Để phân tích tài chính trở thành công cụ hiệu quả trong việc ra quyết định thì hoạt động phân tích tài chính cần phải được tổ chức một cách khoa học, phù hợp với đặc điểm của Nhà máy cũng như đáp ứng được sự quan tâm của từng đối tượng. Muốn hoàn thiện tổ chức hoạt động phân tích tài chính cũng như có thể tăng tần suất phân tích trong một năm thì trước hết cần phải xây dựng một quy trình tổ chức phân tích hợp lý, rõ ràng, minh bạch và thực hiện phân tích theo quy trình đã định, quy trình tổ chức phân tích tài chính doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch phân tích
Đây là giai đoạn có ý nghĩa quyết định phương hướng cũng như hiệu quả của quá trình phân tích.
Trước hết cần xác định được mục tiêu phân tích của mình để từ đó nhận định chính xác, đi sâu vào vấn đề chính, tránh lãng phí thời gian, tiết kiệm chi phí. Hoạt động phân tích tài chính tại công ty nhằm mục tiêu đánh giá thực trạng tài chính của công ty trong thời gian qua đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính cho thời gian tới. Bên cạnh đó, xây dựng được hệ thống báo cáo tài chính để trình lên lãnh đạo cũng
như các cơ quan Nhà nước theo quy định. Như vậy ngoài việc giải trình số liệu về tài chính, các kết quả phân tích còn phải thể hiện được tình hình tài chính của Nhà máy trên từng khía cạnh cụ thể và tìm ra điểm mạnh yếu của tình hình tài chính hiện tại của Nhà máy, tìm ra nguyên nhân gây ra sự suy giảm hay tăng trưởng của khả năng sinh lời cũng như tác động của nó đến kết quả hoạt động của Nhà máy để từ đó dự báo và lập kế hoạch tài chính và làm căn cứ cho việc xây dựng biện pháp khắc phục nhược điểm, chiến lược cũng như phương hướng phát triển cho tương lai.
Sau khi đã xác định được mục tiêu, ta cần lập kế hoạch phân tích bao gồm nội dung phân tích, nguồn nhân lực cho phân tích và thời gian tiến hành phân tích. Nội dung phân tích cần nêu khái quát tình hình tài chính của Nhà máy cũng như phân tích cơ cấu tài chính, phân tích các chỉ tiêu tài chính. Xác định số lượng nhân sự phục vụ cho phân tích, có kế hoạch phân công chi tiết và thông báo đến từng bộ phận, cá nhân theo kế hoạch. Thời gian tiến hành phân tích nên quy định ngay sau khi các Báo cáo tài chính được lập xong và độ dài thời gian cũng cần được xác định rõ ràng.
- Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Chất lượng phân tích tài chính phụ thuộc rất nhiều vào thông tin sử dụng. Thông tin dùng để phân tích cần phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và có tính so sánh.
Sau khi đã có đầy đủ số liệu trong tay các nhà phân tích tiến hành xử lý số liệu, tính toán các chỉ tiêu phân tích. Từ đó, xác định nguyên nhân và tính toán mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến các chỉ tiêu phân tích.
- Bước 3: Tiến hành phân tích
Tiến hành phân tích đầy đủ các nội dung theo mục tiêu đã định. Phân tích khái quát tình hình sản xuất kinh doanh, cơ cấu tài chính cũng như các chỉ tiêu tài chính.
- Bước 4: Dự báo và ra quyết định
Sau khi đã có được kết quả từ xử lý thông tin, các nhà phân tích sẽ xác định và dự đoán những nhân tố tác động và ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty mình. Để từ đó, tổng hợp kết quả, rút ra kết luận, nhận xét về tình hình tài chính
của Nhà máy, đồng thời đưa ra một số biện pháp để phát huy những thành công hiện có cũng như khắc phục những hạn chế còn tồn tại, đưa ra các quyết định, dự báo và lập kế hoạch tài chính cho tương lai.