Trên cơ sở đặc điểm là đơn vị có phạm vị hoạt động rộng, có nhiều đơn vị trực thuộc nên hình thức tổ chức công tác kế toán của đơn vị là hình thức vừa phân tán, vừa tập trung (Sơ đồ 2.2).
Tổ chức bộ máy kế toán của Trung tâm gồm có 1 phòng Tài chính - Kế toán tại Trung tâm, 4 bộ phận kế toán (4 phòng Tài vụ) thuộc các đơn vị trực thuộc Trung tâm. Các đơn vị trực thuộc này đều có tu cách pháp nhân, con dấu riêng, đuợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nuớc theo quy định của pháp luật.
Phòng Tài chính - Kế toán hiện có 10 viên chức trong đó có 01 kế toán truởng, 03 phó truởng phòng kế toán, 05 chuyên viên và 01 thủ quỹ, đều đã tốt nghiệp đại học, 100% viên chức tốt nghiệp chuyên ngành kế toán. Phòng Tài chính - Kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng Giám đốc. Kế toán đuợc phân công phụ trách theo phần hành, mỗi kế toán phụ trách nhiều phần hành duới sự chỉ đạo của Truởng phòng kiêm Kế toán truởng.
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại Trung tâm
Tại mỗi đơn vị trực thuộc có phòng Tài vụ (gồm 4 viên chức), có nhiệm vụ tham mưu giúp việc Giám đốc Trung tâm cứu nạn khu vực quản lý và triển khai thực hiện các công tác tài chính, kế toán của đơn vị theo Luật kế toán và các cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước; kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện chính sách, chế độ tài chính kế toán của đơn vị theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán tại Trung tâm như sau:
Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm TCCTKT, chỉ đạo công tác lập dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí, trực tiếp chỉ đạo, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Phòng, là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc về việc kiểm tra, giám sát các hoạt động kế
toán tại Trung tâm. Làm việc với các cơ quan chức năng chuyên môn trong quá trình kiểm tra định kỳ hay đột xuất.
Phó trưởng phòng Tài chính - Ke toán:
Phó trưởng phòng thứ nhất có nhiệm vụ:
Chỉ đạo kiểm tra, xử lý hồ sơ sửa chữa tàu, ca nô tại Trung tâm cứu nạn khu vực III. Lập chứng từ thanh, quyết toán theo quy định và trình Tổng Giám đốc hoặc Cục Hàng hải Việt Nam phê duyệt Quyết toán theo phân cấp;
Chỉ đạo làm các thủ tục liên quan đến thanh toán, quyết toán, báo cáo chi phí các vụ việc tìm kiếm cứu nạn đột xuất của Trung tâm cứu nạn khu vực III; thông báo cho đơn vị và các bộ phận có liên quan sau khi được phê duyệt theo quy định;
Trực tiếp lập phương án tự chủ tài chính từng giai đoạn của toàn Trung tâm để trình các cấp có thẩm quyền theo quy định;
Trực tiếp hoặc hướng dẫn lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm của Trung tâm tại Hà Nội và các Trung tâm cứu nạn khu vực, tổng hợp trình các cấp có thẩm quyền theo quy định.
