HỢP TÌM KIẾM CỨU NẠN HÀNG HẢI VIỆT NAM
2.4.1. Những kết quả đạt được
Sau thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tế tại Trung tâm, tác giả nhận thấy TCCTKT tại Trung tâm đạt được những kết quả sau:
2.4.1.1. về tổ chức bộ máy kế toán
Thứ nhất, bộ máy kế toán tại Trung tâm được tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán là phù hợp với bộ máy quản lý, góp phần thực hiện tốt chức năng của đơn vị.
Thứ hai, các phần hành kế toán được phân công cụ thể, kế toán viên có thể đảm nhiệm những phần việc của nhau trong trường hợp cần thiết, cho thấy độ linh hoạt, đảm bảo tiến độ giải ngân, các cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, tương đối linh hoạt, tận tâm với công việc.
2.4.1.2. Về tổ chức thu nhận thông tin kế toán
Thứ nhất, danh mục chứng từ kế toán được Trung tâm sử dụng tuân thủ đúng mẫu theo quy định tại thời điểm lập.
Thứ hai, công tác tổ chức thu nhận và lập chứng từ kế toán về cơ bản đáp ứng được yêu cầu, phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ ba, Trung tâm đã tổ chức phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học, thuận tiện cho công tác tìm kiếm, tra cứu chứng từ cũng như đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán tại đơn vị.
Thứ tư, trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện rõ ràng, đầy đủ và khép kín; có sự phân công rõ ràng giữa các phòng ban đảm bảo công tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ kịp thời, chặt chẽ hơn.
Thứ năm, quy trình bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán được Trung tâm thực hiện về cơ bản theo đúng quy định hiện hành.
2.4.1.3. về tổ chức hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán
Thứ nhất, Trung tâm đã xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tương đối phù hợp với điều kiện, đặc điểm của đơn vị theo đúng quy định. Ngoài các tài khoản chi tiết có sẵn trong danh mục, Trung tâm đã mở thêm nhiều tài khoản chi tiết để đáp ứng được nhu cầu quản lý của đơn vị.
Thứ hai, việc hạch toán các nội dung kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, chính xác.
Thứ ba, việc sử dụng phần mềm kế toán MISA đã phần nào giảm thiểu khối lượng công việc cho kế toán viên, đồng thời hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn của kế toán thực hiện thủ công.
Thứ tư, Trung tâm vận dụng hệ thống sổ kế toán theo mô hình Chứng từ Ghi sổ là phù hợp với đặc điểm đặc thù hoạt động của đơn vị; sổ kế toán được mở tương đối đầy đủ và đáp ứng nhu cầu lập báo cáo tài chính.
2.4.1.4. Về tổ chức cung cấp thông tin
Trung tâm chấp hành đúng quy định về chế độ lập báo cáo và công khai tài chính đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu; được lập đúng thời hạn quy định của Bộ Tài chính nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra,
thẩm định quyết toán năm theo đúng quy định của Nhà nuớc, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính tại đơn vị.
2.4.1.5. về tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác tổ chức kiểm tra kế toán đuợc tiến hành bởi hai chủ thể: nội bộ phòng Tài chính - Kế toán và cơ quan chủ quản. Điều này giúp công tác kiểm tra kế toán trở nên khách quan, đảm bảo tính chính xác. Công tác xét duyệt quyết toán của Cục Hàng hải Việt Nam đuợc diễn ra hàng năm giúp đuợc đơn vị rút ra đuợc nhiều kinh nghiệm và hoàn thiện hơn trong công tác TCCTKT.
2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt đuợc thực trạng cho thấy tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm còn một số hạn chế và nguyên nhân, cụ thể nhu sau:
2.4.2.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Thứ nhất, trình độ đội ngũ cán bộ kế toán chưa đồng đều
Trung tâm chua chú trọng đầu tu đào tạo, bồi duỡng đội ngũ cán bộ, việc tuyển dụng nhân sự của đơn vị đôi khi còn dựa trên mối quan hệ quen biết, bên cạnh đó cán bộ kế toán đôi khi còn thụ động, chua dành thời gian cập nhật các chế độ chính sách, những quy định mới để áp dụng vào đơn vị dẫn đến trình độ đội ngũ cán bộ kế toán chua đồng đều.
