7. Ý nghĩa khoa học của đề tài
3.2.4. Hoàn thiện quy trình lập tổng dự toán
Lập dự toán là một công cụ quản lý hiệu quả đối với các doanh nghiệp, là cơ sở pháp lý để triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất điện còn có vốn của Nhà nước như Công ty CP thủy điện Vĩnh Sơn- Sông Hinh. Nếu công tác lập dự toán tổng thể được xây dựng sát với thực tế, tận dụng tốt những nguồn lực hiện có thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích và góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh, tận dụng được dòng tiền để thanh toán cho các nhà thầu đang thi công còn dở dang của Dự án thủy điện Thượng Kon Tum.
Để thực hiện được vấn đề đó, Công ty cần phải có một quy trình lập dự toán hoàn thiện.
Qua nghiên cứu thực tế, tác giả nhận thấy quy trình hoạch định tổng thể tại Công ty nên được thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các bước cụ thể sau:
Giai đoạn I: Chuẩn bị dự toán tổng thể
Bước 1. Xác định mục tiêu chung của toàn Công ty.
Ở bước này Hội đồng quản trị phải xác định rõ, thống nhất mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với các Trưởng phòng, Trưởng khu vực của 02 nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh, và Trưởng Ban QLDA. Mục tiêu phải được xây dựng trên tình hình thực tế tại Công ty và mang tính phát triển. Mục tiêu phải được cụ thể hóa bằng các số liệu cụ thể.
- Khối sản xuất, kinh doanh: trong năm 2020 dựa vào năng lực thực tế của công ty, năng suất thiết kế của các nhà máy và tình hình hoạt động của Công ty trong 5 năm trở lại đây, lấy số liệu lưu lượng nước về hồ Sông Hinh, hồ A, B, hồ C trong 5 năm gần đây, kết hợp cùng thời gian dự kiến tiểu tu các tổ máy của 02 nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh, Công ty có thể đặt ra mục tiêu là sản lượng điện phát từ đó dự kiến được doanh thu, lợi nhuận trong năm kế hoạch. Ví dụ trong năm 2020, tình hình sẽ hạn hán kéo dài, sản lượng điện phát sẽ giảm 39,22% so với năm 2019, từ đó doanh thu sẽ giảm, lợi nhuận giảm đáng kể.
- Khối quản lý dự án: trong năm 2020, dựa vào năng lực thi công của các nhà thầu thi công, tiến độ tổng thể của Dự án, tình hình thời tiết, địa chất của Dự án, sẽ đưa kế hoạch thi công xây dựng các công việc của Dự án thủy điện Thượng Kon Tum.
Bước 2. Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán tổng thể.
Để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra ở Bước 1, Ban điều hành Công ty cần lập Tổ lập tổng dự toán tổng thể, trong đó cần phân công cụ thể những cá nhân ở Phòng TCKT, 02 nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh, Phòng Kế hoạch- Đầu tư, Phòng Kỹ thuật, Ban QLDA, Tổ thị trường điện…, từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán tổng thể cho bộ phận mình.
Ngoài ra, Ban điều hành cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận
chuyên trách về dự toán là thành viên thường trực trong Tổ lập tổng dự toán này. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, tổng hợp, kiểm tra toàn bộ các báo cáo dự toán tổng thể để đảm bảo các báo cáo dự toán tổng thể phản ánh đúng tiềm năng hiện có của Công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán tổng thể được đặt trong Phòng Kế toán – Tài chính thuộc bộ phận Kế toán quản trị. Nhân sự lập dự toán tổng thể được khái quát như hình 3.2
TT Nhiệm vụ Tổ dự toán Người chủ trì
1 DOANH THU Ban điều hành Tổng giám đốc
2 LỢI NHUẬN Ban điều hành Tổng giám đốc
3 CHI PHÍ ĐỊNH MỨC
Khối sản xuất Phó tổng giám đốc sản xuất
Các nhà máy
Trưởng khu vực nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh
Tổ sản xuất Trưởng ca vận hành 4 CHI PHÍ KHÔNG ĐỊNH MỨC ĐƯỢC
Phòng kế toán tài chính Kế toán trưởng
Tổ dự toán Kế toán bộ phận
Tổ phân tích - đánh giá Kế toán bộ phận
Các phòng Ban khác
Phòng Kỹ thuật Trưởng phòng
Ban QLDA Trưởng Ban QLDA
Tổ thị trường điện Tổ trưởng Phòng Kế hoạch- Đầu tư Trưởng phòng
Phòng Tổng hợp Trưởng phòng
Hình 3.2. Tổ lập dự toán tổng thể tại Công ty CP thủy điện Vĩnh Sơn- Sông Hinh
(Nguồn: nghiên cứu của tác giả)
Mô hình tổ chức phân cấp quản lý ở trên giúp việc phân định trách nhiệm của công tác lập tổng dự toán một cách rõ ràng:
- Doanh thu, lợi nhuận: là Ban điều hành công ty, người chủ trì là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty thể hiện thông
qua kết quả kinh doanh.
