1.3.5.1 Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - sản lượng - lợi nhuận là kỹ thuật đánh giá ảnh hư ởng của những thay đổi về chi phí đối với lợi nhuận trong doanh nghiệp. Song việc phân tích chỉ có ý nghĩa khi nó được đặt trong những điều kiện giới hạn như:
- Giá bán đon vị sản phẩm không đổi.
- Chi phí phải phân thành định phí và biến phí một cách chính xác.
- Kết cấu sản phẩm cố định khi thay đổi yếu tố chi phí và sản lượng tiêu thụ.
- Mối quan hệ biến động của chi phí, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận là quan hệ tuyến tính.
- Áp dụng phương pháp tính giá trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ nhưng sản lượng sản xuất bằng sản lượng tiêu thụ.
Ứng dụng của mô hình phân tích CVP tập trung các ở nội dung sau:
- Phân tích mức sản lượng c ần thiết để đạt mức lợi nhuận mong muốn.
- Phân tích sự ảnh hư ởng của thay đổi chi phí đến lợi nhuận.
- Phân tích sự ảnh hưởng của kết cấu mặt hàng đối với sự thay đổi của lợi nhuận.
- Phân tích sự thay đổi của giá bán đến lợi nhuận.
Mục tiêu của những ứng dụng phân tích trên là nhằm cung cấp những thông tin c ần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp kịp thời có những quyết định khi có những tình huống kinh doanh thay đổi, giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận tối đa trong điều kiện cho phép.
Để phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận. Kế toán quản trị chi phí thư ờng sử dụng các công cụ phân tích sau:
- Số dư đảm phí: là ph ần chênh lệch giữa doanh thu với biến phí sản xuất kinh
doanh. chỉ tiêu số dư đảm phí có ý nghĩa trong việc vận dụng phân tích mối quan hệ CVP. Số dư đảm phí trước hết dùng để trang trải định phí, phần còn l ại là lợi nhuận thuần của doanh nghiệp. Nó thể hiện phần đóng góp của bộ phận sản phẩm t ạo nên lợi nhuận. Bộ phận nào có số dư đảm phí lớn sẽ có khả năng đóng góp nhiều hơn vào việc gia tăng lợi nhuận.
* Tỷ lệ số dư đảm phí: là chỉ tiêu biểu hiện mối quan hệ bằng số tư ơng đối quan hệ tỷ lệ số dư đảm phí với doanh thu hoặc giữa phần đóng góp với đơn giá bán. Khi đạt mức sản lượng trên điểm hoà vốn, doanh thu tăng lên lợi nhuận sẽ tăng một mức bằng tích tỷ lệ số dư đảm phí với doanh thu.
1.3.5.2 Phân tích thông tin thích hợp để ra các quyết định kinh doanh
Ra quyết định là một trong những chức năng c ơ bản của người quản lý, đó là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp. Sự khó khăn của nhiệm vụ này thường được tăng lên b ởi sự tồn tại không phải chỉ của một hai mà rất nhiều quá trình ho ạt động có thể xảy ra trong mọi tình huống mà doanh nghiệp phải giải quyết.
Một trong những vai trò của kế toán quản trị chi phí là cung cấp thông tin về chi phí để ra quyết định ngắn hạn.
Để phân tích được thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn, thì nhiệm vụ đầu tiên của kế toán là phải thu thập được thông tin về thu nhập và chi phí liên quan đến đối tượng đang xem xét. Đối với doanh nghiệp xây lắp c ần thu thập thông tin liên quan đến công trình, hạng mục công trình. Để thực hiện được việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý của nhà quản trị, thì bộ phận kế toán phải thực hiện các nội dung cơ bản sau:
+ Tổ chức hạ ch toán ban đầu
+ Vận dụng hệ thống sổ kế toán quản trị + Tổ chức thu thập thông tin tư ơng lai
S Tổ chức hạch toán ban đầu: Tổ chức hệ thống chứng từ (có tính chất bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đ y đủ các yếu tố c n thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đ u quan trọng, vừa là c s kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng. Trên c s các thông tin đã thu nhận được, kế toán quản trị tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực hiện kế ho ch, dự toán, xác đ nh các nhân tố ảnh hư ng, những tồn t i và nguyên nhân của nó để đưa ra những giải pháp khắc phục, khai thác tiềm tàng để sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp đ t hiệu quả h n.
