lao động tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia
4.2. ỉ. Thiết lập mục tiêu làm việc có hiệu quả cho nhân viên
Thiết lập mục tiêu có tác dụng rõ ràng trong việc tạo động lực cho người lao động, nâng cao tính tự chủ của họ vì rõ ràng họ được tham gia trực tiếp trong việc tạo ra mục tiêu cho chính mình. Chính họ là người quản lý tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Phương pháp này cũng giúp cho người lao động hiểu rõ hơn những mục tiêu, chiến lược của tố chức, giúp họ nhận thấy mình cũng là một mắt xích quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu và chiến lược chung. Từ đó tăng sự gắn bó của người lao động với tố chức.
Tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia, hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên chưa được coi trọng. Nhân viên khá mơ hồ về mục tiêu, chiến lược của tổ chức; không có mục tiêu làm việc rõ ràng, cụ thề cho từng cá nhân.
Đe hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên đạt hiệu quả có thể thực hiện một số giải pháp sau:
- Trước hết, cần nâng cao nhận thức của các cấp Lãnh đạo về tầm quan trọng của hoạt động thiết lập mục tiêu tới động lực và hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Trung tâm cần tổ chức cho lành đạo cấp tổ, phòng, ban trở lên tham gia các khóa đào tạo kỹ năng thiết lập mục.
- Trung tâm cần triển khai các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của Trung tâm đến từng người lao động thông qua các cuộc họp hàng tháng, quý, năm đảm bảo người lao động hiểu rõ về các mục tiêu, kế hoạch và cam kết cùng thực hiện mục tiêu chung.
- Lãnh đạo trực tiếp sẽ là người cùng nhân viên thiết lập mục tiêu làm việc. Cần quy định rõ trách nhiệm của người lãnh đạo trực tiếp là người có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên thuộc phạm vi mình quản lý thiết lập mục tiêu làm việc. Quản lý trực tiếp cũng là người hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch đi kèm để thực hiện mục tiêu, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên.
- Thu hút người lao động tham gia vào quá trình đặt mục tiêu; đê nhân viên tự đề ra mục tiêu của họ dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu được thiết• < • • • 9 • lập phải luôn đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lường được, khả thi, và có thời hạn. Mục tiêu phải mang tính thách thức mới khuyến khích được nhân viên nồ lực đạt được.
- Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu sẽ là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động.
4.2.2. Hoàn thiện công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lục
Được đào tạo và phát triển là một nhu cầu của người lao động. Làm tốt công tác đào tạo và phát triển có nghĩa là Trung tâm đã thỏa mãn được một phàn nhu cầu của người lao động, khi người lao động cảm thấy được thỏa mãn trong công việc thì họ sẽ có động lực lao động cao.
Qua phân tích thực trạng hoạt động đào tạo cho thấy, tại Trung tâm việc xác định nhu cầu và lựa chọn đối tượng đào tạo còn dựa nhiều vào cảm tính của người quản lý, chưa xác định rõ các kiến thức, kỹ năng thiếu hụt của người lao động, chưa có mục tiêu đào tạo cụ thể, rõ ràng. Để công tác đào tạo phát triến đạt hiệu quả, nâng cao tính tạo động lực đối với người lao động Trung tâm cần thực hiện một số giải pháp:
- Thứ nhất, xác định đủng đối tượng đào tạo, xây dựng các tiêu chuẩn để lựa chọn đối tượng đào tạo một cách chính xác và công bằng:
Người được lựa chọn cử đi đào tạo là người đang có nhu cầu cần đào tạo về các kiến thức kỹ năng mà khóa học cung cấp để phục vụ cho công việc và có quy định cụ thể về các yêu cầu đối với người được cử đi đào tạo. Việc xây dựng các điều kiện, tiêu chuẩn đế cử đi đào tạo cụ thể vừa đảm bảo cho người lao động có đủ khả năng tham gia khóa học đạt hiệu quả, vừa nâng cao tính cạnh tranh lành mạnh giữa nhũng người lao động, đảm bảo tính công bằng trong cơ hội được học tập nâng cao trỉnh độ.