- Chi phí định mức: gồm 02 nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh, người chủ trì là Trưởng khu vực của nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh, chịu trách nhiệm về chi phí sản xuất phát sinh tại bộ phận mình bao gồm chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC. Tuy nhiên người chịu trách nhiệm cao nhất cho chi phí là Phó Tổng Giám đốc sản xuất.
- Chi phí không định mức được: gồm các phòng ban hỗ trợ sản xuất như phòng kỹ thuật, Ban QLDA, phòng Tổng hợp, phòng Kế hoạch- Đầu tư, Tổ thị trường điện, và phòng ban khác cho phát sinh chi phí quản lý như phòng Kế toán - tài chính. Người quản lý các phòng ban này là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh tại bộ phận thuộc quyền quản lý của mình.
Bước 3. Soạn thảo các mẫu biểu.
Tổ lập tổng dự toán sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán tổng thể của toàn Công ty nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán trong toàn Công ty.
Bước 4. Đánh giá việc chuẩn bị dự toán.
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự toán tổng thể sẽ tiến hành rà soát và đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự toán tổng thể sẽ mang lại cho Công ty thông tin hữu ích và chính xác nhất.
Giai đoạn II. Soạn thảo tổng thể. Bước 1. Thu thập thông tin.
Bộ phận chuyên trách về dự toán tổng thể cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự toán tổng thể bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến việc lập dự toán tổng thể như:
- Thông tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu và chính sách kinh doanh của Công ty như doanh thu, lợi nhuận, thanh toán, năng lực sản xuất
kinh doanh của 02 nhà máy, dòng tiền... Ngoài ra, bộ phận chuyên trách về dự toán còn phải chú ý đến các yếu tố khác có liên quan nhân tố về con người (như trình độ, số lượng, tinh thần trách nhiệm...); số liệu trong quá khứ của Công ty (như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt...)
- Những thông tin bên ngoài gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lãi suất, thuế suất, các quy định về môi trường, đối thủ cạnh tranh, thói quen khách hàng...
Bên cạnh đó, các cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán tổng thể cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán tổng thể ở bộ phận mình.
Trưởng khu vực của 02 nhà máy Vĩnh Sơn và Sông Hinh, Trưởng Ban QLDA và các Trưởng phòng có liên quan có trách nhiệm phối hợp để cung cấp thông tin thích hợp cho bộ phận lập dự toán tổng thể.
Bước 2. Cung cấp mẫu biểu cho các bộ phận.
Bộ phận chuyên trách về dự toán tổng thể sẽ cung cấp các mẫu biểu dự toán cho các bộ phận có liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân được phân công chịu trách nhiệm lập dự toán ở các bộ phận này, đồng thời hướng dẫn cụ thể cách thức thực hiện. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự toán tổng thể sau khi hoàn hành.
Bộ phận chuyên trách về dự toán tổng thể sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh (nếu cần) và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoàn thành các báo cáo dự toán tổng thể cho toàn Công ty.
Bước 3. Xét duyệt dự toán tổng thể.
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán tổng thể, Bộ phận chuyên trách về dự toán tổng thể sẽ báo cáo cho Ban điều hành Công ty xem xét tính hợp lý của dự toán tổng thể trong cuộc họp về dự toán tổng thể với sự tham gia đầy đủ của Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kế hoạch- Đầu tư, Trưởng khu vực 02
nhà máy Vĩnh Sơn, Sông Hinh, Trưởng Ban QLDA, Trưởng các phòng ban liên quan. Sau khi bản thảo được duyệt nó sẽ trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt để làm cơ sở để Công ty thực hiện trong năm kế hoạch.
Giai đoạn III. Theo dõi, lập báo cáo về kết quả dự toán tổng thể
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán cần phải theo dõi, so sánh và phân tích thường xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt được với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Sau đó, tiến hành xem xét và điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự toán tổng thể để làm căn cứ lập dự toán tổng thể ở các kỳ tiếp theo.
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI
Hình 3.3. Quy trình lập dự toán tổng thể
Việc hoàn thiện quy trình lập tổng dự toán, giúp cho thành phần lập công tác lập dự toán thực hiện đồng nhất, nhanh chóng, kết quả chính xác, giúp Ban điều hành dễ kiểm soát chất lượng của công tác lập dự toán.
Đánh giá việc chuẩn bị Soạn thảo mẫu
biểu Chuẩn bị nhân sự Xác định mục tiêu chung Xét duyệt dự toán tổng thể Thực hiện các điều chỉnh và rút kinh nghiệm Cung cấp mẫu biểu, hướng dẫn, lập tổng thể Phân tích những khác biệt giữa thực tế và kế hoạch tổng thể Thu thập thông tin
để lập tổng thể