6. Bố cục của luận văn
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức
thức kế toán
Hiện nay, trường vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán. Về cơ bản hình thức này phù hợp với điều kiện áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán và đây cũng là hình thức có cách ghi chép đơn giản, thích hợp với mọi quy mô và phù hợp với quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, phần mềm kế toán đang được áp dụng còn nhiều hạn chế, các mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, cụ thể hóa thông
tin kế toán, chưa sửa đổi, bổ sung phù hợp để phụ vụ tốt hơn cho việc thông tin và báo cáo tài chính, nhất là đối với hoạt động dịch vụ.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng như cung cấp kịp thời thông tin cho lãnh đạonhà trường ra quyết định, hệ thống sổ kế toán cũng cần được hoàn thiện. Cụ thể:
Để cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo để quản trị cũng như tăng cường việc kiểm soát các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số công nợ, kế toán cần bổ sung các nội dung trên các sổ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết phải trả, Sổ chi tiết phải thu cần bổ sung thời hạn thanh toán; Sổ thu học phí, Sổ chi hoạt động cần theo dõi chi tiết theo từng hoạt động dịch vụ, từng bộ phận;
Bổ sung một số sổ kế toán chi tiết
- Để theo dõi chi tiết NVL, CCDC, phôi chứng chỉ… đã cấp, nhà trường thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán. Ở kho, thủ kho phải mở Sổ (hoặc thẻ) kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại cụ thể; ở phòng kế toán phải mở Sổ chi tiết các loại để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng thứ, từng loại nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ (hàng tháng, hàng quý), kế toán phải thực hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại, nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ban lãnh đạo biết để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
- Để nâng cao công tác quản lý tài sản, ngoài việc mở “Sổ tài sản cố định” theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ, kế toán cần mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng” giúp cho việc quản lý tài sản được chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát và công tác kiểm kê cuối năm được thuận tiện.
- Sổ chi tiết các khoản đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết: Sổ này dùng để theo dõi chi tiết các khoản đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết, giá trị ghi
sổ khoản vốn góp đầu kỳ, các khoản điều chỉnh tăng, giảm trong kỳ và giá trị ghi sổ khoản vốn góp cuối kỳ. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ như Biên bản giao nhận TSCĐ, Phiếu thu, Giấy báo Có, ...
- Sổ theo dõi chi tiết chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ(Phụ
lục): Sổ này dùng để theo dõi các khoản chi phí quản lý của hoạt động
SXKD, dịch vụ. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản chi phí như Phiếu chi, Hóa đơn, Giấy báo Nợ.
3.2.5. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống phân tích thông tin và báo cáo tài chính
3.2.5.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phân tích thông tin
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, trong giai đoạn hiện nay việc phân tích tình hình tài chính ở trường cần được tập trung vào các nội dung chủ yếu sau:
- Phân tích tình hình sử dụng kinh phí
Tài liệu sử dụng để phân tích: Dự toán kinh phí hoạt động năm; Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết kinh phí dự án; Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc nhà nước; Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí; Sổ chi tiết chi hoạt động; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ; Các tài liệu hạch toán khác.
Chỉ tiêu phân tích: Số kinh phí đã chi thực tế trong kỳ và dự toán kinh phí đã sử dụng trong năm, chi tiết theo mục đích chi.
Phương pháp phân tích
Trongđó:
∆KPsd: Chênh lệch giữa số kinh phí thực tế sử dụng với dự toán kinh phí được sử dụng.
KPctt: Kinh phí đã chi thực tế
KPđsd: Dự toán kinh phí được sử dụng trong năm. T(%): Tỷ lệ hoàn thành dự toán sử dụng kinh phí.
Đồng thời lần lượt xác định tỷ trọng chi kinh phí theo dự toán và thực tế.Từ các chỉ tiêu phân tích trên, lập bảng phân tích theo mẫu Phụ lục Qua kết quả so sánh ở từng mục chi, nhóm chi trong bảng phân tích và tỷ trọng từng khoản chi kinh phí thấy được sự biến động mức kinh phí sử dụng. Tùy theo tính chất hoạt động của từng đơn vị mà có thể phân tích toàn bộ hoặc đi sâu phân tích một số chỉ tiêu có khả năng tiết kiệm chi mà công việc chuyên môn lại đạt hiệu quả cao, chỉ ra được những nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến sự tăng, giảm và biện pháp khắc phục trong thời gian đến tình hình sử dụng kinh phí.
- Phân tích kết quả hoạt động tài chính
Tài liệu sử dụng để phân tích: Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; các tài liệu hạch toán khác.
Chỉ tiêu phân tích: Gồm chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên; chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh; So sánh quyết toán năm liền kề; So sánh dự toán năm tiếp theo.
Phương pháp phân tích: Khi cần đánh giá tổng quát chênh lệch thu, chi của đơn vị có thể sử dụng phương pháp loại trừ để đánh giá kết quả tài chính của hoạt động sự nghiệp thực tế so với dự toán. Khi đánh giá kết quả của từng hoạt động sự nghiệp dùng phương pháp so sánh để phân tích đánh giá kết quả
của kỳ này so với kỳ trước. Trên cơ sở chỉ tiêu và phương pháp phân tích đã xác định lập bảng phân tích.
Từ kết quả số liệu chênh lệch thu, chi của đơn vị có nhận xét chung về kết quả tài chính của các hoạt động sự nghiệp và xác định trọng tâm quản lý. Sau đó đưa ra các biện pháp cụ thể nhằm giảm thiểu những khoản chi không hợp lý, lãng phí, sử dụng hợp lý nguồn lực của đơn vị.
Thu nhập và chi phí đều được trình bày theo từng loại hoạt động, trong đó chi phí của từng hoạt động được trình bày theo hai cách: Một là, các chi phí được trình bày theo tính chất của chi phí như chí phí vật tư, chi phí tiền lương, tiền công, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao, …; Hai là, chi phí được trình bày theo cách phân loại theo chức năng của chi phí, theo các chương trình hoặc mục đích chi. Cách này cung cấp thông tin cho người sử dụng cụ thể, chi tiết hơn.
Thứ hai, hệ thống báo cáo tài chính của nhà trường hiện nay đưa ra lượng thông tin khá hạn chế, chưa cung cấp đủ thông tin cho các đối tượng quan tâm trong tiến trình thực hiện tự chủ tài chính. Ngoài cơ quan quản lý nhà nước, còn có các đối tượng có lợi ích liên quan như nhà quản lý, cán bộ viên chức, các tổ chức và cá nhân liên doanh, liên kết, tài trợ cũng quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị. Bên cạnh đó, trong điều kiện tự chủ tài chính, nhà trường có thể phải vay vốn của các tổ chức tín dụng nên các đơn vị này cũng rất quan tâm tới tình hình tài chính của nhà trường. Vì vậy, nhà trường nên lập bổ sung Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Sổ Chi tiết doanh thu
Thứ ba, cùng với việc xây dựng hệ thống báo cáo tài chính, chế độ kế toán cũng nên quy định các báo cáo tài chính phải được kiểm toán hàng năm bởi cơ quan Kiểm toán Nhà nước hoặc một số tổ chức kiểm toán độc lập để đảm bảo chất lượng thông tin trên báo cáo.