Một là, thống nhất biểu mẫu chứng từ kế toán trên toàn Trung tâm
Phòng Tài chính - Kế toán cần phối hợp với các phòng tham mưu, các đơn vị trực thuộc để thống nhất biểu mẫu chứng từ kế toán bao gồm hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống biểu mẫu chứng từ tự thiết kế phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu quy định theo Điều 16, Luật kế toán năm 2015 và Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017, đồng thời phù hợp với thực tế tại Trung tâm, trình Tổng Giám đốc phê duyệt, ban hành Quyết định và áp dụng thống nhất chung toàn Trung tâm.
Đồng thời yều cầu các đơn vị và phòng tham mưu nghiêm túc thực hiện Quyết định Tổng Giám đốc ban hành, cán bộ kế toán có nghĩa vụ kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện đó.
ST
T Tên thiết bị
Danh
điểm Côngsuất
Số lượng Tình trạng kỹ thuật Biện pháp khắc phục
Phòng Tài chính - Ke toán thực hiện tổ chức tập huấn cho các cán bộ viên chức trong toàn Trung tâm bằng hình thức họp trực tuyến huớng dẫn về trình tự, quy trình và những giấy tờ cần thiết khi thực hiện thanh toán. Cán bộ kế toán có quyền từ chối thanh toán khi bộ chứng từ thanh toán có hiện tuợng tẩy xóa, không đầy đủ thông tin và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống chứng từ quản lý vật tư
Công tác sửa chữa, thay thế vật tu tại Trung tâm đuợc diễn ra thuờng xuyên, tuy nhiên hệ thống chứng từ nhằm quản lý vật tu phục vụ sửa chữa tàu còn lỏng lẻo, hồ sơ thiếu tính chặt chẽ.
Vì lẽ đó, Trung tâm cần bổ sung, thiếu kế biểu mẫu chứng từ phục vụ quy trình sửa chữa tàu tìm kiếm cứu nạn ví dụ nhu Biểu mẫu 3.1. Ngoài ra, cần có sự phối hợp giữa các bộ phận trực tiếp làm hồ sơ sửa chữa tàu với phòng Tài chính - Kế toán để cán bộ kế toán đôn đốc thực hiện việc hoàn thiện chứng từ Phiếu nhập kho, xuất kho khi sửa chữa. Đồng thời đua ra biện pháp xử lý đối với vật tu cũ thay ra, cần làm Biên bản thu hồi vật tu luu kho và xử lý thanh lý theo quy định.
BIÊN BẢN KHẢO SÁT
(Sự cố: ...)
Căn cứ báo cáo sự cố số ... ngày .... tháng...năm ...của Thuyền trưởng tàu/ ca nô về việc...
Hôm nay, ngày...tháng...năm..., tại tàu/ ca nô, Chúng tôi gồm:
1 ... Chức vụ 2 ... Chức vụ
Tiến hành khảo sát sự cố... theo những nội dung như sau:
Biểu mẫu 3.1. Biên bản khảo sát sự cố tàu
Thứ tư, hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ kế toán
Việc luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý sẽ giúp cho TCCTKT của Trung tâm đáp ứng yêu cầu kịp thời, chính xác, giải ngân không đúng tiến độ.
Chính vì vậy, Trung tâm cần triển khai thực hiện dự toán các nhiệm vụ chi không thường xuyên được giao cụ thể ngay sau khi có quyết định giao dự toán của
Bộ Giao thông vận tải. Nhằm hạn chế tình trạng hồ sơ, chứng từ được luân chuyển đến phòng Tài chính - Kế toán chậm trễ, không đồng đều trong năm.
Thứ năm, lên kế hoạch tiêu hủy chứng từ theo quy định
Việc tiêu hủy chứng từ theo quy định tuy chỉ là một khâu rất nhỏ trong TCCTKT tại đơn vị, tuy nhiên nhằm tránh tình trạng kho bãi bị quá tải, khó khăn trong khâu tìm kiếm hồ sơ chứng từ khi thực hiện tổ chức kiểm tra.
Vì vậy, Trung tâm cần khẩn trương lập kế hoạch và quyết liệt thực hiện tiêu hủy chứng từ theo quy định từ khi thành lập đến nay.