Nguyên nhân: do quan niệm của lãnh đạo đối với vai trò của kế toán nói chung và bộ máy kế toán nói riêng chua đuợc quan tâm, đánh giá đúng mực, chua hiểu hết đuợc tầm quan trọng của TCCTKT nên chua tập trung nguồn lực để tuyển dụng đội ngũ cán bộ kế toán chất luợng, cũng nhu việc đầu tu phát triển, đào tạo đội ngũ cán bộ chua đuợc chú trọng; công tác tuyển dụng chua chuyên nghiệp.
Thứ hai, phân công bố trí công việc chưa khoa học, hợp lý
Chua chú trọng công tác kế toán quản trị, lập dự toán chua có sự kết hợp giữa các phòng tham muu cũng nhu với các đơn vị trực thuộc dẫn đến tình trạng phòng Tài chính - Kế toán thực hiện gần nhu độc lập việc lập phuơng án tự chủ, dự toán hàng năm.
vẫn xảy ra hiện tượng có cán bộ kế toán phải chịu trách nhiệm quá nhiều mảng công việc, khối lượng công việc quá lớn, bên cạnh đó lại có những cán bộ kế toán có khối lượng công việc khá ít. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguyên nhân:
Do việc phối hợp giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong đơn vị còn chưa chặt chẽ dẫn đến việc thực hiện công tác lập dự toán gặp nhiều khó khăn.
Do năng lực của cán bộ kế toán không được đồng đều nên sự phân công nhiệm vụ chưa thực sự hợp lý.
2.4.2.2. về tổ chức thu nhận thông tin kế toán
Thứ nhất, chưa thống nhất một số biểu mẫu chứng từ kế toán
Trong quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm đã ban hành hệ thống mẫu biểu thống nhất nhưng vẫn còn thiếu một số mẫu như: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán công việc gây ra tình trạng lúng túng cho người thanh toán, bên cạnh đó còn hiện tượng các bộ phận chưa thực hiện nghiệm túc các biểu mẫu chứng từ đã ban hành, ví dụ: giấy đề nghị thanh toán, chứng từ thanh toán công tác phí, thanh toán tiền vật tư, trang thiết bị,...
Nguyên nhân: do sự quan tâm của lãnh đạo về vấn đề này còn nhiều hạn chế, không có sự phối hợp giữa các bộ phận để thống nhất, sửa đổi, bổ sung hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán; đồng thời việc thực hiện theo các theo mẫu biểu đã ban hành của các bộ phận còn hời hợt dẫn đến chứng từ phải sửa đi sửa lại nhiều lần, gây mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Thứ hai, hiện tượng chứng từ không đầy đủ thông tin, tẩy xóa
Một số nghiệp vụ kinh tế còn có chứng từ tẩy xóa, viết tắt làm mất đi tính rõ ràng, chính xác của chứng từ. Ví dụ như: Giấy đi đường của người đi công tác, người thanh toán hay viết thiếu thông tin nội dung đi công tác, cũng như viết thông tin điểm đi, điểm đến không chính xác dẫn đến một vài trường hợp phải tẩy xóa.
Nguyên nhân chủ yếu do người thanh toán thiếu sự nghiên cứu các văn bản hướng dẫn, không hiểu rõ tầm quan trọng của chứng từ kế toán, mặt khác cán bộ kế toán chưa tận tình hướng dẫn cho người thanh toán.
Thứ ba, hệ thống chứng từ về vật tư còn sơ sài
Hệ thống chứng từ về sửa chữa, thay thế vật tư trên tàu của đơn vị còn khá sơ sài, chỉ sử dụng Báo cáo sự cố của tàu, tờ trình đề nghị sửa chữa, không có Biên bản khảo sát, Biên bản thu hồi vật tư cũ sau khi sửa chữa, thay thế. Một số vật tư được sửa chữa, thay thế trực tiếp, không qua nhập kho, xuất kho khiến công tác quản lý vật tư của đơn vị gặp nhiều khó khăn.
Nguyên nhân: do quy trình quản lý vật tư của đơn vị chưa hoàn thiện, vẫn còn hiện tượng mạnh bộ phận nào bộ phận đó làm, không có sự thông báo, kết hợp với bộ phận kế toán.
