Hiện nay, Nhà nước đã giao quyền tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm cho Trung tâm theo Quyết định số 2347/QĐ-BGTVT ngày 09/8/2017 của Bộ Giao thông vận tải về việc giao quyền tự chủ theo quy định tại Nghị định 141/2016/NĐ- CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ cho Trung tâm, cho nên để đáp ứng yêu cầu quản lý cần hoàn thiện hóa hệ thống sổ kế toán theo quy định. Để đảm bảo, thuận lợi hơn cho việc phân tích hoạt động của Trung tâm trong việc tìm kiếm các nguồn viện trợ từ nước ngoài, Trung tâm khắc phục những hạn chế bằng cách hoàn thiện các điểm sau:
Một là, mở các tài khoản, mã thống kê chi tiết phục vụ kế toán quản trị
Trung tâm cần dựa trên hệ thống tài khoản kế toán quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính để mở các tài khoản/mã thống kê chi tiết phục vụ cho công tác kế toán quản trị.
Trên phân hệ kế toán quản trị:
+ Chi phí hoạt động: Mở các tài khoản cấp 4 chi tiết để phản ánh chi phí hoạt động cho từng đơn vị: Cụ thể:
TK61111.1: Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác nhân viên cho Trung tâm cứu nạn khu vực I
TK61111.2: Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác nhân viên cho Trung tâm cứu nạn khu vực II
Trung tâm cứu nạn khu vực III
TK61111.4: Chi phí tiền luơng, tiền công và chi phí khác nhân viên cho Trung tâm cứu nạn khu vực IV
TK61111.9: Chi phí tiền luơng, tiền công và chi phí khác nhân viên cho Văn phòng Hà Nội.
Tuơng tự, mở các tài khoản chi tiết đối với các TK 612, TK615, TK811. + Mở mã thống kê từng nhiệm vụ chi cụ thể theo Quyết định giao dự toán để quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ đuợc giao. Ví dụ:
Chốt chặn: Nhiệm vụ chốt chặn
TKCN: Nhiệm vụ tìm kiếm cứu nạn đột xuất
SC tàu 27-01: Sửa chữa trên đà định kỳ tàu SAR 27-01, tuơng tự đối với các tàu, cano khác.
Nạo vét KVI: Nạo vét khu nuớc cầu cảng Trung tâm cứu nạn Khu vực I, mở tuơng tự đối với các khu vực còn lại.
Dựa vào việc mở các tài khoản và các mã thống kê chi tiết nhu trên, trên phân hệ kế toán quản trị sẽ lên đuợc sổ tổng hợp, chi tiết và báo cáo quản trị phục vụ công tác quản lý, điều hành của Trung tâm.
Hai là, thực hiện đúng chế độ trích lập và hạch toán các quỹ
Thực hiện việc trích lập các Quỹ theo Nghị định 141 và khi sử dụng các Quỹ cần hạch toán theo đúng bản chất của nó. Cán bộ kế toán phải hạch toán nhu sau:
- Trích Quỹ khen thuởng theo Nghị định 141, kế toán ghi:
+ Căn cứ quyết định trích lập quỹ, Trung tâm làm thủ tục rút dự toán vào TK tiền gửi (quỹ), ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp. Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (mục trích lập quỹ khen thuởng). + Đồng thời phản ánh chi phí trích quỹ, ghi:
Có TK 431-Các quỹ (4311).
- Trích lập các quỹ từ thặng dư của các hoạt động trong năm, ghi: Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Có TK 431 - Các quỹ.
- Khi Quỹ khen thưởng, phúc lợi tăng do được các tổ chức bên ngoài thưởng hoặc hỗ trợ, đóng góp, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 431- Các quỹ (43118, 43121).
- Khi phải bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (kể cả trường hợp
thâm hụt), ghi:
Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế Có TK 431-Các quỹ (4314).
Ba là, điều chỉnh việc hạch toán hao mòn TSCĐ theo đúng bản chất
Thực hiện hạch toán khấu hao và hao mòn TSCĐ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, việc phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ vào sổ kế toán được thực hiện mỗi năm 1 lần vào tháng 12.
