- Sắp theo nhiều cột (nhiều tiêu chuẩn)
3. Quy trình tạo một trình diễn
- Tạo mới - Lưu - Thiết kế - Chỉnh sửa - Định dạng - In ấn 3.1. Tạo mới
Giống như Word/Excel, sau khi khởi động MS Power Point và chọn các tùy chọn như ở trên ta đã bắt đầu tạo trình chiếu tức là tạo lần lượt các Slide. Cũng cĩ thể ta lấy từ các tệp cĩ sẵn.
Hình trên là 1 Slide. Lưu ý rằng mỗi Slide chỉ khoảng 10 dịng. Cỡ chữ cho Slide thường tiêu đề từ 36-40; trong nội dung từ 18 đến 28 là vừa phải.
Một bài trình diễn sẽ gồm nhiều Slide nên mỗi lần tạo xong 1 Slide ta phải chèn thêm 1 Slide mới qua trình đơn Insert —> New slide (Ctrl – M) hoặc chọn Insert – Duplicate.
3.2. Lưu
Cũng giống như khi soạn thảo văn bản hoặc lập các trang tính, trong quá trình tạo một trình diễn chúng ta phải lưu những gì đã làm được lên một tệp. Cách lưu lần đầu và lưu các lần sau được thực hiện giống như trong Word và Excel. Phần mở rộng của các tệp được tạo bởi Power Point là .ppt:
- Từ thanh thực đơn, chọn File —> Save hoặc nhấn nút Save trên thanh cơng cụ chuẩn .
- Đặt tên tệp rồi nhấn Save để lưu trình diễn đang lập vào thư mục đã chọn.
3.3. Thiết kế
Việc thiết kế là chọn mẫu mỗi khi xong 1 Slide mới. Một trình diễn gồm nhiều Slide, mỗi Slide theo 1 định dạng riêng mà ta cĩ thể chọn từ mẫu thiết kế hoặc từ tệp đã cĩ. Thường khi tạo một Slide cĩ định dạng giống như Slide trước, hoặc cĩ nội dung tương tự người ta chọn Insert – Duplicate. Một Slide mới được chèn vào sau và ta tiến hành chỉnh sửa.
Cũng cĩ thể chèn 1 Slide/ một số Slide từ trình diễn khác: Insert – Slide from File: ta nhập tên/chọn tệp đĩ rồi chọn các Slide để chèn. Muốn xĩa 1 Slide: ta chọn Slide bên cửa sổ bên trái rồi nhấn phím Delete hoặc chọn xĩa nhiều Slide một lúc.
3.4. Chỉnh sửa
Để chỉnh sửa Slide, trước tiên ta chọn Slide đĩ, định vị tại vị trí cần sửa. Thường là dùng chuột vì trong 1 Slide cĩ nhiều đối tượng khác nhau, song cũng cĩ thể dùng bàn phím.
Ta cĩ thể sao/ chuyển hay bố trí lại các Slide. Thao tác sao/chuyển hay bố trí lại giống như làm với các đối tượng trong Word. Chọn các Slide bên trái, nhấn, giữ chuột rồi kéo rê đến vị trí cần đặt. Đây là 1 thao tác riêng của trình trình diễn. Ta cũng cĩ thể thao tác khi đặt Slide ở chế độ Sorter (View —> Sorter). Lúc đĩ các Slide bố trí cạnh nhau thao tác dễ hơn.
3.5. Định dạng
Sau khi chọn một kiểu Slide, tiêu đề trong các hộp văn bản được định dạng theo các thơng số đã định. Tuy nhiên, nếu cần chúng ta vẫn cĩ thể thay đổi định dạng của chúng.
Cũng giống như trong chương trình Word và Excel, chương trình Power Point cũng cĩ thanh cơng cụ Formatting chứa các nút lệnh điều khiển định dạng của văn bản, mọi thao tác thực hiện như Word. Cũng cĩ thể trong 1 Slide cĩ nhiều đối tượng ta phải chọn và định dạng riêng.
3.6. In ấn
Chuẩn bị trang in
- Từ thanh thực đơn, chọn File —> Page Setup..., hộp thoại Page Setup hiện ra như hình sau:
Xem trước khi in
Các trang trình diễn cĩ thể được trang trí đẹp với nhiều màu sắc nhưng khi in ra giấy với
máy in đen trắng, sẽ chỉ cĩ hai màu đen trắng. Cĩ thể xem trang trình diễn với hai màu đen trắng trước khi in để phát hiện xem cĩ đối tượng nào bị mờ hoặc khơng nhìn rõ khơng. Cách làm như sau:
- Từ thanh thực đơn, chọn View —> Black and White hoặc nhấn biểu tượng Grayscale Preview (xem trước trang trình diễn với hai màu đen trắng) trên thanh cơng cụ Standard. Trang trình diễn sẽ chuyển thành dạng đen và trắng. Lặp lại bước trên một lần nữa để bỏ chế độ xem hai màu đối với trang trình diễn.
In
Từ thanh thực đơn, chọn File —> Print..., hoặc nhấn biểu tượng lệnh in (Print) trên thanh cơng cụ chuẩn , hộp thoại in sẽ hiện ra như hình sau:
Các mục trên hộp hội thoại về cơ bản như Word chỉ cĩ hai điều khác:
- Bình thường in 1 Slide trên 1 trang giống như 1 trang màn hình Word. Tuy nhiên để dễ theo dõi, ta cĩ thể chọn chế độ Handout: mỗi trang in cĩ thể cĩ từ 2, 3 đến 6 Slides.
- Vì Slide để trình diễn nên cĩ nhiều màu, do vậy Power Point cung cấp 3 chế độ in khác nhau:
+ Grayscale: in đa cấp xám
+ Pure Black and White: in trang trình diễn với hai màu đen trắng: đây là cách chọn tốt nhất khi ra máy in đen trắng.
+ Color: chế độ in màu.
Nhấn OK để bắt đầu in sau khi chọn xong các thơng số.
Chương VIII
HOAøN THIeÄN vAø THIeÁT LẬP TRìNH dIễN