Thứ tư, việc luân chuyển chứng từ kế toán chưa phù hợp
Các hồ sơ, chứng từ kế toán ban đầu thường được chuyển đến phòng Tài chính - Kế toán tương đối chậm, không đồng đều trong năm, thường tập trung vào cuối năm, đôi khi bị quá tải, ảnh hưởng đến việc khóa sổ và lập báo cáo tài chính năm; bên cạnh đó qua thực tế nghiên cứu tác giả nhận thấy hiện tượng nợ chứng từ còn xảy ra dẫn đến cán bộ kế toán không thể tập hợp đầy đủ chứng từ, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ chứng từ kế toán và kiểm tra kế toán.
Nguyên nhân: do đặc điểm địa lý của các đơn vị trực thuộc ở xa, tàu thường xuyên đi tìm kiếm cứu nạn trên biển, ngoài ra việc triển khai dự toán được thực hiện chủ yếu ở quý 3 hàng năm dẫn đến tình trạng làm hồ sơ chứng từ diễn ra gấp nên việc luân chuyển chứng từ tương đối chậm, phân bổ không đồng đều và phải nợ chứng từ.
Thứ năm, việc tiêu hủy chứng từ chưa được thực hiện
Trung tâm được thành lập từ năm 1996 đến nay, tuy nhiên các chứng từ kế toán vẫn được lưu trữ tại kho và chưa thực hiện việc tiêu hủy chứng từ theo quy định, dẫn đến tình trạng kho bãi bị đầy, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, cũng như tìm kiếm chứng từ kế toán.
Nguyên nhân: Trung tâm trải qua rất nhiều đời lãnh đạo, bên cạnh đó lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến TCCTKT nên có quan niệm ngại xử lý những vấn đề tồn đọng trong quá khứ.
2.4.2.3. về tổ chức hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán
Thứ nhất, hệ thống tài khoản kế toán phục vụ nhu cầu quản trị chưa được chú trọng
Việc tổ chức hệ thống tài khoản phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ tại Trung tâm chua đuợc chú trọng, chua quan tâm đúng mực và chua đáp ứng đuợc nhu cầu cung cấp thông tin khi đuợc lãnh đạo yêu cầu. Cụ thể chua mở mã thống kê và các tài khoản chi tiết sử dụng cho kế toán quản trị.
Nguyên nhân: do Trung tâm chua thiết lập, hoàn thiện đuợc hệ thống tài khoản kế toán phục vụ kế toán quản trị.
Thứ hai, hạch toán chưa đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Một số khoản chi khen thuởng, chi phúc lợi nhu chi tham quan nghỉ mát, chi khen thuởng đột xuất sau khi thực hiện vụ việc tìm kiếm cứu nạn trên biển,... vẫn hạch toán vào chi thuờng xuyên (TK 66121) với mục Khen thuởng, Phúc lợi tập thế, chua hợp lý theo Nghị định 141, các khoản này phải lấy từ các quỹ đã đuợc trích lập nhu Quỹ khen thuởng phúc lợi, quỹ ổn định thu nhập (TK 431) theo tiểu mục Trích lập các Quỹ tại đơn vị.
Nguyên nhân: do trong năm 2017, Nghị định 141 mới có hiệu lực, chua có văn bản huớng dẫn cụ thể, đồng thời thiếu các buổi tập huấn từ các cấp chủ quan nên kế toán có sự lúng túng trong việc hạch toán các Quỹ.
Thứ ba, việc hạch toán hao mòn TSCĐ chưa hợp lý
Việc hạch toán hao mòn TSCĐ tại Trung tâm còn lúng túng. Thực tế TSCĐ đuợc hình thành từ nguồn vốn NSNN cấp nhung đuợc sử dụng cho cả hoạt động sự nghiệp của đơn vị, nhung quá trình hoạt động, không thể tách đuợc số hao mòn của những tài sản này mà đến cuối năm mới hạch toán toàn bộ số hao mòn TSCĐ đồng thời ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (ghi Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ/Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ) mà không tính khấu hao vào chi phí.
Nguyên nhân: do hệ thống chế độ kế toán cho ĐVSNCL vẫn còn nhiều điểm chua hoàn thiện đáp ứng nhu cầu thực tiễn của đơn vị.
