6. Bố cục của luận văn
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Nhà trường cần phải kiện toàn cơ cấu nhân sự của Bộ phận kế toán. Hiện nay, với lực lượng nhân sự còn quá mỏng (2 Kế toán viên, 1 thủ quỹ), với một khối công việc quá lớn sẽ khó tránh xảy ra sai sót vì không đảm bảo quy tắc bất kiêm nhiệm.
Bộ máy kế toán cần được tổ chức hợp lý, phù hợp với quy mô và đặc điểm của trường. Cần bổ sung nhân sự và tổ chức lại bộ máy kế toán, việc tổ chức bộ máy kế toán cân đảm bảo tính hiệu quả, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo được các nguyên tắc kiểm soát, phải phù hợp giữa năng lực chuyên môn và công việc được giao.
Cần phải xác định rõ nhiệm vụ của bộ máy kế toán, đưa ra những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn giải quyết trong phạm vi cụ thể tránh mẫu thuẫn, nhầm lẫn và sự chồng chéo trong hoạt động của các cá nhân trong bộ máy.
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy kế toán sau khi hoàn thiện
Như vậy, với mô hình sơ đồ ở trên sẽ khắc phục được những tồn tại cũ: - Phân công rõ ràng nhiệm vụ trong bộ máy
- Tách biệt chức năng thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kiêm trưởng BP Tài vụ
Thủ quỹ KT tiền lương và các
khoản trích theo lương, tài sản, vật tư
Kế toán kinh phí và vốn
bằng tiền
Kế toán thanh toán
- Tạo được sự kiểm soát giữa các kế toán viên, kiểm soát được sự tuần tự giữa các khâu trong hoạt động kế toán và phối hợp kiểm soát với các bộ phận khác
- Thực hiện được các nội dung công viêc theo phần hành kế toán và lập được báo cáo theo tính chất công việc được giao
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Trước hết, bộ phận Tài vụ của trường cần tiến hành rà soát, đối chiếu và điều chỉnh cho đúng với mẫu chứng từ được quy định tại Phụ lục số 01 của Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Bên cạnh, trường cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Cụ thể:
Thứ nhất, đối với khâu lập, luân chuyển chứng từ
Cầnban hành quy trình và thành phần hồ sơ, chứng kế toán trong việc thanh toán các khoán chi phí nhằm tránh tình trạng xử lý công việc theo cảm tính, quan liêu dễ dẫn đến sai sót.
Hiện nay tình trạng một số CBVC tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ được giao nhưng hoàn trả chứng từ khá chậm, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kế toán, vì vậy cần có quy định thời gian hoàn trả chứng từ và chế tài thu hồi tạm ứng từ tiền lương nếu không thực hiện hoàn trả chứng từ.
Thứ hai, đối với khâu kiểm tra chứng từ
Tình trạng không tuân thủ theo quy trình, chứng từ được các cá nhân, bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt trước khi đến bộ phận Tài vụ, điều này đã bỏ qua bước kiểm tra, kiểm soát của kế toán. Khiến việc thanh toán, luân chuyển chứng từ bị gián đoạn và sửa chữa.
+ Kiểm tra chứng từ tài chính phát sinh hằng ngày từ các điểm có thu phí:
Kế toán thu phí kiểm tra về quy cách, thể thức, các thông tin ghi trên bảng kê, sổ ghi tiền mặt và chứng từ có đồng nhất về nội dung hay không.
+ Kiểm tra chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phôi chứng chỉ…:
Kế toán, thủ kho đối chiếu tình hình sử dụng thực tế với số liệu được ghi nhận trong các chứng từ: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên lai thu tiền; Hóa đơn bán hàng; Báo cáo xuất nhập tồn; Bảng đối chiếu tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phôi chứng chỉ…
Kiểm tra số lượng, mẫu mã, chất lượng, hạn sử dụng, … Tuân thủ nguyên tắc kiểm nhập 3 bên. Ký xác nhận chứng từ đúng quy định về thời gian, không gian.