- Thứ hai, xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng:
Xác định mục tiêu đào tạo là một nguyên tăc không thê thiêu trong công tác đào tạo nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Mục tiêu đào tạo là kim chỉ nam cho việc quyết định nội dung đào tạo cũng như là một nhân tố không thế thiếu trong việc đánh giá kết quả đào tạo. Có thể nói, mục tiêu đào tạo hợp lý, phù hợp với thực tế sẽ giúp đào tạo có hiệu quả. Tuy nhiên, tại Trung tâm, công tác này còn chưa được chú trọng, các mục tiêu đào tạo chưa được xây dựng rõ ràng. Vì thế cần tiến hành xác định mục tiêu đào tạo cụ thể trước khi tiến hành đào tạo. Lấy mục tiêu làm thước đo• • • • • ự • hiệu quả hoạt động đào tạo.
- Thứ ha, sử dụng hợp lỷ nhân lực sau đào tạo:
Song song với kế hoạch đào tạo, cần phải có kế hoạch bố trí, sử dụng nhân lực sau các khoá học đào tạo, Công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã học vào thực tế; sau khi họ kết thúc các khoá học đào tạo, có chế độ khen thưởng phù hợp nếu người lao động đạt thành tích tốt trong học tập. Vì vậy, khi xây dựng kế hoạch đào tạo thì càn tiến hành đồng thời kế hoạch sử dụng nhân lực sau đào tạo, những cá nhân được cử đi đào tạo cần có khả năng phát triển cao trong tương lai.
- Thứ tư, đây mạnh công tác tuyên truyền vận động người lao động:
Bên cạnh những biện pháp liên quan đến chính công tác đào tạo thì Trung tâm cũng cần chú ý tới công tác vận động, tuyên truyền để người lao động có ý thức tham gia đào tạo. Công tác tuyên truyền về các chính sách đào tạo cũng có ý nghĩa rất quan trọng trong việc làm cho người lao động hiểu rõ về chế độ hỗ trợ người lao động đi đào tạo, kế hoạch đào tạo, chính sách sử dụng người lao động sau đào tạo.... Như vậy, người lao động sẽ yên tâm tham gia đào tạo và chú tâm, đầu tư vào học tập.
4.2.3. Hoàn thiện công tác phân tích và thiết kế lại công việc
Phân tích công việc có ý Phân tích công việc có ý nghĩa rất lớn trong tạo động lực cho người lao động. Nhờ có phân tích công việc mà người quản lý có thể xác định được kỳ vọng cùa mình đối với công việc đó. Nhờ có phân tích công việc
rõ ràng mà người lao động có thê hiêu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của mình trong công việc.
Hệ thống đánh giá thực hiện công việc chưa được quan tâm đúng mức, không có tiêu chuẩn cụ thể đánh giá thành tích, năng lực của mỗi cá nhân. Điều đó gây cho người lao động những thắc mắc, hoài nghi, ảnh hưởng xấu đến tâm lý, đến lợi ích của người lao động. Quá trình phân tích công việc chưa đạt yêu cầu, do đó người lao động không xác định được yêu cầu cụ thể hay những tiêu chuẩn của công việc để từ đó có thể cố gắng đạt hiệu quả công việc cao hơn. Do vậy việc làm quan trọng hiện nay đối với Trung tâm Hội nghị Quốc gia là kịp thời tiến hành định mức công việc, xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động, để cho họ hiểu rõ được bản chất công việc của mình, những việc mình cần làm và cách thức thực hiện nó, hiểu được nhiệm vụ của bản thân cũng như kỳ vọng của tổ chức đối với mình. Muốn thực hiện được điều đó, Trung tâm Hội nghị Quốc gia cần thực hiện phân tích công việc một cách hợp lý và khoa học, trong đó xác định mục đích của đợt phân tích và danh mục các công việc cần phân tích; lựa chọn và thiết kế phương pháp thu thập thông tin (trong đó chú trọng thông tin từ hội nghị cán bộ, viên chức từng phòng, đơn vị trực thuộc); tiến hành thu thập thông tin (thông tin về công việc, chức danh, nhiệm vụ quyền hạn của người lao động, các mối quan hệ trong khi thực hiện công việc; người thực hiện...) và xử lý thông tin.