S Vận dụng hệ thống sổ kế toán quản trị: Hệ thống sổ trong doanh nghiệp xây lắp gồm 2 lo ại sổ:
Sổ kế toán tổng hợp để ghi chép phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính ở dạng tổng quát
Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết, cụ thể nhằm hệ thống hóa thông tin cụ thể theo từng công trình, hạng mục công trình, theo từng tổ, đội, đon vị thi công phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Tùy theo yêu c ầu quản trị mà có thể thiết kế sổ chi tiết cho phù hợp, và phải đảm bảo các yêu c u:
+ Theo dõi được chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí, kết hợp với việc nhận dạng chi phí biến đổi và chi phí cố định cho từng công trình, hạng mục công trình.
+ Phân tích chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình, đáp ứng yêu c ầu xác định đúng đắn giá phí của từng công trình, hạng mục công trình theo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp.
Theo đó nguyên tắc chung để ghi sổ chi tiết chi phí là:
+ Những chi phí liên quan trực tiếp đến từng công trình, hạng mục công trình khi phát sinh sẽ được phản ánh trực tiếp vào sổ kế toán chi tiết tưong ứng với từng công trình, hạng mục công trình đó.
+ Những chi phí có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình mà không thể tập hợp trực tiếp được thì khi phát sinh được tập hợp chung. Định kỳ phân bổ chi phí này cho các công trình, h ng mục công trình.
S Tổ chức thu thập thông tin tưong lai: Để quản lý chi phí cho các công trình, h ng mục công trình một cách có hiệu quả, các nhà quản tr c n phải dựa vào những thông tin quá khứ và cả những thông tin tư ng lai. hững thông tin tư ng lai sẽ giúp cho doanh nghiệp xây lắp ứng phó được với th trư ng luôn biến động, phân tích chi phí, ho ạch định chiến lược trong tư ong lai phù hợp. Quá trình thu thập thông tin tương lai được tiến hành qua 3 bước cụ thể:
Bước 1: Xác định lo ại thông tin c ần thu thập. C ơ s ở để xác định: - Mục đích sử dụng thông tin của nhà quản trị
- Điều kiện thu thập thông tin: ví dụ chất lượng thông tin thu thập có tương xứng chi phí bỏ ra không.
Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin tương lai trong kế toán quản trị
- Thu thập các thông tin đã thực hiện liên quan đến chỉ tiêu chẳng hạn như thu nhập, chi phí,...qua các báo cáo tổng kết cuối kỳ trước, báo cáo kết quả nghiên cứu, thăm dò thị trư ờng,...mà doanh nghiệp đã thực hiện
- Ước tính kết quả thực hiện chỉ tiêu trong th ời gian tiếp theo dựa vào các định
mức kinh tế kỹ thuật, định mức khoán, kết quả thực hiện kỳ trước,...
Bước 3: Lập báo cáo kế toán quản trị trình bày và cung cấp thông tin tương lai cho nhà quản tr doanh nghiệp (Ví dụ: Bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, bảng phân tích chi phí thích hợp nếu cùng một thời điểm có nhiều công trình; nhà quản tr c n ra quyết đ nh bỏ th u công trình nào có khả năng mang l i lợi nhuận cho doanh nghiệp nhiều hơn)
Các quyết định ngắn h ạn mà nhà quản trị thư ờng gặp: -I- Quyết định lo ại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận
Hầu hết các doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh phụ thuộc hoặc sản xuất kinh doanh nhiều lo ại sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng. Trong quá trình ho ạt động SX-KD đó có bộ phận, sản phẩm hoặc ngành hàng, mặt hàng bị lỗ là điều có thể xảy ra. Có những nhà quản lý cho rằng những bộ phận, sản phẩm, ngành hàng, mặt hàng bị lỗ thì không nên tiếp tục kinh doanh nữa, b ởi vì chúng đã làm giảm lợi nhuận của công ty. Nếu suy luận một cách đơn giản như vậy có thể dẫn đến quyết định sai l ầm. Để có được quyết định đúng đắn, nhanh chóng và kịp thời trong tình huống này, nhà quản trị phải sử dụng thông tin thích hợp để phân tích và đánh giá ảnh hư ng của quyết đ nh đó đến lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp, sau khi phân tích có thể cho nhà quản trị thấy được rằng nếu lo ại bỏ bộ phận, sản phẩm, mặt
việc duy trì ho ạt động đó. Do vậy, có thể thấy việc phân tích thông tin chi phí có ý nghĩa quan trọng đối với các quyết định thuộc lo ại này.
