3.2.2.1. Phát triển công tác thu thập, lưu trữ thông tin
Trong thanh toán tín dụng chứng từ, rủi ro có thể xảy ra bất kỳ khi nào và bất kỳ lúc nào. Để hạn chế rủi ro, một trong những biện pháp nên thực hiện tại VCB đó là thu thập dữ liệu, sưu tầm và phân tích thông tin về khách hàng, các ngân hàng, thị trường và các tình huống đã phát sinh rủi ro để từ đó rút kinh nghiệm và đưa ra giải pháp phòng ngừa hay đối phó hiệu quả nhất. Các thông tin sau khi được thu thập và xử lý xong nên được tập hợp trên hệ thống dữ liệu của ngân hàng và có thể cung cấp cho toàn hàng. Những thông tin cần có trong hệ thống dữ liệu gồm:
> Một là, thông tin của khách hàng
Đối với ngân hàng, việc nắm bắt rõ thông tin của khách hàng là hết sức quan trọng. Như đã phân tích ở trên, khi ra quyết định mở LC hoặc chiết khấu bộ chứng từ cho khách hàng, ngân hàng cần quan tâm đến năng lực tài chính, uy tín và mức độ trung thành của khách hàng. Các thông tin này nên được tập hợp từ thời điểm bắt đầu phát sinh giao dịch với khách hàng và cập nhật thường xuyên, có thể tìm hiểu thêm thông tin về giao dịch của khách hàng tại các ngân hàng bạn.Điều này không những giúp ngân hàng nắm được đặc tính khách hàng mà còn giúp có cái nhìn tổng quát về các giao dịch đã phát sinh với khàng hàng từ đó nhận được các điểm bất thường (nếu có).
> Hai là, thông tin về ngân hàng
Trong các giao dịch thanh toán quốc tế, thông tin về ngân hàng là rất quan trọng và cần thiết (với các giao dịch chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu, theo quy định của VCB một trong những nhân tố quyết định để có thực hiện chiết khấu cho khách hàng hay không là mức độ uy tín, xếp hạng tín dụng của ngân hàng phát hành). Với nguồn thông tin đã thu thập được của các ngân hàng, VCB có
thể tư vấn cho khách hàng chọn NHTB và ngân hàng thanh toán phù hợp (ngân hàng có quan hệ đại lý với VCB để qua trình thông báo LC, thanh toán diễn ra nhanh chóng, dễ dàng tra soát), tư vấn lựa chọn ngân hàng phát hành (với giao dịch xuất) có uy tín, năng lực tài chính tốt và phù hợp với các tiêu chí để thực hiện chiết khấu bộ chứng từ cho khách hàng (nếu cần).
Để thu thập thông tin về ngân hàng, ngoài lịch sử giao dịch, thông tin về tình hình của các ngân hàng có thể được cập nhật thông qua phòng định chế tài chính.
3.2.2.2 .Hiện đại hóa công nghệ ngân hàng
Công nghệ tin học có thể coi là chiếc chìa khóa dẫn đến thành công của hoạt động ngân hàng, việc hiện đại hóa hoạt động ngân hàng vì vậy không thể tách rời công nghệ tin học.Để mở rộng cho việc tài trợ XNK đòi hỏi ngân hàng cần trang bị cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị hiện đại phù hợp với yêu cầu thị trường. Cơ sở vật chất hiện đại, công nghệ ngân hàng tiên tiến là đòn bẩy của sự phát triển, ngân hàng cần có kế hoạch cho các dự án hiện đại hóa công nghệ và tranh thủ sự quan tâm của Chính phủ, NHNN, các tổ chức.
Việc đổi mới công nghệ thanh toán hiện đại giúp ngân hàng nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo cơ hội cho ngân hàng hội nhập thành công với khu vực và thế giới. Chính vì vậy phát triển công nghệ ngân hàng có thể được xem như khâu đột phá quan trọng trong hoạt động của ngân hàng, thông qua đó tận dụng được những lợi thế sẵn có, cải thiện hoạt động của mình dựa trên nền tảng công nghệ thông tin. Hơn nữa, nghiệp vụ thanh toán L/C phức tạp, ngoài trinh độ cán bộ thanh toán quốc tế, thì ứng dụng công nghệ tiên tiến vào thanh toán quốc tế sẽ góp phần hạn chế rủi ro cho ngân hàng.