+ Kiểm tra chứng từ thanh toán cá nhân:
Kế toán đối chiếu tình hình thực tế với các chứng từ: Bảng chấm công; Bảng kê khối lượng vượt giờ…
+ Kiểm tra chứng từ thanh toán các khoản chi hoạt động:
Kế toán kiểm tra tình hình thực tế, đối chiếu với các chứng từ: Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa; Báo giá; Hóa đơn thanh toán; Biên bản nghiệm thu, bàn giao; Sổ theo dõi tài sản, vật tư, dụng cụ;
+ Kiểm tra các chứng từ thanh toán qua kho bạc, ngân hàng:
Kế toán viên kiểm tra lần 1, trình kế toán trưởng kiểm tra lần 2 trước khi ký, gồm: Giấy chuyển tiền; Ủy nhiệm chi.
+ Kiểm tra việc kê khai, cập nhật thanh toán học phí, lệ phí:
Thủ quỹ đối chiếu hàng ngày, kiểm tra việc thu tiền từ các điểm thu phí trong trường có đúng với bảng kê, số tiền thực tế, chứng từ…
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có hành vi sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính phải đề nghị từ chối thực hiện đồng thời báo ngay với lãnh đạo cấp trên hoặc thủ trưởng đơn vị biết và xử lý. Trường hợp thủ trưởng đơn vị vẫn quyết định theo sai phạm đó thì phải lập báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp theo quy định. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại để yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.
Thứ ba, đối với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hàng năm đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD-ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể là tối thiểu tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán; 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, báo cáo quyết toán; lưu trữ vĩnh viễn đối với các hồ sơ xây dựng cơ bản, hồ sơ có ý nghĩa an ninh quốc phòng. Khi xử lý tài liệu đã cũ và quá hạn lưu trữ cần phải tuân thủ theo quy định.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trường cần triển khai, rà soát và hoàn thiện hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về việc Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán được hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục số 02 của Thông tư 107/2017/TT-BTC, bao gồm:
- Nhóm tài khoản loại 1: Tiền và vật tư. - Nhóm tài khoản loại 2: Tài sản cố định - Nhóm tài khoản loại 3: Thanh toán - Nhóm tài khoản loại 4: Nguồn vốn
- Nhóm tài khoản loại 5: Các khoản thu - Nhóm tài khoản loại 6: Các khoản chi
- Nhóm tài khoản loại 7: Các khoản thu khác - Nhóm tài khoản loại 8: Các khoản chi khác - Nhóm tài khoản loại 9: Kết quả hoạt động - Nhóm tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Với quy định mới, nguồn thu từ ngân sách được thể hiện qua TK 511- Thu hoạt động do ngân sách cấp, các hoạt động thu phí dịch vụ được phản ánh qua TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ. Các khoản chi thường xuyên được phản ánh qua TK 611- Chi phí hoạt động (chi tiết tài khoản được quy định cụ thể tương ứng với từng đối tượng chi như: TK 6111- Chi thường xuyên; TK 6112- Chi không thường xuyên)
Nhà trường cần phân loại rõ giữa hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ, trên cơ sở đó có thể tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi từ đó tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả tương ứng cho từng loại hoạt động.
Đối với hoạt động thu, TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ, trườngcần mở tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản thu, ví dụ như: TK 5311- Thu cho thuê CSVC, TK 5312- Thu liên kết đào tạo, TK 5313- Thu ký túc xá, …
Hạch toán thu từ hoạt động sự nghiệp và dịch vụ:
Nợ TK 1111/ Có TK 131. Sau khi hoàn tất việc thu tiền. Kế toán ghi: Nợ TK 131/Có TK 531. (Các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng thu khác nhau)
Đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động dịch vụ cần phản ánh vào TK 642- Chi quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ; cụ thể:
TK 6421- Chi phí tiền lương, tiền công và các chi phí khác của nhân viên
TK 6422- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng TK 6423- Chi phí khấu hao tài sản
TK 6428- Chi phí hoạt động khác
Nhà trường có hoạt động sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ như liên kết đào tạo, cho thuê cơ sở vật chất, sân bãi, nhà xe, nội trú… tất cả được hạch toán các khoản chi phí quản lý chung như chi phí dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, … vào TK 661 chi tiết cho nội dung chi theo số dự toán kinh phí thường xuyên hàng năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Số chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh với số dự toán kinh phí thường xuyên được cấp có thẩm quyền phê duyệt đơn vị hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ TK 631. Cách thức hạch toán như trên là chưa phản ánh đúng thực trạng của nguồn gốc phát sinh chi phí; vì vậy báo cáo tài chính không phản ánh đúng chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh dịch vụ cũng như hoạt động sự nghiệp. Do vậy, để đảm bảo hạch toán đúng chi phí, xác định đúng hiệu quả của từng hoạt động một cách chính xác nhà trường cần xác định tiêu thức phân bổ hợp lý để phân bổ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ xã hội hóa. Việc phân bổ các khoản chi phí quản lý chung này tùy theo đặc điểm hoạt động của khoa phòng mà đặt ra định mức cụ thể.