Phó trưởng phòng thứ hai có nhiệm vụ:
Chỉ đạo kiểm tra, xử lý hồ sơ sửa chữa tàu, ca nô tại Trung tâm cứu nạn khu vực II. Lập chứng từ thanh, quyết toán theo quy định và trình Tổng Giám đốc hoặc Cục Hàng hải Việt Nam phê duyệt Quyết toán theo phân cấp;
Chỉ đạo làm các thủ tục liên quan đến thanh toán, quyết toán, báo cáo chi phí các vụ việc tìm kiếm cứu nạn đột xuất của Trung tâm cứu nạn khu vực II; thông báo cho đơn vị và các bộ phận có liên quan sau khi được phê duyệt theo quy định;
Chỉ đạo công tác theo dõi, quản lý tài sản cố định, vật tư của Trung tâm tại Hà Nội và các Trung tâm cứu nạn khu vực theo quy định;
Phó trưởng phòng thứ ba có nhiệm vụ:
Chỉ đạo kiểm tra, xử lý hồ sơ sửa chữa tàu, ca nô tại Trung tâm cứu nạn khu vực I, IV. Lập chứng từ thanh, quyết toán theo quy định và trình Tổng Giám đốc hoặc Cục Hàng hải Việt Nam phê duyệt Quyết toán theo phân cấp;
Chỉ đạo làm các thủ tục liên quan đến thanh toán, quyết toán, báo cáo chi phí các vụ việc tìm kiếm cứu nạn đột xuất của Trung tâm cứu nạn khu vực I, IV; thông báo cho đơn vị và các bộ phận có liên quan sau khi đuợc phê duyệt theo quy định;
Chỉ đạo công tác lập dự toán đoàn ra, đoàn vào và trình Cục Hàng hải Việt nam phê duyệt Quyết toán theo quy định;
Chỉ đạo công tác thi đua khen thuởng.
Kế toán tổng hợp và kiểm tra: Phụ trách hạch toán kế toán, thực hiện kiểm tra kế toán, rà soát các bút toán hạch toán hàng ngày đúng tính chất, đối tuợng... tại Trung tâm. Lập báo cáo kinh phí tiết kiệm chi của Trung tâm hàng quý, năm theo quy định. Theo dõi, tổng hợp các báo cáo tại Trung tâm và đơn vị trực thuộc.
Kế toán thanh toán: kiểm tra, xử lý hồ sơ thanh toán, lập phiếu chi thanh toán đối với những khoản chi bằng tiền mặt, lập chứng từ rút dự toán NSNN và ủy nhiệm chi theo quy định.
Kế toán thuế, thanh toán tiền lương: kế toán thuế, theo dõi tình hình tăng giảm biên chế quỹ luơng, thanh toán tiền luơng và các chế độ chính sách liên quan đến nguời lao động tại Trung tâm và nắm bắt phần hành này tại tất cả các đơn vị trực thuộc. Theo dõi, tổng hợp báo cáo chi phí này tại Trung tâm và các Trung tâm trực thuộc.
Kế toán vật tư, tài sản cố định (TSCĐ): theo dõi tình hình biến động tài sản cố định, hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ, đồng thời theo dõi việc xuất, nhập vật tu tại Trung tâm, tổng hợp báo cáo vật tu, tài sản toàn Trung tâm.
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại Trung tâm, thu chi quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán về quỹ tiền mặt, định kỳ kiểm kê quỹ.
Do khối luợng công việc tại phòng Tài chính - Kế toán rất lớn nên mỗi kế toán đều phải phụ trách phần thanh toán việc mua sắm tài sản, sửa chữa phuơng tiện tìm kiếm cứu nạn cho các đơn vị trực thuộc, đồng thời các thủ tục liên quan đến thanh toán, quyết toán, báo cáo chi phí các vụ việc tìm kiếm cứu nạn đột xuất của Trung tâm trình Cục Hàng hải Việt Nam phê duyệt.
Đối với kế toán tài sản cố định, ngoài theo dõi nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản cố định phục vụ cho công tác kế toán tài chính, kế toán còn phải sát sao với phòng Tổ chức hành chính để nắm bắt tình hình tài sản thực tế, đồng thời tổng hợp tài sản cố định toàn Trung tâm. Trung tâm không có phần mềm theo dõi tài sản nên việc tổng hợp báo cáo kế toán quản trị rất khó khăn.
Công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho các kế toán tại Trung tâm còn nhiều hạn chế, chưa có kế hoạch đào tạo nội bộ, cập nhật văn bản mới cho toàn bộ cán bộ kế toán trong toàn Trung tâm.