(i) Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO (Committee Of Sponsoring Organization) - ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận về báo cáo tài chính, là “ một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý” (Victor Z.Brinhk và Herbert Witt,2000) nhằm thực hiện các mục tiêu:
Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC); Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và pháp luật; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả.
Trong định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng, đó là: quá trình, con người, bảo đảm hợp lý và mục tiêu.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: khẳng định kiểm tra kiểm soát là một chuỗi các hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp
và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất, giúp cho doanh nghiệp đạt được mục đích của mình.
+ “Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, quy trình, quy định... mà còn bao gồm những con người trong doanh nghiệp như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên. Chính con người định ra các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm tra kiểm soát và vận hành chúng hướng tới mục tiêu đã định. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cung như trao đổi và hành động một cách nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.” (Trường Đại học Kinh tế thành phố HCM, 2014)
+ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự bảo đảm hợp lý chứ không đảm bảo một cách tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát có thể tồn tại yếu kém, những sai lầm của con người dẫn đến mục tiêu không thực hiện được. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Hơn nữa một trong những nguyên tắc cơ bản để quyết định trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích trong quản lý chi phí cho quá trình kiểm soát. Do vậy người quản lý có thể nhận thực được mọi rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá lớn thì không thể áp dụng các thủ tục kiểm soát.
(ii) Khái niệm về hệ thống KSNB:
Theo qui định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước (NHNN) Việt Nam Theo Điều 3 TT 44/2011/TT - NHNN ngày 29/12/2011 đã ban hành quyết định về kiểm tra kiểm soát nội bộ trong hệ thống Ngân hàng Thương mại Việt Nam thì “Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính
sách, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của TCTD đuợc thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật và đuợc tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện xử lý kịp thời các rủi ro và đạt đuợc yêu cầu đề ra.”
(iii) Khái niệm về công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ: “Là hoạt động giám sát, kiểm tra kiểm soát việc tuân thủ quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ đã đuợc thiết lập; đua ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ” (Truờng Đại học Kinh tế thành phố HCM, 2014).
Theo ISA 315“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt đuợc mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản trị nhằm đạt đuợc các mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát đuợc thực hiện gắn liền với hệ thống kiểm soát nội bộ. Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Từ định nghĩa trên có thể thấy:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị đuợc thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Các đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình để đạt đuợc mục tiêu mong muốn. Quá trình này chính là kiểm soát nội bộ.
Nhu vậy kiểm soát nội bộ là một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đuợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất không tách rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ
chức. Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu.. .mà phải bao gồm cả những con người. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Chính nhà quản lý sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng.
Một hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình. Tuy nhiên mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau. Do vậy, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện: Vì khi vận hành hoạt động kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra nữa.
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hoạt động kiểm soát nội bộ như: những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi kiểm soát nội bộ....Hơn nữa một
nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vuợt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Trong mọi tổ chức, dù có thể đã đầu tu rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hoạt động KSNB nhung vẫn không thể có hoạt động kiểm soát nội bộ hoàn hảo.