6. Bố cục của luận văn
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Trước hết, bộ phận Tài vụ của trường cần tiến hành rà soát, đối chiếu và điều chỉnh cho đúng với mẫu chứng từ được quy định tại Phụ lục số 01 của Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Bên cạnh, trường cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Cụ thể:
Thứ nhất, đối với khâu lập, luân chuyển chứng từ
Cầnban hành quy trình và thành phần hồ sơ, chứng kế toán trong việc thanh toán các khoán chi phí nhằm tránh tình trạng xử lý công việc theo cảm tính, quan liêu dễ dẫn đến sai sót.
Hiện nay tình trạng một số CBVC tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ được giao nhưng hoàn trả chứng từ khá chậm, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kế toán, vì vậy cần có quy định thời gian hoàn trả chứng từ và chế tài thu hồi tạm ứng từ tiền lương nếu không thực hiện hoàn trả chứng từ.
Thứ hai, đối với khâu kiểm tra chứng từ
Tình trạng không tuân thủ theo quy trình, chứng từ được các cá nhân, bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt trước khi đến bộ phận Tài vụ, điều này đã bỏ qua bước kiểm tra, kiểm soát của kế toán. Khiến việc thanh toán, luân chuyển chứng từ bị gián đoạn và sửa chữa.
+ Kiểm tra chứng từ tài chính phát sinh hằng ngày từ các điểm có thu phí:
Kế toán thu phí kiểm tra về quy cách, thể thức, các thông tin ghi trên bảng kê, sổ ghi tiền mặt và chứng từ có đồng nhất về nội dung hay không.
+ Kiểm tra chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phôi chứng chỉ…:
Kế toán, thủ kho đối chiếu tình hình sử dụng thực tế với số liệu được ghi nhận trong các chứng từ: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên lai thu tiền; Hóa đơn bán hàng; Báo cáo xuất nhập tồn; Bảng đối chiếu tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phôi chứng chỉ…
Kiểm tra số lượng, mẫu mã, chất lượng, hạn sử dụng, … Tuân thủ nguyên tắc kiểm nhập 3 bên. Ký xác nhận chứng từ đúng quy định về thời gian, không gian.
+ Kiểm tra chứng từ thanh toán cá nhân:
Kế toán đối chiếu tình hình thực tế với các chứng từ: Bảng chấm công; Bảng kê khối lượng vượt giờ…
+ Kiểm tra chứng từ thanh toán các khoản chi hoạt động:
Kế toán kiểm tra tình hình thực tế, đối chiếu với các chứng từ: Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa; Báo giá; Hóa đơn thanh toán; Biên bản nghiệm thu, bàn giao; Sổ theo dõi tài sản, vật tư, dụng cụ;
+ Kiểm tra các chứng từ thanh toán qua kho bạc, ngân hàng:
Kế toán viên kiểm tra lần 1, trình kế toán trưởng kiểm tra lần 2 trước khi ký, gồm: Giấy chuyển tiền; Ủy nhiệm chi.
+ Kiểm tra việc kê khai, cập nhật thanh toán học phí, lệ phí:
Thủ quỹ đối chiếu hàng ngày, kiểm tra việc thu tiền từ các điểm thu phí trong trường có đúng với bảng kê, số tiền thực tế, chứng từ…
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có hành vi sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính phải đề nghị từ chối thực hiện đồng thời báo ngay với lãnh đạo cấp trên hoặc thủ trưởng đơn vị biết và xử lý. Trường hợp thủ trưởng đơn vị vẫn quyết định theo sai phạm đó thì phải lập báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp theo quy định. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại để yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.
Thứ ba, đối với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hàng năm đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD-ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể là tối thiểu tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán; 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, báo cáo quyết toán; lưu trữ vĩnh viễn đối với các hồ sơ xây dựng cơ bản, hồ sơ có ý nghĩa an ninh quốc phòng. Khi xử lý tài liệu đã cũ và quá hạn lưu trữ cần phải tuân thủ theo quy định.