2.3.2.1. Thực trạng hệ thống danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán tại Trung tâm
Theo thực tế khảo sát đối với số liệu trước năm 2018 thì nội dung, biểu mẫu chứng từ kế toán, phương pháp lập, ký luân chuyển, kiểm tra chứng từ, quản lý in biểu mẫu chứng từ kế toán và các chứng từ điện tử của Trung tâm thực hiện theo đúng Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 185/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016; Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định một số điều của Luật Kế toán.
Trung tâm dựa vào đặc điểm cụ thể của đơn vị, dựa vào số lượng, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hiện các mẫu biểu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Trung tâm chi tiết tại Phụ lục 2.1. Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị thể hiện đầy đủ ở 4 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động, tiền lương; Chỉ tiêu vật tư; Chỉ tiêu tiền tệ; Chỉ tiêu tài sản cố định.
Để phục vụ công tác quản lý của đơn vị, ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc, Trung tâm đã vận dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán phục vụ cho kế toán quản trị:
- Do đặc thù hoạt động của đơn vị thường xuyên phải điều tàu, canô đi tìm kiếm cứu nạn trên biển nên đơn vị xây dựng biểu mẫu Lệnh điều động tàu, Báo cáo tiêu thụ nhiên liệu, Nhật ký máy, Nhật ký boong để làm chứng từ thanh toán tiền nhiên liệu.
- Đội tàu, canô tìm kiếm cứu nạn có độ tuổi khá cao (bình quân khoảng hơn 10 năm) nên việc sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên diễn ra nên đơn vị đã xây dựng các biểu mẫu Báo cáo sự cố của tàu, Phiếu đề nghị sửa chữa, bảo trì.
- Đơn vị không lập Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương theo mẫu số
C11-HD mà chỉ tính trừ vào lương căn cứ trên bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp lương hàng tháng.
Các chứng từ tại Trung tâm đều được lập trên máy vi tính dạng Words, Excel sau đó in ra giấy; một số chứng từ phiếu thu, phiếu chi, giấy rút dự toán ngân sách được lập và in từ phần mềm kế toán. Đơn vị không sử dụng chứng từ điện tử.
2.3.2.2. Thực trạng lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán tại Trung tâm
Việc lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán tại Trung tâm được thể hiện thông sau lưu đồ quy trình thanh toán sau (Lưu đồ 2.1):
Lưu đồ 2.1. Quy trình thanh toán tại Trung tâm
Bước 1: Tập hợp chứng từ thanh toán.
- Căn cứ tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao và các chi phí thực tế; căn cứ nhu cầu thanh toán, CBCNVC tập hợp chứng từ thanh toán, viết giấy đề nghị thanh toán gửi về phòng Tài chính - Kế toán.
- Khi có nhu cầu thanh toán hoặc phát sinh một nghiệp vụ kinh tế do phòng tham mưu chấp thuận để giải quyết công việc cụ thể nào đó như đi công tác, đi mua vật tư, chi hành chính,... Người thanh toán phải là CBCNVC trong Trung tâm, tập hợp các chứng từ để đề nghị thanh toán.
Bước 2: Lập hồ sơ đề nghị.
Cán bộ trong Trung tâm lập hồ sơ đề nghị và viết giấy đề nghị thanh toán nêu rõ nội dung thanh toán theo mẫu số C 37-HD (Ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ tài chính).
Bước 3: Kiểm tra bộ hồ sơ.
Sau khi nhận đuợc giấy đề nghị thanh toán cùng bộ hồ sơ thanh toán, Công việc kiểm tra lần đầu do các nhân viên kế toán phần hành hoặc kế toán thanh toán thực hiện. Các nhân viên tiến hành kiểm tra nội dung nghiệp vụ của chứng từ, các chỉ tiêu về giá trị, khối luợng, số tiền,...; kế toán căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của trung tâm và các quy định của tài chính, tổng hợp nhu cầu thanh toán theo quy định.
Truờng hợp đề nghị thanh toán không đạt yêu cầu, Kế toán thông báo, trả hồ sơ lại cho cán bộ lập hồ sơ và cùng tìm biện pháp giải quyết.
Bước 4: Lập chứng từ thanh toán.
Bộ hồ sơ sau khi đuợc phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra đầy đủ và phù hợp thì kế toán tiến hành lập chứng từ thanh toán theo quyết định 19 của BTC, kế toán truởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán.
Bước 5. Phê duyệt.
Kế toán viên trình Tổng Giám đốc/Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt các chứng từ thanh toán.
Bước 6. Thanh toán, hạch toán
Kế toán chuyển phiếu chi và chứng từ cho thủ quỹ. Thủ quỹ và CBCNVC ký phiếu thu hoặc phiếu chi xác nhận việc đã thu hoặc chi tiền.
Thủ quỹ chuyển phiếu thu hoặc phiếu chi và chứng từ lại cho kế toán tổng hợp để hạch toán và luu chứng từ theo quy định.
Truớc khi đua vào luu chứng từ, chứng từ sẽ đuợc kiểm tra lần nữa do kế toán tổng hợp thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã đuợc hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Đồng thời kế toán tổng hợp hạch toán, ghi sổ kế toán trên phần mềm kế toán MISA.
Ke toán thực hiện việc thanh quyết toán với CBCNVC có đầy đủ các giấy tờ sau:
Giấy đề nghị thanh toán. Một trong các chứng từ: + Hợp đồng kinh tế (nếu có);
+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao (nếu có); + Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có); + Hoá đơn tài chính;
+ Bảng kê mua hàng;
+ Các chứng từ liên quan khác.
Cuối quý, cuối năm, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính và tổng hợp báo cáo tài chính toàn Trung tâm trình Tổng Giám đốc Trung tâm xác nhận.
2.3.2.3. Thực trạng bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán tại Trung tâm
Việc bảo quản chứng từ kế toán do Phòng TCKT đảm nhận, các chứng từ kế toán sau khi đã đuợc ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều đuợc đóng thành tập, bên ngoài ghi các thông tin về thời gian, số liệu, sau đó đuợc sắp xếp theo từng năm trên các giá, kệ tại kho luu trữ.
Thời gian luu trữ chứng từ của Trung tâm đuợc diễn ra nhu sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ đuợc giữ lại tại Phòng TCKT lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm, nhu chứng từ phiếu thu, phiếu chi, chứng từ tổng hợp các loại, chứng từ nhập - xuất kho, chứng từ ngân hàng kho bạc,... Sau thời hạn đó, kế toán chuyển vào kho luu trữ.
Các chứng từ kế toán tại Trung tâm vẫn đuợc luu trữ tại kho và chua thực hiện tiêu hủy theo quy định hiện hành.