Hiện tại, Vietcombank đang sử dụng phần mềm Sharepoint và TF từ năm 2010, trong khi Techcombank đã áp dụng phần mềm Teminos 24 từ năm 2001 cũng như triển khai ECM luân chuyển luồng chứng từ và điện từ hội sở về chi nhánh cũng như chiều ngược lại. Do đó, Vietcombank cần chú trọng đầu tư vào công nghệ để tăng sức cạnh tranh của mình, cụ thể như sau:
Triển khai dần hoạt động ngân hàng ảo: ngân hàng ảo là ngân hàng mà dich vụ được cung cấp qua phương tiện kỹ thuật hiện đại, khách hàng không cần đến trực tiếp ngân hàng mà vẫn có thể thực hiện giao dịch trực tiếp với ngân hàng qua mạng Internet , dịch vụ này đã được một số ngân hàng thực hiện như HSBC, cho phép doanh nghiệp nhập khẩu gửi đơn yêu cầu, hồ sơ cần thiết để mở L/C, hay xuất trình chứng từ điện tử, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí giao dịch, tăng sức cạnh tranh của Vietcombank với ngân hàng khác đặc biệt là ngân hàng nước ngoài.
Đầu tư cơ sở hạ tầng đồng bộ với công nghệ thanh toán bằng việc nâng cấp hệ thống mạng và đường truyền Internet nội bộ nhằm thực hiện tốt công tác quản lý khách hàng, bảo mật thông tin, lưu trữ hồ sơ, cũng như giảm thiểu thời gian giao dịch cho khách hàng tránh trường hợp có công nghệ hiện đại nhưng không thể sử dụng được do yếu kém về hạ tầng kỹ thuật, gây lãng phí.
Khai thác tối đa tính năng và hiệu quả sử dụng trên cơ sở vật chất sẵn có, tránh tình trạng mua công nghệ hiện đại về chỉ để đánh bóng tên tuổi, gây lãng phí nguồn lực.
Ngân hàng cần lập ra bộ phận chuyên trách nghiên cứu và ứng dụng công nghệ hiện đại. Bộ phận này có trách nhiệm nghiên cứu các công nghệ ngân hàng hiện đại trên thế giới, nghiên cứu khả năng áp dụng công nghệ của ngân hàng mình để có thể đổi mới công nghệ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bên cạnh việc đầu tư công nghệ mới, Vietcombank cần hiện đại hóa yếu tố con người bằng việc xây dựng những chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho các cán bộ kỹ thuật tin học nhằm hiểu rõ chương trình đang vận hành và có điều kiện tiếp xúc với các chương trình đang vận hành và có điều kiện tiếp xúc với các chương trình công nghệ hiện đại, hỗ trợ tốt nhất cho cán bộ nghiệp vụ, nhất là cán bộ thanh toán quốc tế trong quá trình tác nghiệp.
Hiện tại Vietcombank cũng đã trong quá trình đổi mới lõi Core banking cũng như công cụ quản trị và phân tích dữ liệu (Data appliance), triển khai phân quyền truy cập hệ thống trài trợ thương mại và các hệ thống khắc phục khác. Từ cuối năm 2016, bản thân phòng Tài trợ thương mại cũng đang triển khai dự án nâng cấp TF- chương trình chính được áp dụng trong hoạt động tài trợ thương mại để cái tiến những lỗi thời trong công nghệ cũ, đáp ứng đo lường SLA và hạn chế rủi ro trong tác nghiệp. Đặc biệt đề xuất triển khai thêm các công nghệ quét AMLOCK để nhận diện các ngân hàng, khách hàng, mặt hàng, cảng, bên thứ ba đã được ghi nhận rủi ro hay cấm vận để hạn chế tình trạng tài trợ cho các bộ chứng từ có các lô hàng liên quan đến các đối tượng trên.
Cải tiến và đổi mới công nghệ ngân hàng không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ, mở ra nhiều dịch vụ mới, thúc đẩy hoạt động kinh doanh ngân hàng, mà còn giảm chi phí lao động, tăng sức cạnh tranh và hạn chế tới mức tối đa rủi ro trong kinh doanh ngân hàng.
