7. Ý nghĩa khoa học của đề tài
2.2.1. Tổng quan về công tác lập dự toán tổng thể tại Công ty
2.2.1.1. Kỳ lập dự toán tại Công ty
Tại Công ty CP Thủy điện Vĩnh Sơn- Sông Hinh, công tác lập dự toán tổng thể được lập định kỳ hàng năm. Vào cuối quý IV của năm hiện tại, Công ty sẽ thực hiện việc lập dự toán tổng thể cho năm tiếp theo. Dựa vào số liệu và tình hình thực tế, các Bộ phận được phân công lập dự toán tiến hành lập dự toán sản xuất, kinh doanh cho năm tiếp theo.
2.2.1.2. Vai trò và nguyên tắc lập dự toán tổng thể tại Công ty
- Vai trò lập dự toán tổng thể tại Công ty
Hàng năm, Dự toán được xây dựng cho toàn Công ty và giao cho từng bộ phận trong Công ty thực hiện công tác lập, thể hiện mục tiêu sản xuất, kinh doanh, xây dựng của doanh nghiệp trong năm kế tiếp thông qua kế hoạch doanh thu và lợi nhuận, các kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố, vận hành và bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, công trình, xây dựng, chi phí liên quan đến quản lý và vận hành doanh nghiệp, doanh thu và lợi nhuận... Dự toán đã định lượng kỳ vọng của nhà quản lý về doanh thu, các luồng tiền và chi phí trong tương lai.
Công tác lập dự toán tổng thể đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Dự toán thể hiện phương hướng, mục tiêu sản xuất kinh doanh của Ban điều hành trong năm. Dự toán là cơ sở để các cổ đông đánh giá hiệu quả công việc của Hội đồng quản trị, Ban điều hành Công ty. Dự toán giúp các Bộ phận, phòng Ban, Ban QLDA có cơ sở để triển khai thực hiện các công việc, giúp cho các Bộ phận có kế hoạch để huy động, phân bổ, điều phối nhân sự và các nguồn lực cho phù hợp. Dự toán là thước đo hữu ích giúp cho Ban điều hành đánh giá hiệu quả làm việc của các
Bộ phận. Dự toán giúp cho các Bộ phận, người lao động tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của Bộ phận mình. Dự toán cũng là cơ sở để các Ban thi đua đánh giá thành tích và kết quả công việc của từng cá nhân để đưa ra kết quả thành tích hàng năm hợp lý, có cơ sở khen thưởng phù hợp.
Với tầm quan trọng như vậy, đòi hỏi công tác lập dự toán phải đảm bảo tính chính xác, nhằm làm tiêu chuẩn để đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch. Vì vậy, ngoài việc sử dụng thông tin bên trong doanh nghiệp, Công ty cần phải thu thập, sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp để kết hợp đưa ra dự toán hợp lý, chính xác, hiệu quả, đảm bảo tình hình thực tế tại Công ty.
- Nguyên tắc lập dự toán tổng thể:
+ Công tác lập dự toán đã đưa ra các mục tiêu, chỉ tiêu định lượng cần phải đạt được trong năm, các mục tiêu tương đối rõ ràng giúp các bộ phận trong tổ chức thực hiện.
+ Dự toán được theo dõi thường xuyên, được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế diễn ra trong năm kế hoạch vì dự toán chứa yếu tố không chắc chắn, hơn nữa môi trường sản xuất kinh doanh luôn biến động.
+ Đã thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện dự toán và theo dõi tổng thể hoạt động để so sánh với thực tế, điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo tính linh hoạt của báo cáo dự toán.
+ Các kế hoạch được lập dựa trên số liệu của năm trước liền kề, một số yếu tố dựa theo chu kỳ nhiều năm, nhìn chung là sát thực tế, tương đối hợp lý.
2.2.1.3. Bộ phận lập dự toán
Bộ phận chủ trì, chịu trách nhiệm về công tác lập dự toán là phòng Kế hoạch- Đầu tư, người đứng đầu là Trưởng phòng Kế hoạch- Đầu tư. Ngoài ra, các phòng Tài chính- Kế toán, Kỹ thuật, Tổng hợp, Tổ thị trường điện và Ban QLDA phải phối hợp, tự lập kế hoạch cho phòng, bộ phận mình quản lý, sau đó Phòng Kế hoạch- Đầu tư sẽ tổng hợp báo cáo trình Ban điều hành xem xét.
Ban điều hành sẽ tổ chức một buổi họp để rà soát các chỉ tiêu, cơ sở để xây dựng dự toán với thành phần tham dự là các Trưởng phòng đã xây dựng dự toán. Ngoài phòng Kế hoạch- Đầu tư là phòng chủ trì, tổng hợp và chịu trách nhiệm chính, các cá nhân của các phòng tham gia lập và kiểm tra sẽ phải ký tên, chịu trách nhiệm đối với nội dung công việc do mình lập.
