6. Bố cục của luận văn
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trường cần triển khai, rà soát và hoàn thiện hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về việc Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán được hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục số 02 của Thông tư 107/2017/TT-BTC, bao gồm:
- Nhóm tài khoản loại 1: Tiền và vật tư. - Nhóm tài khoản loại 2: Tài sản cố định - Nhóm tài khoản loại 3: Thanh toán - Nhóm tài khoản loại 4: Nguồn vốn
- Nhóm tài khoản loại 5: Các khoản thu - Nhóm tài khoản loại 6: Các khoản chi
- Nhóm tài khoản loại 7: Các khoản thu khác - Nhóm tài khoản loại 8: Các khoản chi khác - Nhóm tài khoản loại 9: Kết quả hoạt động - Nhóm tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Với quy định mới, nguồn thu từ ngân sách được thể hiện qua TK 511- Thu hoạt động do ngân sách cấp, các hoạt động thu phí dịch vụ được phản ánh qua TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ. Các khoản chi thường xuyên được phản ánh qua TK 611- Chi phí hoạt động (chi tiết tài khoản được quy định cụ thể tương ứng với từng đối tượng chi như: TK 6111- Chi thường xuyên; TK 6112- Chi không thường xuyên)
Nhà trường cần phân loại rõ giữa hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ, trên cơ sở đó có thể tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi từ đó tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả tương ứng cho từng loại hoạt động.
Đối với hoạt động thu, TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ, trườngcần mở tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản thu, ví dụ như: TK 5311- Thu cho thuê CSVC, TK 5312- Thu liên kết đào tạo, TK 5313- Thu ký túc xá, …
Hạch toán thu từ hoạt động sự nghiệp và dịch vụ:
Nợ TK 1111/ Có TK 131. Sau khi hoàn tất việc thu tiền. Kế toán ghi: Nợ TK 131/Có TK 531. (Các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng thu khác nhau)
Đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động dịch vụ cần phản ánh vào TK 642- Chi quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ; cụ thể:
TK 6421- Chi phí tiền lương, tiền công và các chi phí khác của nhân viên
TK 6422- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng TK 6423- Chi phí khấu hao tài sản
TK 6428- Chi phí hoạt động khác
Nhà trường có hoạt động sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ như liên kết đào tạo, cho thuê cơ sở vật chất, sân bãi, nhà xe, nội trú… tất cả được hạch toán các khoản chi phí quản lý chung như chi phí dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, … vào TK 661 chi tiết cho nội dung chi theo số dự toán kinh phí thường xuyên hàng năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Số chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh với số dự toán kinh phí thường xuyên được cấp có thẩm quyền phê duyệt đơn vị hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ TK 631. Cách thức hạch toán như trên là chưa phản ánh đúng thực trạng của nguồn gốc phát sinh chi phí; vì vậy báo cáo tài chính không phản ánh đúng chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh dịch vụ cũng như hoạt động sự nghiệp. Do vậy, để đảm bảo hạch toán đúng chi phí, xác định đúng hiệu quả của từng hoạt động một cách chính xác nhà trường cần xác định tiêu thức phân bổ hợp lý để phân bổ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ xã hội hóa. Việc phân bổ các khoản chi phí quản lý chung này tùy theo đặc điểm hoạt động của khoa phòng mà đặt ra định mức cụ thể.
Ví dụ như chi phí dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, … trường có thể phân bổ cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ theo tiêu phân bổ theo tỷ lệ phát sinh.Khi phát sinh chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ(TK chi tiết theo đối tượng chi phí)
Có TK (111, 112, 331, …)
Để tập hợp chi phí và tính giá thành của hoạt động dịch vụ như cho thuê phòng KTX theo yêu cầu, liên kết đào tạo…. Đối với các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ đơn vị cần phản ánh vào tài khoản 4212–Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động kinh doanh dịch vụ để xác định kết quả của từng hoạt động, sau đó mới tiến hành xử lý tiếp
Tài sản cố định trong trườngđược hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, như TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng nguồn vốn NSNN cấp hoặc có nguồn gốc NSNN (do được viện trợ…) (sau đây gọi chung là TSCĐ có nguồn gốc
NSNN) hoặc đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn vay, từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị và bằng các nguồn khác. Theo quy chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP thì các đơn vị sự nghiệp công lập được sử dụng các TSCĐ có nguồn gốc NSNN để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải tính khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định như doanh nghiệp. Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn vốn NSNN dùng đồng thời cho cả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động sự nghiệp, nhà trường phải xác định tiêu chí phù hợp làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chí phí hoạt động sản xuất kinh doanh, như thời gian sử dụng của TSCĐ cho từng hoạt động hoặc số lượng sản phẩm, dịch vụ tạo ra từ việc sử dụng TSCĐ (Ví dụ: nhà cửa, cơ sở hạ tầng, máy đo cơ, mỡ… để làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ cho phù hợp với cách thức thu hồi lợi ích kinh tế của từng TSCĐ. Tiêu chí này khi lựa chọn làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chí phí hoạt động sản xuất kinh doanh thì đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán và phải thuyết minh trên báo cáo tài chính. Căn cứ vào Thông tư số
lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, kế toán căn cứ vào số khấu hao phải trích hàng tháng theo quy định để xác định chi phí khấu hao tính vào chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ theo công thức:
+ Đối với TSCĐ hình thành bằng nguồn NSNN hoặc nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:
Nợ các TK 611, 612
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Đối với TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ đơn vị trích khấu hao TSCĐ, ghi:
Nợ các TK 154, 642
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Đối với TSCĐ mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại dùng cho hoạt động thu phí, lệ phí khi trích khấu hao, ghi:
Nợ TK 614- Chi phí hoạt động thu phí
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình hình thành bằng Quỹ phúc lợi (dùng cho hoạt động phúc lợi), ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ (43122)
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Đối với TSCĐ hình thành bằng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: - Tính hao mòn TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động hành chính), ghi:
Nợ TK 611 - Chi phí hoạt động
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. - Trích khấu hao TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ), ghi:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang, hoặc
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. Cuối năm, phản ánh số khấu hao, hao mòn đã trích (tính) trong năm, ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ (43142) (số khấu hao và hao mòn đã trích (tính) trong năm)
Có TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế (4211) (số hao mòn đã tính)
Có TK 431- Các quỹ (43141) (số khấu hao đã trích).
Để đơn giảm bớt khối lượng công tác kế toán và phản ánh đúng chi phí khấu hao TSCĐ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụnhà trường cần tổ chức theo hướng tách bạch toàn bộ TSCĐ, vật tư, nguồn lực lao động theo từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động sự nghiệp.