7. Ý nghĩa khoa học của đề tài
2.3.2. Những tồn tại trong công tác lập dự toán
Qua khảo sát, đánh giá thực tế tại đơn vị, tác giả nhận thấy ngoài những ưu điểm kể trên, công tác lập dự toán tổng thể của Công ty cũng còn tồn tại một số hạn chế cơ bản dưới đây:
- Kỳ lập dự toán
Đến nay, Công ty vẫn đang áp dụng kỳ lập dự toán theo năm. Các số liệu, chỉ tiêu cho dự toán của năm tài chính chủ yếu là theo năm, mặc dù có một số kế hoạch chi phí được lập theo quý, nhưng hầu hết đều là phân bổ đều giữa các quý. Với tình hình khó khăn về nhiều mặt như hiện nay của Công ty, việc lập dự toán theo năm sẽ gây khó khăn trong việc ứng phó với các tác động xấu trong quá trình điều hành của Ban điều hành Công ty.
- Bộ phận lập dự toán:
Bộ phận chủ trì lập dự toán tổng thể của Công ty là Phòng Kế hoạch- Đầu tư, điều này không hợp lý và nhiều bất cập, vì công tác lập dự toán tổng thể liên quan đến toàn bộ chi phí, doanh thu, dòng tiền của doanh nghiệp, phòng Tài chính- Kế toán, đứng đầu là Kế toán trưởng là người hiểu rõ nhất, phòng Kế hoạch- Đầu tư chỉ nắm rõ những chi phí thuộc phạm vi công việc của Bộ phận mình quản lý, dẫn đến chất lượng công tác lập dự toán bị ảnh hưởng. Ngoài ra, để có các thông tin kế toán quản trị giúp Nhà quản trị đưa ra
các quyết định phù hợp dựa trên công tác lập dự toán tổng thể, phòng Tài chính- Kế toán phải đảm nhận vai trò chủ trì công tác này.
- Phương pháp lập dự toán tổng thể:
Hiện nay, Ban điều hành Công ty đã bắt đầu chú trọng đến công tác lập dự toán tổng thể, đã đưa ra mục tiêu và giao cho các phòng chuyên môn thực hiện nhưng thực tế vấn này cũng chưa được quan tâm, chú trọng đúng mức. Công ty chưa xem đây công cụ để quản lý, cơ sở để tính toán các dự báo về kết quả hoạt động của doanh nghiệp mà chỉ thực hiện theo chỉ tiêu của Hội đồng quản trị, mang tính lập kế hoạch chi phí để được Đại hội đồng cổ đông phê duyệt, có cơ sở để đưa vào chi phí. Vì vậy, công tác lập dự toán tổng thể vẫn chưa phát huy hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành của Công ty.
Việc lập dự toán chủ yếu được tính toán dựa trên các chỉ tiêu của HĐQT ấn xuống, các phòng ban chuyên môn sẽ đưa ra các con số đáp ứng chỉ tiêu của cấp trên, vì vậy dễ gây tâm lý thụ động trong tính toán, chưa thu hút sự tham gia của nhà quản lý cấp dưới và cá nhân đề họ đóng góp ý kiến. Các chỉ tiêu do nhà quản lý cấp cao ấn định đôi khi không phản ánh đúng tiềm lực và khả năng hiện có tại Công ty, điều này không khuyến khích sự tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Ngoài ra việc lập dự toán tại Công ty còn mất nhiều thời gian và công sức, thời gian để lập dự toán thường kéo dài, từ tháng 11 dương lịch năm trước đến khi đại hội đồng cổ đông diễn ra mới kết thúc (thông thường là tháng 5 của năm sau), gây ảnh hưởng đến công việc chuyên môn của các cá nhân phải tính toán, xem xét nhiều lần để tổng hợp, trình Đại hội đồng cổ đông thường niên xem xét, phê duyệt.