Điều này thể hiện sự hợp lý trong công tác lập dự toán, các phòng chức năng sẽ xác định rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận mình trong quá trình lập dự toán. Cụ thể, phòng Kế hoạch- Đầu tư kết hợp với Ban QLDA, Phòng Tài chính- Kế toán xây dựng kế hoạch vốn của Dự án thủy điện Thượng Kon Tum, Phòng Tổng hợp lập kế hoạch lao động, tiền lương và các khoản theo chế độ, Phòng Kỹ thuật lập kế hoạch sửa chữa lớn, Tổ thị trường điện sẽ lập kế hoạch sản lượng và doanh thu…
2.2.1.4. Phương pháp lập dự toán
Hiện tại, Công ty đang sử dụng phương pháp lập dự toán từ trên xuống, từ Hội đồng quản trị đến Ban điều hành, đến các phòng ban. Hội đồng quản trị sẽ ấn định các chỉ tiêu về doanh thu, sản lượng điện của 02 nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh, lợi nhuận, kế hoạch tiến độ của Dự án thủy điện Thượng Kon Tum…Ban điều hành sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu của HĐQT đưa ra, xây dựng chiến lược và phân công cho các Trưởng phòng tiến hành xây dựng dự toán, trong đó Phòng Kế hoạch- Đầu tư là chủ trì, tổng hợp các dự toán của các phòng, bộ phận. Các trưởng phòng sẽ tiếp tục triển khai công tác lập dự toán tại Bộ phận của mình, có thể tự thực hiện hay kết hợp với các phòng ban khác để việc xây dựng chính xác, phù hợp với tình hình thực tế.
Sau khi các phòng ban lập xong phần dự toán của bộ phận mình, sẽ gửi kết quả về phòng Kế hoạch- Đầu tư để tổng hợp và lập dự toán tổng thể toàn Công ty.
Sau khi việc lập, rà soát giữa các phòng Ban hoàn thành, Ban điều hành
sẽ tổ chức cuộc họp giữa các phòng ban tiếp tục rà soát và thông qua các nội dung, Phòng Kế hoạch- Đầu tư giữ vai trò chủ trì, yêu cầu các phòng liên quan phối hợp hiệu chỉnh.
Sau khi hoàn thiện các công việc, Ban điều hành sẽ trình HĐQT dự toán tổng thể của Công ty để HĐQT xem xét, phê duyệt.
2.2.1.5. Quy trình lập dự toán tổng thể tại Công ty
Như thường lệ, hàng năm vào cuối quý IV, HĐQT tiến hành họp bàn về kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Sau khi đánh giá kết quả kinh doanh của năm hiện tại, dựa vào tình hình thủy văn theo kinh nghiệm hàng năm, sẽ dự kiến kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo, cụ thể đưa ra các chỉ tiêu về sản lượng, doanh thu, lợi nhuận để lập kế hoạch. Căn cứ vào chỉ tiêu được giao, Ban điều hành sẽ tổ chức cuộc họp với các trưởng phòng của Công ty để đưa ra mục tiêu chiến lược kinh doanh cụ thể, kế hoạch vốn để thanh toán khối lượng hoàn thành của các nhà thầu. Sau khi thống nhất thông qua các chỉ tiêu, các phòng ban chức năng tiến hành lập kế hoạch liên quan đến bộ phận mình quản lý. Phòng Kế hoạch- Đầu tư làm chủ trì trong quá trình lập dự toán.
Quy trình lập dự toán được thực hiện qua ba bước: Thu thập thông tin, lập kế hoạch, và xét duyệt dự toán.
Bước 1: Thu thập thông tin
- Dự toán liên quan đến sản xuất, kinh doanh điện: Việc thu thập thông tin dựa vào số liệu đã thực hiện các năm trước và tình hình thủy văn dựa trên kinh nghiệm, báo cáo thống kê từ các năm trước.
- Kế hoạch đầu tư và xây dựng cho Dự án thủy điện Thượng Kon Tum: Việc thu thập thông tin theo kế hoạch tiến độ của Dự án và kế hoạch vốn của các nhà thầu thực hiện Dự án.
Sau đó các Bộ phận có trách nhiệm phân tích, xử lý, chọn lọc thông tin
phù hợp với định huớng lập dự toán cho bộ phận của mình. Bước 2: Lập kế hoạch
Trên cơ sở thu thập được các thông tin cần thiết, phù hợp, cùng với chiến lược, sản xuất kinh doanh, tiến độ hoàn thành của Dự án.
Bước 3: Xét duyệt dự toán
Sau khi hoàn thành tất cả các báo cáo kế hoạch liên quan, Phòng Kế hoạch- Đầu tư tổng hợp, Tổng Giám đốc trình HĐQT xem xét, phê duyệt. HĐQT sẽ trình Đại hội đồng cổ đông thường niên thông qua các nội dung của dự toán tổng thể, mới có cơ sở thực hiện.
Tại Công ty CP Thủy điện Vĩnh Sơn- Sông Hinh đang sử dụng thuật ngữ “lập kế hoạch” thay cho “lập dự toán”. Thuật ngữ này hiện phù hợp với công tác lập các chỉ tiêu đơn giản tại đơn vị, để quản lý, kiểm soát hiệu quả doanh nghiệp cần phải xây dựng, hoàn thiện công tác lập dự toán tổng thể.