Sau đó ứng dụng kết quả phân tích công việc vào thực tiễn quản lý tại tố chức. Kết quả của việc xử lý thông tin nhận được là đưa ra được 3 bản (Bản mô tả công việc; Bản yêu cầu cua công việc đối với người thực hiện; Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc).
Đồng thời hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc. Công tác đánh giá thực hiện công việc một cách khoa học tổ chức cần phải chú ý các vấn đề sau: Phải xây dựng tiêu chuẩn đánh giá công việc rõ ràng, cụ thể; Đánh giá thực hiện công việc phải dựa trên kết quả phân tích công việc khoa học; Quy trình đánh giá phải rõ ràng, đảm bảo được sự công bằng trong đánh giá và phải làm cho người lao
động thây được sự công băng đó; Lựa chọn phương pháp đánh giá khoa học và phù hợp với tổ chức.
4.2.4. Hoàn thiện chính sách trả lương, thưởng
Tiền lương và khen thưởng là một biện pháp tạo động lực cho người lao động có hiệu quả. Khi người lao động được trả lương xứng đáng, công bằng, họ sẽ thấy được giá trị của họ trong Trung tâm, đồng thời sẽ nỗ lực hết sức để đạt được mức lương mong muốn bằng việc thực hiện công việc hiệu quả. Khen thưởng là một hình thức đền đáp công sức của người lao động khác ngoài lương khi họ có những cống hiến, sáng tạo để đạt được mục tiêu của công việc đề ra với chi phí thấp. Mức khen thưởng luôn phải được tính toán kỳ lưỡng để chính xác, công bàng giúp kích thích người lao động tăng năng suất lao động, có nhiều sáng tạo, sáng kiến cải tiến trong quá trình làm việc.
Hiện nay, người lao động trong Trung tâm khá hài lòng với mức lương hiện có của mình mặc dù mới chỉ ở mức trung bình trong thị trường lao động. Tuy nhiên, mức thưởng thì lại ít được hài lòng hơn. Cách thiết kế tiêu chí thưởng của Trung tâm còn quá chung chung, mức thưởng còn quá thấp so với những gì mà người lao động thực hiện.
4.2.4.1. Hoàn thiện hệ thống tiền lương
Đe hoàn thiện hệ thống tiền lương hướng đến mục tiêu công bằng trong trả lương và để tiền lương thực sự trở thành công cụ quản trị hữu hiệu và là đòn bấy kích thích năng suất lao động, học viên xin đề xuất, khuyến nghị một số giải pháp để Trung tâm tham khảo trong quá trình cải tiến tiền lương.
Một là, phố biến và giải thích rõ cho người lao động hiếu về qui chể trả lương đang áp dụng của Trung tâm, cách tính toán lương, xếp hệ số lương chức danh... để người lao động hiểu rõ về mức lương mà họ nhận, thấy được sự công bằng khi so sánh với thu nhập của những người lao động khác trong Trung tâm. Qua thực trạng tạo động lực ở chương 2 cho thấy, còn một bộ phận khá lớn người lao động chưa hiểu rõ về quy chế trả lương, đặc biệt là đối với chức danh lao động chuyên môn nghiệp vụ. Trung tâm cần tiến hành phổ biến quy chế trả lương đến
từng người lao động đê người lao động thây rõ sự minh bạch trong chính sách tiên lương, mối liên hệ giữa kết quả thực hiện công việc với tiền lương nhận được.
