- Sao chép định dạng
3.4. Một số thao tác hỗ trợ nhập dữ liệu Điền tự động dữ liệu
Điền tự động dữ liệu
Việc đưa dữ liệu cĩ quy luật vào trang tính như tạo số thứ tự cho một danh sách, danh sách 12 tháng một năm,... cĩ thể sinh dữ liệu tự động. Excel chỉ cĩ thể sinh dữ liệu tự động cho các ơ liên tiếp nhau theo hàng hoặc theo cột. Để thực hành việc sinh dữ liệu tự động chúng ta tiến hành làm như sau:
- Nhập dữ liệu cho hai ơ đầu tiên của dãy tuần tự (hàng/cột).
- Chọn hai ơ vừa nhập dữ liệu.
- Định vị con trỏ chuột vào chấm vuơng đen ở gĩc dưới bên phải miền ơ đang chọn, khi con trỏ chuột đổi thành chữ thập đen thì kéo chuột theo hướng đã định. Khi nhả chuột ra tại ơ cuối, ta sẽ thấy ở các ơ được kéo qua xuất hiện dữ liệu phù hợp với luật sinh đã xác định qua hai dữ liệu đầu của dãy.
Tháng 6 vào các ơ từ A1 đến F1. Ta nhập Tháng 1, Tháng 2 lần lượt vào ơ A1, B1. Tiếp theo bơi đen 2 ơ đĩ rồi đặt con trỏ vào gĩc phải dưới. Nhấn giữ phím trái và kéo đến ơ F1. Nhả phím, dữ liệu sẽ điền vào như bảng dưới đây:
Cố định các hàng và các cột khi nhập dữ liệu
Với các bảng dài và rộng chúng ta thường gặp khĩ khăn khi làm việc tại các hàng sâu và các cột xa vì khi đĩ cĩ thể khơng cịn nhìn thấy dịng tiêu đề và cột tiêu đề để biết mình đang ở đâu trong bảng tính. Excel cung cấp cho chúng ta một cơng cụ giúp khắc phục khĩ khăn trên bằng cách cố định (Excel gọi là “đĩng băng”) các hàng tiêu đề cột và các cột tiêu đề dịng khi ta chuyển xuống dưới và sang phải. Cách làm như sau:
- Tuỳ thuộc mục đích đĩng băng, thực hiện một trong ba cách chọn sau:
+ Chọn hàng nằm dưới hàng chứa tiêu đề các cột của bảng số liệu nếu định đĩng băng tiêu đề các cột. Ví dụ, chọn hàng 5 nếu định đĩng băng dịng 4.
+ Chọn cột nằm bên phải cột chứa tiêu đề các dịng của bảng số liệu nếu định đĩng băng cột tiêu đề các dịng. Ví dụ, chọn cột C là cột bên phải.
+ Chọn ơ nằm ngay dưới dịng chứa tiêu đề cột và ngay bên phải cột chứa tiêu đề dịng nếu định đĩng băng cả hai tiêu đề này. Ví dụ, chọn ơ C5 để đĩng băng.
- Từ thanh thực đơn, chọn Windows —> Freeze Panes. Dưới dịng tiêu đề sẽ xuất hiện một đường kẻ ngang chạy suốt trang tính nếu đĩng băng tiêu đề cột. Bên phải cột tiêu đề dịng xuất hiện một đường kẻ đứng chạy suốt chiều dọc trang tính nếu đĩng băng tiêu đề dịng. Hai đường kẻ nĩi trên cùng xuất hiện nếu đĩng băng cả hai tiêu đề.
- Làm tan băng. Khi khơng cần đĩng băng tiêu đề nữa, chúng ta cĩ thể làm tan băng bằng cách vào thực đơn Windows và chọn Unfreeze Panes.