Công tác lập dự toán không theo quy định, định hướng của Công ty mà theo mẫu của người trước truyền cho người sau mà không có sự cải tiến, định hướng cụ thể. Mặt khác, cán bộ lập công tác lập dự toán liên quan không được đào tạo chuyên sâu về lập dự toán, cũng gây chất lượng của công tác lập
dự toán còn thấp, độ tin cậy chưa cao.
Hiện tại, Phương pháp lập dự toán hiện tại của Công ty là phương pháp từ trên xuống. Trên cơ sở tính toán số liệu thủy văn từ các năm trước, Hội đồng quản trị sẽ ấn định các chỉ tiêu cơ sở như sản lượng điện phát, doanh thu, lợi nhuận, từ đó các Bộ phận lập dự toán liên quan sẽ căn cứ, xem xét tình hình thực tế của năm trước để lập dự toán liên quan. Nhược điểm của phương pháp này là các Phòng ban phải xử lý số liệu, hay đưa ra một cách máy móc để đạt được các tiêu chí của Hội đồng quản trị đưa ra, mặc dù năng lực máy móc và các yếu tố khác không phù hợp để đạt được chỉ tiêu đưa ra, ví dụ nhiều thiết bị của 02 nhà máy đã cũ và hư hỏng, chưa được nâng cấp, thay mới nhưng vẫn phải chạy máy liên tục để đáp ứng chỉ tiêu về sản lượng điện. Do đó, Các chỉ tiêu do nhà quản lý cấp cao ấn định đôi khi không phản ánh đúng tiềm lực và khả năng hiện có tại Công ty, điều này không khuyến khích sự tăng năng suất của các bộ phận trong tổ chức. Ngoài ra việc lập dự toán tại Công ty còn mất nhiều thời gian và công sức. Do các chỉ tiêu được ấn định từ trên xuống nên các bộ phận, các phòng ban phải xem xét, cân nhắc, tính toán để lập các dự toán liên quan và trình nộp lên cấp trên thống nhất, ký duyệt.
- Quy trình lập dự toán:
Hiện tại, công tác lập dự toán tổng thể của Công ty được thực hiện qua bước là thu thập thông tin, lập dự toán và xét duyệt dự toán. Tuy nhiên, qua xem xét chỉ có kế hoạch đầu tư và xây dựng, mới tiến hành thu thập thông tin từ các nhà thầu ở bên ngoài (liên quan đến tiến độ thanh toán của các Nhà thầu) sau đó tiến hành rà soát tiến độ của HĐQT giao, lập kế hoạch đầu tư và xây dựng phù hợp. Còn lại, các chi phí khác dựa vào số liệu của năm liền kề, các phòng Ban chỉ đưa ra các nội dung của khoản mục, lấy số liệu từ phòng Tài chính, sau đó ước chừng để đưa ra dự toán. Việc này, thông tin từ dự toán chưa thật sự hiệu quả, không đủ độ tin cậy.
Công ty chưa có quy trình lập dự toán, các nội dung phải lập cho cả Công ty, quy trình lập dự toán chưa được chú trọng, vẫn còn xem nhẹ. Việc lập dự toán phụ thuộc vào tính chủ quan của các cá nhân lập dự toán, không có các giải trình hay báo cáo đánh giá tình trạng thiết bị khi đưa vào sửa chữa hay thay thế, ví dụ như hệ thống kích từ của nhà máy Sông Hinh cần được nâng cấp, hoặc thay thế toàn bộ hệ thống nhưng theo ý kiến chủ quan của người lập dự toán chỉ cho phép sửa chữa, thay thế các bộ phận bị hư hỏng hoàn toàn vì lý do chi phí. Nhưng thực tế, hệ thống này đã hư hỏng nặng, nếu không thay thế sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình chạy máy của cả nhà máy Sông Hinh.