ỉto’ là, làm rõ các nguyên tắc xếp bậc lương, nguyên tắc xếp bậc lương hiện tại của Trung tâm mới chủ yếu dựa trên thâm niên và bằng cấp. Nguyên tắc xếp bậc lương như đã phân tích ờ chương 2 đối với cán bộ quản lý việc xếp bậc lương chức danh chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào thời gian giữ chức vụ. Đối với xếp lương chức danh cho chuyên viên dựa vào chức danh người lao động đảm nhận. Việc xếp lương chức danh theo quy định của Trung tâm dẫn đến việc người lao động càng làm lâu năm thì mức lương càng cao, mức lương không phụ thuộc nhiều vào năng lực, sự cố gắng của người lao động, do đó chưa thúc đẩy người lao động nồ lực làm việc. Trung tâm nên điều chỉnh nguyên tắc xếp bậc lương không chỉ dựa vào thâm niên, bằng cấp mà còn phải gắn với yếu tố đánh giá năng lực người lao động, kết quả hoàn thành công việc trong thực tế.
Ba là, xây dựng cơ chế đánh giá kết quả thực hiện công việc, gắn tiền lương với hiệu quả, năng suất và chất lượng. Hiện tại, việc đánh giá thực hiện công việc của Trung tâm được thực hiện rất đơn giản, mang tính hình thức, chưa phản ánh chính xác đóng góp của người lao động. Do đó, tiền lương của Trung tâm chưa phản ánh mức độ đóng góp khác nhau cuả người lao động. Với việc hoàn thiện bản mô tả công việc rõ ràng, xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đầy đủ, định lượng, thành tích của mỗi nhân viên cần được theo dõi, đánh giá toàn diện không chỉ ở kết quả công việc hoàn thành mà còn đánh giá ở năng lực, hành vi và thái độ trong quá trình làm việc. Theo đó, thăng tiến tiền lương sẽ gắn liền với kết quả đánh giá và năng lực thế hiện trong thực tế cùa từng nhân viên.
Bốn là, xem xét chính sách tiền lương có tính đến sự biến động của chỉ số giá cả trên thị trường đế ấn định mức lương, điều chỉnh lương theo mức lạm phát hoặc Trung tâm sẽ có các hỗ trợ đối với người lao động để giảm bớt khó khăn cho người
lao động.
Định kỳ 6 tháng hoặc một năm, Trung tâm nên tiến hành tổng hợp ý kiến, đánh giá tình hình thực hiện và điều chỉnh, bổ sung tiền lương cho phù họp...
4.2A.2. Xây dựng hệ thống khen thưởng và hệ thống phúc lợi hấp dẫn: * về công tác khen thường:
Đe nâng cao tác dụng kích thích của hoạt động khen thưởng Trung tâm cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Đa dạng hóa các hình thức khen thường: Hiện tại, hình thức khen thưởng được áp dụng tại Trung tâm chủ yếu là thưởng bằng tiền mặt, nên đa dạng hóa các hình thức khen thưởng như một kỳ nghỉ phép, một chuyến đi du lịch cho người lao động và gia đình, hay một món quà ý nghĩa nào đó... Đi kèm phần thưởng vật chất cần kết hợp với phần thưởng tinh thần, đó là sự sự ghi nhận thành tích, tổ chức lễ trao giải thưởng, vinh danh người lao động V..V. Điều này góp phần khích lệ rất lớn về tinh thần của người được khen thưởng, người lao động sẽ cảm thấy hãnh diện, tự hào, thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng của họ.
- Thời hạn xét khen thưởng hợp lý: Việc bình xét thưởng của Trung tâm có khoảng cách giữa các lần thưởng quá dài, thường là một năm một lần. Khoảng thời gian này là khá lâu làm cho động lực của người lao động giảm sút khi có thành tích tốt. Nên có thời gian xét khen thưởng gần hơn như theo Quý. Việc thưởng đột xuất cho người lao động khi có thành tích đặc biệt xuất sắc nên tiến hành ngay sau khi người lao động đạt thành tích. Học thuyết tăng cường tích cực của Skinner đã chỉ ra rằng khoảng thời gian giữa thời điểm xảy ra hành vi và thời điểm thưởng/phạt càng ngắn bao nhiêu thì càng có tác dụng thay đối hành vi bấy nhiêu. Chính vì thế các quyết định khen thưởng cần được đưa ra một cách kịp thời, đúng lúc. Người quản lý nên có những lời khen ngợi, biểu dương ngay đối với những thành tích xuất sắc mà người lao động đạt được.