Đối với những TSCĐ tại Trung tâm sử dụng vào mục đích sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thì định kỳ phải thực hiện trích khấu hao tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và phải mở sổ chi tiết theo dõi việc trích khấu hao TSCĐ theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ Tài chính như đối với doanh nghiệp, cụ thể nhu sau:
- Đơn vị tính và phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ hình thành bằng nguồn NSNN hoặc nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài dùng cho hoạt động hành chính, hoạt động dự án, ghi:
Nợ các TK 611, 612
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
- Các TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ đơn vị trích khấu hao TSCĐ, ghi:
Ngày , thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải ____________Ghi Nợ TK____________ Ghi Có TK Số hiệ u Ngà y, thán g Tổn g số Chi tiền lương, tiền công và chi khác Chi vật tư, công cụ và dịch vụ đã Chi khấu hao(ha o mòn) TSCĐ Chi khá c A B C D 1 2 3 4 5 6
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
- Tính và phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình hình thành bằng Quỹ phúc lợi (dùng cho hoạt động phúc lợi), ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ (43122)
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. - TSCĐ hình thành bằng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: + Tính hao mòn TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động hành chính), ghi: Nợ TK 611 - Chi phí hoạt động
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Trích khấu hao TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ), ghi:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang, hoặc
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
Cuối năm, phản ánh số khấu hao, hao mòn đã trích (tính) trong năm, ghi: Nợ TK 431- Các quỹ (43142) (số khấu hao và hao mòn đã trích trong năm)
Có TK 421- Thặng du (thâm hụt) lũy kế (4211) (số hao mòn đã tính) Có TK 431- Các quỹ (43141) (số khấu hao đã trích).
Bốn là, mở các sổ kế toán phục vụ kế toán quản trị
Trung tâm xây dựng, bổ sung các sổ kế toán quản trị tại đơn vị nhằm giúp Ban Lãnh đạo nắm đuợc thông tin cần thiết một cách khoa học, nhanh chóng, để đua ra những quyết định quản lý hiệu quả hơn, nhu thiết kế sổ theo dõi chi hoạt động cho từng đơn vị trực thuộc (Biểu mẫu 3.2), Sổ theo dõi thực hiện nhiệm vụ không thuờng xuyên tại kho bạc (Phụ lục 3.1)
Đơn vị: ... Mã QHNS:...
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG CHO TỪNG ĐƠN VỊ
Năm: ...
NGƯỜI LẬP SỔ
(Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG(Ký, họ tên) THU TRƯỞNG ĐƠN VỊ(Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu mẫu 3.2. Sổ chi tiết chi phí hoạt động cho từng đơn vị
- Mục đích: Sổ chi tiết chi phí hoạt động cho từng đơn vị để theo dõi các khoản chi tài chính phát sinh trong năm cho từng đơn vị trực thuộc.
- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:
+ Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản chi phí. + Sổ này được mở để theo dõi riêng cho từng loại chi phí cho từng đơn vị trực thuộc để phục vụ quản trị trong Trung tâm: Chi hoạt động thường xuyên, không thường xuyên do NSNN,...
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ. Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng chứng từ kế toán. Cột 1: Ghi tổng số tiền phát sinh trên chứng từ.
Cột 2 đến cột 5: Căn cứ vào nội dung chi ghi trên chứng từ để ghi vào các mục chi phí tuơng ứng.
Cột 6: Ghi số đuợc phép ghi giảm chi phí.
Cuối tháng, cộng số phát sinh trong tháng, tính toán số lũy kế từ đầu năm.
Năm là, thực hiện phân quyền trên hệ thống phần mềm kế toán
Khi trình độ chuyên môn, kỹ năng và thái độ nghề nghiệp của cán bộ kế toán đuợc nâng cao, bộ máy kế toán tại Trung tâm cần có sự phân công trách nhiệm cho cán bộ kế toán khi sử dụng phần mềm kế toán bằng cách phân quyền cho từng cán bộ kế toán.
Việc phân quyền cần dựa trên các căn cứ sau:
+ Phân chia rõ quyền xem, thêm, sửa, xóa trên chức năng khai báo ban đầu và chức năng nhập liệu, quyền xem và in báo cáo trên chức năng báo cáo.
+ Việc chỉnh sửa cần để lại đầy đủ dấu vết và tuân thủ các quy định của chế độ kế toán.
+ Việc phân chia quyền dựa trên trình độ, phẩm chất, quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ kế toán.
Các cán bộ kế toán phải tự chịu hoàn toàn trách nhiệm dựa trên phần hành kế toán mình đảm nhiệm, phân công, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian trong TCCTKT tại Trung tâm.
Sáu là, ứng dụng công nghệ vào việc quản lý vật tư, TSCĐ
Kiện toàn, hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý vật tu, TSCĐ và phần mềm kế toán trên cùng một hệ thống. Để làm đuợc việc đó, Trung tâm cần đầu tu thuê chính Công ty sản xuất ra phần mềm kế toán Misa thiết lập phần mềm quản lý vật tu, TSCĐ kết hợp với phần mềm kế toán, nhằm thuận tiện cho công tác đối chiếu kiểm tra, theo dõi vật tu, TSCĐ chính xác và kịp thời.