3.2.2.3. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đồng đều hóa trình độ đội ngũ thanh toán viên
Nguồn nhân lực là yếu tố nền tảng cho sự phát triển của mỗi ngân hàng. Trong khi đó, hoạt động tài trợ XNK là hoạt động phức tạp đòi hỏi nguồn lao động có chất lượng cao và đồng đều. Hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương cần phải mở rộng hiểu biết thị trường thế giới, nắm bắt sự biến động của tình hình kinh tế, chính trị xã hội của các nước, am hiểu thông lệ và tập quán quốc tế. Cán bộ làm công tác tài trợ XNK không chỉ cần một kiến thức nền tảng vững chắc, am hiểu tường tận các điều khoản UCP 600, ISBP745, nắm được pháp luật, tập quán và thực tiễn hoạt động ngân hàng của từng nước, từng khu vực để có khả năng tư vấn cho khách hàng, khả năng thành thạo trong công việc mà còn kỹ năng mềm như giao tiếp tự tin, nhanh nhạy, nắm bắt được nhu cầu khách hàng.
Đội ngũ cán bộ tại VCB cho đến nay vẫn được đánh giá cao trong ngành ngân hàng ở Việt Nam. Không chỉ giỏi về nghiệp vụ, đội ngũ cán bộ còn có các kỹ năng cần thiết để làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, hiện đại. Tuy nhiên, với xu thế phát triển cạnh tranh hiện nay thì VCB cần có những chiến lược giải pháp phát triển nguồn nhân lực hơn nữa, cụ thể:
- Tiếp tục nâng cao kiến thức chuyên đề: TTQT, TTTM, am hiểu tính ưu việt từng sản phẩm tài trợ cũng như kỹ năng chăm sóc khách hàng, kiến thức pháp luật, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên phụ trách tài trợ XNK và TTQT. VCB cần tổ chức những khóa học để đào tạo và bổ xung kiến thức cho đội ngũ nhân viên, đặc biệt cán bộ TTQT.
- Nâng cao chất lượng thẩm định đánh giá khách hàng của thanh toán viên. Cán bộ không chỉ quan tâm phân tích, đánh giá năng lực tài chính, phương án kinh doanh của khách hàng mà còn phải đặc biệt quan tâm tới tư cách đạo đức của khách hàng mở L/C cũng như các đối tác nước ngoài của khách hàng.
- Đi sâu và chuyên môn hóa từng nghiệp vụ, phân công chuyên môn hóa từng nghiệp vụ cho từng cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của từng người cũng như hiệu quả chung của tập thể.
- Có những biện pháp hỗ trợ hợp lý về thời gian và chi phí để tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên nâng cao khả năng ngoại ngữ, không chỉ tiếng Anh mà còn một số ngoại ngữ thông dụng khác như tiếng Pháp, Trung..để tạo điều kiện cho việc thẩm định và kiểm tra chứng từ giao dịch đối với các đối tác ở nhiều khu vực ngôn ngữ khác nhau được thuận lợi.
- Ngoài các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, chi nhánh cũng cần coi trọng phát triển và bồi dưỡng phẩm chất đạo đức cũng như các kỹ năng mềm cho cán bộ nhân viên như kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, giải quyết mâu thuẫn. Công tác bồi dưỡng phẩm chất đạo đức đòi hỏi chi nhánh tăng cường việc kiểm tra kiểm soát của Ban lãnh đạo nhằm tạo thói quen chấp hành quy định nội quy của tổ chức.
- Đề ra các chính sách đãi ngộ khen thưởng hợp lý, cụ thể và công bằng đối với những cán bộ có đóng góp tích cực trong hoạt động, và có những thành tích nổi bật trong hoạt động kinh donah nhằm khuyến khích nhân viên công tác tốt. Việc trả lương, thưởng có thể dựa trên kết quả số lượng, chất lượng công việc, tạo động lực cho cán bộ nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
3.2.2.4. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát
Đặc thù của ngành ngân hàng là hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, những biến động trong hoạt động kinh doanh ngân hàng có khả năng chi phối đền mọi hoạt động khác của nền kinh tế, sự phá sản của một ngân hàng có thể kéo theo sự đổ vỡ dây chuyền trong toàn bộ hệ thống ngân tài chính và ảnh hường đến toàn bộ nền kinh tế. Chính vì vậy, sự an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng không chỉ là vấn đề của ngân hàng mà còn là mối quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nước và của toàn xã hội.