- Với đặc thù là ngành sản xuất và xây dựng điện, không phải là ngành chịu sự cạnh tranh và tác động gay gắt trong nền kinh tế thị trường. Các thông tin tương đối chính xác từ công tác lập dự toán cũng vô cùng quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan, đáp ứng dòng tiền cho dự án, khả năng thanh toán cho nhà thầu. Việc này phụ thuộc rất lớn vào công tác thu thập thông tin, là cần thiết và giữ vai trò quan trọng. Tuy nhiên, theo tìm hiểu thì công tác thu thập thông tin tại Công ty còn mang tính đối phó, việc thu thập thông tin của Công ty thực chất là thu thập số liệu thực tế năm trước ở các bộ phận liên quan phục vụ cho việc lập dự toán, trong khi đó các nguồn thông tin bên ngoài chưa được bộ phận lập dự toán quan tâm và đi sâu phân tích.
Công ty chưa xây dựng quá trình giám sát, cập nhật số liệu theo kế hoạch dự toán, tìm ra nguyên nhân để có kế hoạch hiệu chỉnh kịp thời và rút kinh nghiệm. Đây là một quá trình vô cùng quan trọng, tạo cơ sở cho quá trình lập dự toán cho tương lại thêm chính xác và hiệu quả.
Công ty đang lập dự toán theo hệ thống biểu mẫu riêng. Tuy nhiên, một số biểu mẫu chưa thật sự phù hợp với đặc điểm của Công ty và thiếu tính linh hoạt, làm giảm tính hiệu quả của việc sử dụng thông tin dự toán của người sử dụng.
Tóm lại, quy trình lập dự toán tổng thể tại Công ty cổ phần Thủy điện Vĩnh Sơn- Sông Hinh là chưa hoàn thiện và khoa học. Điều này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của dự toán và hiệu quả công tác quản lý, dòng tiền cho dự án tại Công ty.
- Nội dung lập dự toán tại Công ty
+ Công tác lập dự toán tổng thể góp định hướng các hoạt động sản xuất kinh doanh và xây dựng dự án trong năm kế hoạch, tuy nhiên các nội dung của dự toán tổng thể của Công ty chưa phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị tài chính và các hoạt động sản xuất kinh doanh của Ban điều hành Công ty.
+ Chưa xác định được các dự toán cần lập phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty, chưa phân bổ được các chi phí: Biến phí, định phí, chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung… chưa dự báo được các nguồn thu chi cụ thể theo thời điểm để có kế hoạch hoạch vốn, dòng tiền vào, nguồn vốn tài trợ cho Dự án Thủy điện Thượng Kon Tum đang thiếu vốn trầm trọng, hoạt động sản xuất kinh doanh đang gặp khó khăn do thiếu nước…làm ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của Ban điều hành Công ty.
+ Nội dung và trình tự các bước lập dự toán chưa thực hiện trình tự khoa học, theo quy định thông thường, giữa các nội dung chi phí chưa thể hiện mối quan hệ lẫn nhau: như kế hoạch sản xuất kinh doanh phải bao gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, nhưng thực tế Công ty lập nhiều chi phí không hợp lý, chưa thể hiện được bản chất của chi phí, như Lương Giám đốc và Kế toán trưởng, lương cán bộ làm việc gián tiếp đều gộp chung vào tiền lương và bảo hiểm xã hội…
+ Hiện tại, mục tiêu của Công tác lập dự toán là xây dựng trên các chỉ tiêu của HĐQT giao như doanh thu, lợi nhuận. Do đó, công tác lập tổng thể kém linh hoạt, chưa phản ánh hết tiềm năng hiện có, chưa khai thác hết nguồn
lực hiện có để đạt được mục tiêu mong muốn.
+ Các biễu mẫu có nội dung còn sơ sài, còn thiếu, chưa rõ ràng, chưa đáp ứng các tiêu chí quản lý của doanh nghiệp, các nội dung bên trong phản ánh không đúng bản chất của chi phí cần hướng đến để lập các chi phí liên quan. Nhiều biểu mẫu còn thiếu, cần bổ sung như Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, giá thành sản phẩm, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán cho chi phí quản lý tài chính, Bảng cân đối kế toán. Cần bổ sung thống nhất để có nội dung đầy đủ, phản ảnh đúng tình hình thực tế tại đơn vị.
+ Nhiều nội dung ở các khoản mục của dự toán không cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, mang tính chủ quan của người lập, dẫn đến các số liệu tính toán để đưa ra các quyết định cho Ban điều hành thiếu chính xác, không đảm bảo độ tin cậy.
