.
(3) Xác minh làm rõ vấn đề nghi vấn: Buớc đầu phân tích thông tin, xác minh tại chỗ thông qua các chuơng trình sẵn có:
Nếu không phát sinh lỗi không tuân thủ, cán bộ KTKSNB lập báo cáo gửi lãnh đạo tổng hợp chung vào báo cáo kết quả giám sát tháng
Nếu phát hiện có vụ việc: thực hiện báo cáo nhanh qua điện thoại hoặc email cho phòng TSC kèm bản scan chứng từ, tài liệu; sau đó hoàn thiện báo cáo vụ việc chi tiết theo mẫu gửi về phòng TSC; dự thảo thông báo cho CN về lỗi vi phạm, khả năng rủi ro và thống nhất kế hoạch KPCS, kế hoạch phòng ngừa, kiểm soát rủi ro.
Truờng hợp thông tin chua rõ, cần phải xác minh thực tế, cán bộ PKV đề xuất, trình lãnh đạo PKV phê duyệt
Truờng hợp thực hiện xác minh tại đơn vị, cán bộ PKV thực hiện thu thập hồ sơ, chứng từ; phỏng vấn cán bộ CN, làm việc trực tiếp với KH,. .Sau khi xác định đuợc kết quả, cán bộ PKV thực hiện nhu trên đối với 2 truờng hợp: (i) Không phát sinh lỗi; (ii) Phát hiện có vụ việc.
b. Kiểm tra trực tiếp
Kiểm tra trực tiếp là việc Đoàn/Tổ kiểm tra thực hiện kiểm tra trực tiếp tại Đơn vị để xem xét tình hình thực tế, đánh giá, nhận xét Đơn vị đuợc kiểm tra, ghi nhận kết quả kiểm tra tại Biên bản kiểm tra đuợc hai bên thông qua.
(1) Xây dựng kế hoạch kiểm tra hàng năm: Căn cứ quy mô hoạt động, mức độ rủi ro, định huớng, kế hoạch, tình hình kinh doanh của các Đơn vị, nghiệp vụ, kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong hệ thống NHCT và các nguồn lực hiện có, phòng KTKSNB TSC sẽ là đầu mối tổng hợp các
đề xuất kiểm tra các mặt nghiệp vụ nói chung và nghiệp vụ tín dụng nói riêng từ các phòng ban nghiệp vụ TSC, phòng KTKSNB Khu vực và Kiểm toán nội bộ. Trên cơ sở đó, phòng KTKSNB TSC sẽ tổng hợp trình Tổng giám đốc/Giám đốc khối QLRR phê duyệt.Sau khi kế hoạch đã đuợc phê duyệt, phòng KTKSNBTSC thông báo kế hoạch kiểm tra năm sau (truớc ngày 25/12) cho các phòng, ban TSC/phòng KTKSNBKV và Chi nhánh để triển khai thực hiện.
(2) Chuẩn bị kiểm tra theo kế hoạch
Khảo sát, lựa chọn, bố trí nhân sự thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra: Căn cứ vào mục đích, yêu cầu của cuộc kiểm tra, Truởng đoàn kiểm tra thực hiện thu thập thông tin/dữ liệu, xác định quy mô, phạm vi để lập đề cuơng kiểm tra; cân đối nguồn lực để đề xuất nhân sự, thời gian thực hiện kiểm tra.
Xây dựng Đề cương kiểm tra :Đề cuơng kiểm tra đuợc lập riêng cho từng cuộc kiểm tra và cho từng Đơn vị đuợc kiểm tra, trình Cấp có thẩm quyền phê duyệt.Nội dung đề cuơng kiểm tra bao gồm: mục đích, yêu cầu, phuơng pháp, thời hiệu và nội dung kiểm tra, qui định về việc lập biên bản và báo cáo kết quả kiểm tra, tổ chức thực hiện kiểm tra nhằm đáp ứng mục tiêu của cuộc kiểm tra.
Lập quyết định kiểm tra: Sau khi hoàn thành xong bố trí nhân sự và xây dựng đề cuơng kiểm tra, Truởng đoàn kiểm tra hoặc cán bộ đuợc giao nhiệm vụ dự thảo Quyết định kiểm tra trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Quyết định kiểm tra sau khi đuợc phê duyệt sẽ đuợc gửi cho Đơn vị đuợc kiểm tra và từng thành viên trong Đoàn kiểm tra.
(3) Thực hiện kiểm tra
Kiểm tra hình thức, nội dung hồ sơ, tài liệu: Kiểm tra, đối chiếu, xác định, đánh giá tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp, sự tuân thủ của hồ sơ pháp lý, hồ sơ cấp tín dụng, hồ sơ tài sản bảo đảm,hồ sơ giải ngân và các tài liệu, chứng
từ khác (sự đầy đủ, sự hợp pháp, hợp lý, thẩm quyền,...) so với quy định của Pháp luật, so với quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ và văn bản chỉ đạo của NHCT trong từng thời kỳ. Đánh giá việc tuân thủ quy chế, quy trình nghiệp vụ của Đơn vị đuợc kiểm tra.
- Hồ sơ pháp lý: Kiểm tra sự đầy đủ, hợp lý, tính hợp pháp của hồ sơ pháp lý theo quy định hiện hành và đặc thù của từng loại hình/quy mô của khách hàng. Trong đó đặc biệt luu ý đến thẩm quyền ký kết hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ và những thay đổi nguời đại diện theo pháp luật.
- Hồ sơ cấp tín dụng: Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ cấp tín dụng theo quy định hiện hành của NHCT; kiểm tra việc tuân thủ thẩm quyền cấp GHTD, cấp khoản tín dụng; rà soát việc thực hiện đầy đủ các khâu trong quá trình thẩm định và phê duyệt cấp tín dụng; đánh giá tính khả thi của phuơng án, dự án kinh doanh của KH, từ đó có kiến nghị độc lập đối với Chi nhánh; kiểm tra hình thức, nội dung của hợp đồng cấp tín dụng, phát hiện các điểm chua chặt chẽ, không đầy đủ tính pháp lý trong hợp đồng cấp tín dụng.
- Hồ sơ tài sản bảo đảm: Kiểm tra thẩm quyền nhận bảo đảm, tính pháp