Ví dụ như chi phí dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, … trường có thể phân bổ cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ theo tiêu phân bổ theo tỷ lệ phát sinh.Khi phát sinh chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ(TK chi tiết theo đối tượng chi phí)
Có TK (111, 112, 331, …)
Để tập hợp chi phí và tính giá thành của hoạt động dịch vụ như cho thuê phòng KTX theo yêu cầu, liên kết đào tạo…. Đối với các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ đơn vị cần phản ánh vào tài khoản 4212–Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động kinh doanh dịch vụ để xác định kết quả của từng hoạt động, sau đó mới tiến hành xử lý tiếp
Tài sản cố định trong trườngđược hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, như TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng nguồn vốn NSNN cấp hoặc có nguồn gốc NSNN (do được viện trợ…) (sau đây gọi chung là TSCĐ có nguồn gốc
NSNN) hoặc đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn vay, từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị và bằng các nguồn khác. Theo quy chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP thì các đơn vị sự nghiệp công lập được sử dụng các TSCĐ có nguồn gốc NSNN để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải tính khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định như doanh nghiệp. Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn vốn NSNN dùng đồng thời cho cả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động sự nghiệp, nhà trường phải xác định tiêu chí phù hợp làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chí phí hoạt động sản xuất kinh doanh, như thời gian sử dụng của TSCĐ cho từng hoạt động hoặc số lượng sản phẩm, dịch vụ tạo ra từ việc sử dụng TSCĐ (Ví dụ: nhà cửa, cơ sở hạ tầng, máy đo cơ, mỡ… để làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ cho phù hợp với cách thức thu hồi lợi ích kinh tế của từng TSCĐ. Tiêu chí này khi lựa chọn làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chí phí hoạt động sản xuất kinh doanh thì đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán và phải thuyết minh trên báo cáo tài chính. Căn cứ vào Thông tư số
lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, kế toán căn cứ vào số khấu hao phải trích hàng tháng theo quy định để xác định chi phí khấu hao tính vào chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ theo công thức:
+ Đối với TSCĐ hình thành bằng nguồn NSNN hoặc nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:
Nợ các TK 611, 612
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Đối với TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ đơn vị trích khấu hao TSCĐ, ghi:
Nợ các TK 154, 642
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Đối với TSCĐ mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại dùng cho hoạt động thu phí, lệ phí khi trích khấu hao, ghi:
Nợ TK 614- Chi phí hoạt động thu phí
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình hình thành bằng Quỹ phúc lợi (dùng cho hoạt động phúc lợi), ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ (43122)
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Đối với TSCĐ hình thành bằng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: - Tính hao mòn TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động hành chính), ghi:
Nợ TK 611 - Chi phí hoạt động
Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. - Trích khấu hao TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ), ghi:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang, hoặc
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ. Cuối năm, phản ánh số khấu hao, hao mòn đã trích (tính) trong năm, ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ (43142) (số khấu hao và hao mòn đã trích (tính) trong năm)
Có TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế (4211) (số hao mòn đã tính)
Có TK 431- Các quỹ (43141) (số khấu hao đã trích).
Để đơn giảm bớt khối lượng công tác kế toán và phản ánh đúng chi phí khấu hao TSCĐ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụnhà trường cần tổ chức theo hướng tách bạch toàn bộ TSCĐ, vật tư, nguồn lực lao động theo từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động sự nghiệp.
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán thức kế toán
Hiện nay, trường vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán. Về cơ bản hình thức này phù hợp với điều kiện áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán và đây cũng là hình thức có cách ghi chép đơn giản, thích hợp với mọi quy mô và phù hợp với quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, phần mềm kế toán đang được áp dụng còn nhiều hạn chế, các mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, cụ thể hóa thông
tin kế toán, chưa sửa đổi, bổ sung phù hợp để phụ vụ tốt hơn cho việc thông tin và báo cáo tài chính, nhất là đối với hoạt động dịch vụ.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng như cung cấp kịp