Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của các đối tuợng kế toán. Đó là thông tin đuợc hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Vì vậy, thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành theo đúng nội dung kinh tế, số liệu, thời gian và địa điểm phát sinh... vào các chứng từ phù hợp. Thu nhận thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, nó có ý nghĩa quyết định tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị kế toán. Để thực hiện điều này thì công việc đầu tiên là phải thiết lập hệ thống chứng từ kế toán.
1.3.2.1. Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán
Để tổ chức thu nhận thông tin kế toán các đơn vị cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ nhất định sử dụng cho một nghiệp vụ cụ thể. Tùy theo quy định của từng quốc gia mà xây dựng biểu mẫu chứng từ cho phù hợp. Tuy nhiên, nội dung và phuơng pháp ghi chép trên chứng từ phải đảm bảo sự thống nhất. Việc xây dựng và quy định biểu mẫu chứng từ kế toán trong ĐVSNCL là một công việc quan trọng nó đảm bảo cho quá trình thu nhận các thông tin kế toán một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán phải đuợc lập theo đúng quy định và ghi chép đầy đủ, kịp thời và đúng sự thật nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Hiện nay, các ĐVSNCL thực hiện kế toán theo hệ thống pháp luật kế toán do Nhà nước ban hành bao gồm Luật Kế toán năm 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ- CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, trước năm ngân sách 2018 áp dụng Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010, từ năm 2018 áp dụng theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Trong lĩnh vực công kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc là những chứng từ kế toán phản ánh các quan hệ giữa các pháp nhân, hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với hệ thống chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất trong tất cả các lĩnh vực. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc, các ĐVSNCL được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các ĐVSNCL nói chung phải thực hiện
đúng nội dung, phương pháp lập chứng từ... Các đơn vị tùy theo đặc điểm, cơ chế quản
lý cũng như số lượng các loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để lựa chọn sử dụng các loại chứng từ kế toán sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của mình.
1.3.2.2. Tổ chức lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán
- Tổ chức lập chứng từ kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập duy nhất một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Tổ chức lập chứng từ kế toán là việc sử dụng các chứng từ kế toán đã được xác định trong danh mục hệ thống chứng từ kế toán mà đơn vị đã lựa chọn và các phương tiện phù hợp để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu (đối với những chứng từ bắt buộc). Các nội dung phản ánh trên
phải liên tục, số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số, không ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì nội dung các liên phải giống nhau.
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký và phải ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ bằng mực đỏ, không được dùng chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền ký hoặc người được ủy quyền ký. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa đầy đủ thì không được ký.
Chứng từ kế toán còn có thể được lập dưới dạng chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung theo quy định của Luật Kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền mạng máy tính và phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ kế toán đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định tới chất lượng của công tác kế toán. Do vậy, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán là rất cần thiết.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động của đơn vị.
Để tổ chức khoa học và hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ, cần phải quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng nhân viên đối với từng loại
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
1.3.2.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Tài liệu kế toán trong đó có chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán, đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi đầy đủ thông tin như tên tập chứng từ, tháng, năm của chững từ và số lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế toán trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào lưu trữ.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp.
Theo Luật Kế toán năm 2015 [7, tr.13], tài liệu kế toán được lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. Phải lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính của đơn vị, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định... trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Phải lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính lịch sử, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.