+ Doanh thu chủ yếu nhằm mục đích dự báo mức doanh thu và lợi nhuận mong muốn trên cơ sở giá bán được xác lập tại thời điểm lập tổng thể. Với cách dự báo như vậy sẽ không phản ánh đúng tình hình thực tế của Công ty. Công tác dự báo doanh thu chưa đi sâu phân tích các yếu tố bên trong và các yếu tố bên ngoài.
+ Mức giá đưa ra cho cả năm là giá cố định, việc này không phản ánh đúng tình hình thực tế tại Công ty. Mặc dù, Công ty đã ký giá cố định với Tập Đoàn Điện lực Việt Nam, nhưng hiện nay, việc áp giá không còn cố định không còn phù hợp nữa mà giá liên tục thay đổi và biến động, mức giá sẽ thay đổi theo mức giá chào được thực hiện chạy máy ở thị trường phát điện cạnh tranh. Mức giá này ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cả năm của Công ty.
+ Chi phí: cơ sở để lập chi phí chủ yếu dựa vào số liệu ở năm liền kề trước đó, do đó không phản ánh đúng với thực tế phát sinh trong từng thời điểm. Số liệu từ quá khứ chỉ nên tham khảo, có nhiều khoản mục chi phí được giữ nguyên giữa năm trước với năm kế hoạch, không có sự thay đổi, mặc dù
không có tương đồng giữa các chi phí sửa chữa của năm trước và năm kế hoạch, điều này dễ dẫn đến công tác dự báo của năm kế hoạch dẫn đến thiếu chính xác, sai lệch nhiều so với thực tế. Đơn giá nguyên vật liệu cũng được xây dựng tại thời điểm lập và áp dụng cho cả năm, do đó thông tin đưa ra dễ thiếu chính xác. Ví dụ giá xăng ở thời điểm lập là 20.540 đồng nhưng đến tháng 02/2020 đã giảm đáng kể là 12.160 đồng, do đó dẫn đến việc thiếu chính xác trong quá trình thực hiện.
Từ những vấn đề nêu trên, ta thấy việc lập dự toán tổng thể tại Công ty còn nhiều thiếu xót, vì vậy, chưa thực sự phát huy tính hiệu quả trong công tác lập dự toán, chưa thực sự là công cụ hữu ích giúp cho Ban điều hành quản lý, định hướng chính xác, đưa ra các quyết định quan trọng đúng đắn nhằm tháo gỡ những khó khăn trước mắt của Công ty. Đồng thời, hạn chế những định hướng, mục tiêu, chiến lược về điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đưa nhà máy thủy điện Thượng Kon Tum phát điện đúng tiến độ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần Thủy điện Vĩnh Sơn- Sông Hinh, Chương 2 của luận văn đã đi sâu phân tích mục tiêu, chiến lược, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác lập dự toán tổng thể tại Công ty. Đối với công tác lập dự toán tổng thể, tác giả đã tìm hiểu các yếu tố để thực hiện việc lập tổng dự toán như: bộ phận thực hiện lập dự toán, phương pháp lập dự toán, quy trình lập dự toán và nội dung báo cáo dự toán tại Công ty. Từ những phân tích đó tiến hành đánh giá, rút ra ưu nhược điểm trong công tác lập dự toán tại Công ty.
Trên cơ sở phân tích thực trạng của công tác lập dự toán tổng thể, tác giả nhận thấy công tác lập dự toán tại Công ty còn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục thông qua phân tích về môi trường lập dự toán, quy trình lập dự toán, phương pháp lập dự toán, nội dung lập dự toán. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác lập dự toán và đánh giá hiệu quả hoạt động tại Công ty cổ phần Thủy điện Vĩnh Sơn- Sông Hinh, tác giả sẽ đưa ra các giải pháp hoàn thiện trong Chương 3 của luận văn.
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CP THỦY ĐIỆN
VĨNH SƠN- SÔNG HINH