-I- Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài
Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn gặp phải sự lựa chọn giữa việc tự sản xuất hay mua ngoài các linh kiện, các chi tiết, vật liệu hoặc bao bì để lắp ráp, chế tạ o hay đóng gói thành phẩm...
Nếu chất lượng của việc tự sản xuất và mua ngoài là như nhau, thì nguyên tắc để đi đến quyết định tự sản xuất hay mua ngoài là chi phí giữa hai trư òng hợp này nếu bên nào nhỏ hon thì nhà quản trị sẽ lựa chọn.
Để đi đến được quyết định cuối cùng đó, đầu tiên nhà quản trị phải dựa vào thông tin chi phí thích hợp. Trong trưòng hợp tự sản xuất thưòng thì doanh nghiệp phải chịu các khoản chi phí như CPNVLTT; CPNCTT; Biến phí sản xuất chung..., còn phần định phí thì tùy trong từng trư òng hợp để biết được rằng DN có hay không phải gánh ch u khoản đ nh phí đó. C n trong trư ng hợp mua ngoài thì DN không phải ch u các khoản chi phí này. Nếu qua việc phân tích thấy rằng mua ngoài tiết kiệm chi phí hon so với tự sản xuất thì DN sẽ quyết định mua ngoài và ngược lại
-I- Quyết định có nên chấp nhận hay từ chối đon đặt hàng đặc biệt
Trong thực tế với những đon đặt hàng đặc biệt, doanh nghiệp có thể chấp nhận bán với giá bằng hoặc cao hon giá thông thưòng. Tuy nhiên có không ít trư òng hợp mà doanh nghiệp phải đối mặt đó là khi đon đặt hàng đặc biệt với giá thấp hon mức giá thông thưòng. Trong trưòng hợp này, thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết định của nhà quản trị là chi phí biến đổi chênh lệch giữa hai phương án, còn chi phí cố đ nh thì dù doanh nghiệp có chấp nhận đ n đặt hàng đó hay không thì doanh nghiệp vẫn phải chịu.
-I- Các quyết định trong điều kiện sản xuất kinh doanh bị giới hạn
Trong quá trình ho ạt động các doanh nghiệp thưòng gặp phải những khó khăn trong việc lựa chọn quyết định kinh doanh khi các điều kiện sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp bị giới hạn, như bị giới hạn về mặt bằng kinh doanh, bị giới hạn về công
suất hoạt động của máy móc thiết bị, bị giới hạn về nguyên vật liệu cung cấp, bị giới hạn về mức sản phẩm tiêu thụ, bị giới hạn về vốn...
Trường hợp chỉ bị giới hạn b ởi một hoặc hai nhân tố. Do mục tiêu của doanh nghiệp là làm sao tận dụng hết được năng lực của nhân tố có giới hạn để đạt được tổng lợi nhuận cao nhất. Trong trư ờng hợp này doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương án mà cho lãi trên biến phí của nhân tố bị giới hạn cao hơn.
Trường hợp bị giới hạn b ở nhiều nhân tố cùng lúc
Trong trư ờng hợp này phải sử dụng phư ơng pháp phư ơng trình tuyến tính để
lựa chọn phương án tối ưu. Trước hết phải xác định hàm mục tiêu và biểu diễn thành phư ơng trình đại số tuyến tính. Sau đó xác định các điều kiện nhân tố giới hạn và biểu diễn thành phương trình đại số. Từ các phương trình này biểu diễn chúng thành dạng đồ thị. Tìm được vùng tối ưu trên đồ thị chính là phần giao nhau giữa các đường đồ thị và các trục tọa độ. Các góc của vùng tối ưu trên đồ thị chính là c ơ cấu sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp lựa chọn để đ t được lợi nhuận cao nhất khi cùng một lúc b giới h n nhiều nhân tố. `