2.3.3.1. Thực trạng xây dựng hệ thống tài khoản tại Trung tâm
Thực tế cho thấy truớc năm 2018 Trung tâm áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ truởng Bộ Tài chính; Thông tu số 185/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính về huớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết
định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định một số điều của Luật Ke toán và Nghị định số 141.
Dựa trên cơ sở đó, Trung tâm đã nghiên cứu và vận dụng các tài khoản chi tiết cần áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trung tâm thường xuyên sử dụng 26/43 tài khoản từ loại 1 đến loại 6 trong Bảng
cân đối tài khoản và 4/7 tài khoản loại 0 ngoài Bảng cân đối tài khoản tại Phụ lục 2.2.
- Đối với tài khoản tài sản thuộc loại 1: Trung tâm đã lựa chọn và sử dụng tương
đối phù hợp theo hệ thống tài khoản quy định ở cả tài khoản tổng hợp và chi tiết. + TK 111 - Tiền mặt để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ. Chi tiết TK 1111 - Tiền mặt Việt Nam.
+ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Chi tiết TK 1121 Tiền Việt Nam, có 2 tài khoản cấp 3: (i) TK 11211 Tiền gửi Kho bạc tại Kho bạc Nhà nước quận Đống Đa (ii) TK 11212 Tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Hàng hải.
+ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Chi tiết TK 1521 - Nhiên liệu, TK 1522 - Vật liệu.
- Loại 2 - Tài sản cố định phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại tài sản cố định hữu hình, vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn, tình hình thực hiện công tác đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán đã sử dụng TK 211 - Tài sản TSCĐ hữu hình, TK 213 - TSCĐ vô hình, TK 214 - Hao mòn TSCĐ, TK 214 - Xây dựng cơ bản.
- Loại 3 - Thanh toán: phản ánh quan hệ thanh toán giữa Trung tâm với Nhà nước, với các đơn vị tổ chức cá nhân bên ngoài và quan hệ mua bán, cung cấp dịch vụ, vật tư, hàng hóa với các đơn vị cấp dưới, với cán bộ, công nhân viên chức và các đối tượng khác, kế toán sử dụng TK 311 - Các khoản phải thu, TK 312 - Tạm ứng, TK 331 - Các khoản phải trả, TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương, TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước, TK 334 - Phải trả công chức, viên chức, TK
336 - Tạm ứng kinh phí, TK 337 - Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau, TK 342 - Thanh toán nội bộ.
- Loại 4 nguồn kinh phí và các quỹ: phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm và quyết toán các nguồn vốn, nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, đơn vị sử dụng TK 421 để hạch toán phần chênh lệch thu, chi hoạt động thuờng xuyên trong năm và không mở thêm TK chi tiết.
+ TK 431 - Các quỹ. Chi tiết TK 4311 - Quỹ khen thuởng, TK 4312 - Quỹ phúc
lợi, TK 4313 - Quỹ ổn định thu nhập, TK 4314 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp;
+ TK 461 nguồn kinh phí hoạt động, TK này đuợc chia thành 3 tài khoản cấp 2 chi tiết theo năm (năm truớc, năm nay và năm sau), đơn vị đã mở tài khoản chi tiết cấp 3 để phản ánh nguồn kinh phí thuờng xuyên, nguồn kinh phí không thuờng xuyên và nguồn kinh phí viện trợ;
+ TK 462 - Nguồn kinh phí dự án;
+ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
- Loại 5 các khoản thu: Trung tâm đã sử dụng đúng tính chất nguồn kinh phí của TK 511 và 531. TK 511 đuợc phản ánh đúng nguồn thu khác, TK 531 phản ánh đầy đủ doanh thu hoạt động dịch vụ của đơn vị.
- Loại 6 các khoản chi, Trung tâm đã mở chi tiết TK 661 Chi hoạt động chi tiết cấp 3 của TK để phản ánh để phản ánh chi thuờng xuyên, chi không thuờng xuyên và chi từ nguồn kinh phí viện trợ tuơng ứng với chi tiết của tài khoản 461, TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh mở để phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh tuơng ứng với TK 531, TK 662 - Chi dự án mở để phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh tuơng ứng với TK 462.
- Loại 0 Tài khoản ngoài bảng: Trung tâm đã sử dụng TK 002 để phản ánh các loại tài sản nhận hộ giữ hộ, TK 005 phản ánh dụng cụ lâu bền đang sử dụng, TK 008 phản ánh số dự toán chi hoạt động, TK 009 phản ánh số dự toán chi dự án.
2.3.3.2. Thực trạng tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán tại Trung tâm
Trung tâm đang sử dụng phần mềm MISA, chương trình phần mềm kế toán này được thiết kế phù hợp với mọi hình thức kế toán, đơn vị đã áp dụng hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 2.3).
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tại Trung tâm
Việc ghi sổ kế toán tiến hành theo trình tự thời gian phát sinh của chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra các yếu tố của chứng từ, độ chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán, xác định bút toán định khoản để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán MISA. Tại Trung tâm chủ yếu chứng từ để hạch toán là Giấy rút dự toán tại Kho bạc, tuy nhiên việc xác định thời gian phát sinh của
chứng từ thường sẽ bị độ trễ nhất định do không thể biết được Kho bạc cho chứng từ được thanh toán vào ngày nào sau khi chứng từ gốc được trả.
Theo quy trình của phần mềm kế toán này, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ gốc, phân loại chứng từ và lập chứng từ ghi sổ, phần mềm sẽ tự động nhập vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan. Việc sửa chữa sổ kế toán khi phát hiện sai sót được thực hiện sửa chữa trực tiếp trên phần mềm ở khâu nhập dữ liệu chứng từ mà không thể hiện bút toán chữa sổ theo quy định chữa sổ của chế độ kế toán HCSN. Kế toán có thể kết xuất số liệu ở bất cứ thời điểm nào.
Cuối kỳ, cuối năm, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết sẽ được tự động thực hiện.
về hệ thống sổ kế toán: trên phần mềm kế toán đã thiết kế sẵn các loại sổ phục vụ công tác kế toán tài chính. Cuối kỳ, cuối năm sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán. Trung tâm chưa thiết kế các mẫu sổ kế toán phục vụ cho công tác kế toán quản trị. Tuy nhiên, tùy vào trường hợp cụ thể, kế toán viên có thể kết xuất số liệu từ phần mềm kế toán ra Excel và lập sổ kế toán phù hợp với công tác quản trị tại đơn vị.
Các sổ kế toán sau khi được ký đầy đủ sẽ được lưu trữ tại đơn vị theo quy định. Ngoài ra, các dữ liệu kế toán trên phần mềm kế toán cũng được sao lưu ra ổ cứng và bảo quản cẩn thận.
Hệ thống các sổ kế toán đang được Trung tâm sử dụng bao gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; - Sổ chi tiết các tài khoản;
- Sổ tiền gửi kho bạc, ngân hàng; - Sổ chi tiết chi hoạt động;
- Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc; - Sổ kho;
- Sổ tài sản cố định; - Sổ chi tiết chi dự án;
Mụ
c Nội dung chi
Thực hiện 2016 (1) Thực hiện 2017 (2) Chênh lệch (2) -(1)
Chi hoạt động thường xuyên (I + II) 144,447,000,0 00 155,803,000,0 00 11,356,000,00 0
- Sổ chi tiết doanh thu;
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; - Sổ theo dõi nguồn kinh phí.