Hoạt động tài trợ thương mại là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro của ngân hàng, do đó để ngăn ngừa, hạn chế những tổn thất xảy ra trong quá trình thực hiện thì trước hết bản thân VCB phái thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát trong nội bộ của mình, trong đó đặc biệt cần chú ý tới các công việc:
- Xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro hiệu quả. Việc xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ giúp VCB thu thập được thông tin, trích lập dự phòng hợp lý để có thể thực hiện được những nghiệp vụ có tính rủi ro cao như L/C xác nhận, chiết khấu miễn truy đòi hay các L/C đặc biệt để đa dạng hóa các danh mục sản phẩm:
• Xây dựng hệ thống đánh giá xếp hạng tín nhiệm nội bộ khách hàng chính xác, khách quan. Để làm được điều này thì phòng TTQT tại chi nhánh cần phối hợp với phòng tín dụng để thẩm định năng lực tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng để xác định tỷ lệ ký quỹ phù hợp. Việc cho phép một tỷ lệ ký quỹ thấp hoặc miễn ký quỹ sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho ngân hàng nhưng lại đẩy ngân hàng vào trạng thái rủi ro trong trường hợp nhà nhập khẩu không chịu thanh toán cho
ngân hàng. Mức ký quỹ nên được xác định căn cứ vào quan hệ giữa ngân hàng với khách hàng, năng lực tài chính và khả năng tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Ngoài ra, việc đánh giá mức độ tín nhiệm khách hàng cũng tạo cơ sở cho Vietcombank khi xem xét có nên cung cấp các sản phẩm tài trợ xuất nhập khẩu cho khách hàng hay không, tránh rủi ro cho ngân hàng, nhất là trong bối cảnh nợ xấu cao như hiện nay.
• Ngân hàng cần có những biện pháp hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng là doanh nghiệp nhập khẩu tránh được các điều khoản bất lợi do phía đối tác đưa ra. Thực hiện nghiệp vụ tư vấn vừa có tác dụng nâng cao sự tín nhiệm với khách hàng, giúp khách hàng tránh được rủi ro sau này, vừa giúp ngân hàng đảm bảo được phần nào khả năng thanh toán của khách hàng.
• Uy tín của Vietcombank đã được công nhận, chính vì vậy mà ngân hàng là địa chỉ tin cậy để thực hiện nghiệp vụ xác nhận L/C. Tuy nhiên, theo UCP 600 trách nhiệm của NHPH và NHXN là như nhau đối với việc thanh toán và gánh chịu rủi ro. Vì vậy,Vietcombank cần thận trọng, chỉ thực hiện xác nhận L/C khi chắc chắn được khả năng thanh toán của NHPH để đảm bảo uy tín và tránh rủi ro cho ngân hàng.
- Xây dựng và thực hiện hệ thống kiểm soát tình hình chấp hành các nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức và tuân thủ nguyên tắc kiểm soát nội bộ, áp dụng các biện pháp khen thưởng với những cá nhân, bộ phận chấp hành tốt và ngược lại cũng có những hình thức xử lý với các trường hợp vi phạm.
- Nâng cao trình độ cho các cán bộ làm công tác kiểm soát, giúp họ có đủ kỹ năng cần thiết trên các mặt nghiệp vụ để phục vụ công tác được giao có chất lượng và hiệu quả. Cán bộ trường khi làm công tác kiểm tra, giám sát nội bộ phải được phân công làm cồn tác thanh toán quốc tế và tài trợ XNK một thời gian để nắm bắt thực tế.
- Ban Lãnh đạo Chi nhánh cần có quy chế cụ thể cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ, trang bị đầy đủ phương tiện làm viêc, cung cấp kịp thời đầy đủ các văn bản, chế độ kiên quan đến từng mảng nghiệp vụ.
- Việc kiểm tra giảm sát nội bộ phải được phối hợp hiệu quả với công tác kiểm tra, giám sát của các cơ quan giám sát ngân hàng, như vậy VCB vừa nâng cao được tính an toàn của nghiệp vụ lại vừa đảm bảo không vi phạm những quy định của NHNN và của Chính phủ.
3.2.2.5. Mở rộng hiệu quả mạng lưới ngân hàng đại lý
Hệ thống ngân hàng đại lý có ý nghĩa quan trọng trong việc triển khai hoạt động thanh toán quốc tế có hiệu quả.Với các ngân hàng có đại lý rộng khắp thì hoạt động thanh toán quốc tế sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Hiện tại, VCB có quan hệ đại lý với hơn 1700 ngân hàng trên khắp thế giới do dó nghiệp vụ TTQT-TTTM