Thứ tư, chưa mở các sổ kế toán phục vụ cho công tác quản trị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thực tế tại Trung tâm mới chỉ có bộ sổ phục vụ cho kế toán tài chính, còn sổ phục vụ cho kế toán quản trị chua nhiều. Chính vì vậy để lên đuợc báo cáo quản trị khi lãnh đạo đơn vị cần, kế toán phải nhặt dữ liệu trên các sổ kế toán chi tiết, do đó làm tăng khối luợng và thời gian thực hiện gây khó khăn cho việc cung cấp số liệu báo cáo.
Nguyên nhân: do công tác kế toán quản trị tại Trung tâm không đuợc chú trọng
đầu tu đúng mực nên hệ thống sổ sách kế toán quản trị còn nhiều hạn chế.
Thứ năm, chưa thực hiện phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán
Trung tâm chua thực hiện phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán cho từng nhân viên kế toán dẫn đến kế toán tổng hợp phải thu nhận, hệ thống hóa, xử lý thông tin kế toán lại một lần nữa. Việc này gây mất thời gian, công sức và tạo độ trễ trong việc lập các báo cáo khi có yêu cầu.
Nguyên nhân: do trình độ cán bộ kế toán không đồng đều, chua mạnh mẽ đổi mới, có hiện tuợng sợ việc ghi nội dung, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thống nhất, thiếu chính xác nên Trung tâm chua thực hiện phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán.
Thứ sáu, chưa thiết lập, tận dụng được phần mềm kế toán trong việc theo dõi chi tiết TSCĐ, vật tư
Trung tâm đã theo dõi TSCĐ, vật tu trên excel, việc theo dõi thủ công này gặp rất nhiều khó khăn trong việc theo dõi, tổng hợp TSCĐ, vật tu trên toàn Trung tâm vì có rất nhiều TSCĐ, vật tu đuợc luân chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác. Mặt khác, phần mềm Misa Trung tâm và các đơn vị trực thuộc sử dụng có phần hành kế toán tài sản cố định. Tuy nhiên, do thói quen sử dụng và cập nhật ban đầu không chi tiết nên hiện tại toàn bộ các thông tin liên quan đến TSCĐ, vật tu (tăng, giảm, trích hao mòn, phân bổ chi phí) đuợc theo dõi thủ công và hạch toán vào phần mềm theo số liệu tổng thể. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng chua thiết lập, đặt hàng,
xây dựng được phần mềm kế toán tích hợp công tác tổng hợp, theo dõi TSCĐ, vật tư theo yêu cầu trên toàn Trung tâm.
2.4.2.4. về tổ chức cung cấp thông tin kế toán
Thứ nhất, hệ thống báo cáo chưa phù hợp, hạn chế về mặt cung cấp thông tin
Qua nghiên cứu thực tế tại Trung tâm, chỉ lập một phân hệ báo cáo tài chính để phục vụ công tác quyết toán theo quy định. Tuy nhiên, báo cáo này rất hạn chế về mặt thông tin, không cung cấp thông tin về tình hình tài chính, các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cơ chế hoạt động tự chủ của đơn vị như thế nào dẫn đến khó khăn cho người sử dụng, khó tiếp cận được với các nguồn viện trợ nước ngoài.
Nguyên nhân: do hệ thống báo cáo chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế tại đơn vị.
Thứ hai, việc tổng hợp, hợp nhất BCTC gặp khó khăn nhất định
Việc lập báo cáo tài chính tổng hợp mất nhiều thời gian, kế toán viên phải thực hiện việc khử các nghiệp vụ trùng lặp, đôi khi có sự nhầm lẫn dẫn đến số liệu báo cáo chưa phản ánh chính xác thông tin.
Thứ ba, chưa xây dựng hệ thống báo cáo, phân tích BCTC phục vụ công tác quản trị
Thực tế tại Trung tâm chưa quan tâm đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin quản lý nội bộ của đơn vị, ngoài ra còn chưa chú trọng đến công tác phân tích BCTC, nội dung, trình tự phân tích BCTC còn đơn giản, chủ yếu tập trung vào phân tích nguồn kinh phí và quyết toán nguồn kinh phí. Phương pháp phân tích đơn giản mới chỉ dừng lại ở phương pháp so sánh.
2.4.2.5. Về tổ chức kiểm tra kế toán