* Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thực hành tiết
kiệm,chống lãng phí; chế độ mua sắm, trang bị và sử dụng xe công, điện thoại, trụ sở làm việc, tài sản công.
* Ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ đi công tác nước
ngoài, chế độ chi tiêu hội nghị và công tác phí; khoán chi hành chính.
* Giao kinh phí tiết kiệm chi từ chi thường xuyên để thực hiện cải cách
tiền lương không thấp hơn mức tiết kiệm do Bộ Tài chính giao.
* Các đơn vị thực hiện việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng
hệ
thống định mức chi phí thực hiện nhiệm vụ, tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu nội bộ sao
cho các nội dung chi tiêu tài chính đều có quy chế hướng dẫn nội bộ rõ ràng, phù
hợp với đặc điểm của đơn vị và quy định của ĐHQGHN, của Nhà nước . - Quy chế thực hiện phải đảm bảo các mục tiêu cụ thể như: quản lý
101
chính, đảm bảo việc chi tiêu tiết kiệm, hợp lý và phù hợp với các chế độ quản lý tài chính hiện hành
- Hệ thống định mức xây dựng phải đảm bảo ổn định, sử dụng được trong một thời gian dài, đảm bảo yêu cầu chi tối thiểu và cần thiết, phù hợp với những phát sinh thực tế của các khoản mục chi phí. Để đảm bảo các yêu cầu trên, quá trình xây dựng định mức chi tiêu tại các đơn vị phải được thực hiện theo các bước sau: Xác định nhu cầu chi cho mỗi mục; tổng hợp nhu cầu chi
cho từng mục để tính tổng mức chi của khoản chi phí thực hiện nhiệm vụ đó; cân
đối nguồn kinh phí và nhu cầu chi để quyết định định mức chi cho các mục. - Thực hiện khoán chi hành chính cho các đơn vị trong trường dựa trên cơ sở nhiệm vụ, số lượng sinh viên các hệ, số lượng cán bộ để định mức chi điện, nước, điên thoại,...có thể tiết kiệm chi phí. Một số khoản chi tiếp khách, hội nghị.. .cần xây dựng định mức phù hợp nhu cầu thực tế và nguồn kinh phí của từng đơn vị.
* Sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các khoản chi, giám sát chặt chẽ để đảm
bảo mỗi khoản chi đều được sử dụng đúng mục đích, phản ánh đúng nội dung kinh tế, phù hợp với quy định của Nhà nước. Bộ phận kế toán các khoa,phòng trong trường phải tập hợp chứng từ đầy đủ và chuyển cho kế toán đơn vị kiểm soát trước khi trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi đã qua các cấp kiểm soát đầy đủ, kế toán mới được phản ánh nghiệp vụ đó vào chi phí.
* Xây dựng quy trình, thủ tục và thời hạn quy định đối với việc thanh
toán đề tài đảm bảo đầy đủ hồ sơ quyết toán và nhằm khắc phục tình trạng nợ đọng kinh phí đề tài chưa quyết toán. Có thể quy định như sau: Chậm nhất trong vòng 15 ngày kể từ ngày nghiệp thu chính thức, chủ trì đề tài (đối với đề tài cấp ĐHQGHN,cấp trường) các khoa và phòng quản lý NCKH có trách nhiệm hoàn tất hồ sơ gửi phòng kế toán của đơn vị để làm thủ tục thanh quyết
102
toán; áp dụng nguyên tắc không duyệt tạm ứng kinh phí đề tài cho chủ trì đề tài nào chưa hoàn tạm ứng của đề tài trước.
* Tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ tài chính và quản lý đề
tài đối với các cán bộ nghiên cứu khoa học chủ chốt.
Kinh phí thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học đều giao tập trung cho các chủ trì đề tài để chủ động chi phí. Tuy nhiên các chủ trì đề tài lại chủ yếu là các các bộ khoa học, kiến thức chuyên môn về tài chính kế toán rất yếu nên hầu như chỉ tập trung vào nhiệm vụ nghiên cứu, còn rất lúng túng trong việc chi tiêu, thường đơn giản hóa các thủ tục tài chính trong quá trình thực hiện đề tài cũng như chậm trễ trong khâu tập hợp đầy đủ chứng từ tài chính để thanh quyết toán đề tài. Điều này dẫn đến việc chi tiêu cho các đề tài không khoa học, kém hiệu quả trong quá trình thực hiện đề tài và cũng là nguyên nhân chính gây nên sự tồn đọng kinh phí nghiên cứu khoa học tại các đơn vị từ năm này sang năm khác. Để khắc phục điều này, cùng với việc xây dựng đầy đủ các định mức đối với đề tài nghiên cứu khoa học, xây dưng các quy trình, thủ tục và thời hạn thanh toán đề tài, nên chăng, các đơn vị hãy tổ chức các lớp hướng dẫn, phổ biến quy định và đào tào ngắn hạn các nghiệp vụ tài chính và quản lý chi phí thực hiện đối với các các bộ khoa học trong các đơn vị trực thuộc. Làm được điều này là đã giải quyết được một hạn chế lớn trong quản lý chi tiêu tài chính vì chi phí nghiên cứu đề tài khoa học chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong chi phí sự nghiệp của đơn vị.
* Tăng cường quản lý và kiểm soát quá trình chấp hành kỷ luật tài
chính trong các trường cũng như toàn ĐHQGHN.
- Quy định rõ chế độ trách nhiệm đối với các cán bộ làm công tác tài chính kế toán tại đơn vị trực thuộc trường, tăng cường kiểm soát trước khi chuẩn chi tại các đơn vị. Để làm được điều này, các trường cần hướng dẫn các đơn vị trực thuộc tiến hành thiết lập các quy trình tác nghiệp, kiểm soát cụ thể
103
cho các nghiệp vụ phát sinh nhằm tránh thực hiện theo tư duy chủ quan của cá nhân người thực hiện như các quy trình kiểm soát các nguồn thu, kiểm soát các khoản chi,.... Các quy trình kiểm soát cần được ban hành thành văn bản, áp dụng thống nhất trong các đơn vị trong từng trường để đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán và đầy đủ, tránh bỏ sót các thao tác nghiệp vụ kiểm soát tài chính cần thiết.
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát kế toán tài chính trong toàn trường cũng như toàn ĐHQGHN một cách thường xuyên, định kỳ, đột xuất theo quy định của Nhà nước.
- ĐHQGHN cần tiến hành đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ,thường xuyên theo quy định hiện hành cũng như hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế tự kiểm tra theo quy định Bộ Tài chính; thực hiện chế độ công khai theo quy định Nhà nước.
- Đối với các khoản công nợ phải thu, phải trả thì yêu cầu đối chiếu, xác nhận công nợ theo định kỳ là rất cần thiết. Thực hiện được công tác này giúp các đơn vị xác định được tính đúng đắn của mỗi khoản công nợ, phát hiện và điều chỉnh kịp thời các khoản công nợ tồn đọng, xác định được tính chất luân chuyển của khoản nợ như nợ thông thường, nợ khó đòi, nợ phải trả,... Vì thế, định kỳ hàng quý, năm, kế toán mỗi đơn vị phải thực hiện nghiêm túc việc đối chiếu công nợ với tất cả các đối tượng công nợ. Khi đối chiếu xong phải có biên bản xác nhấn giữa các bên đầy đủ để làm cơ sở chứng minh cho số liệu ghi sổ kế toán là đúng đắn hnặc để điều chỉnh nếu phát hiện
104