- Cơng thức (formula): Là sự kết hợp các ơ,
3. Hồn thiện và định dạng trang tính
Sau khi đã nhập liệu và thực hiện các tính tốn, ta cần hồn thiện trang tính. Các thao tác trong hồn thiện cĩ thể là:
- Thay đổi độ rộng, chiều cao của cột, hàng - Định dạng các ơ
- Viền khung cho ơ, hàng, cột.
3.1. Thay đổi độ rộng của cột và độ cao của hàng của hàng
Thay đổi độ rộng cột
Thay đổi độ rộng của một cột theo cách trực tiếp đơn giản nhất là dùng chuột kéo dãn/ co biên phải của cột như Word hay dùng lệnh Autofit Selection. Nếu muốn chỉnh độ rộng cho nhiều cột thì trước khi áp dụng ta phải thực hiện việc chọn các cột cần điều chỉnh.
Ngồi hai cách trên, để điều chỉnh độ rộng cho nhiều cột ta thao tác:
- Chọn các cột cần điều chỉnh độ rộng. - Từ thanh thực đơn, chọn Format —> Column —> Width.
- Hộp thoại Column Width xuất hiện, trong đĩ cĩ thể hiện độ rộng hiện tại của các cột đang được chọn. Đơn vị đo trong hộp này là số vị trí ký tự.
- Nhấn OK.
Thay đổi độ cao của hàng
Việc thay đổi độ cao của hàng cũng tương tự như độ rộng cột: cĩ thể điều chỉnh trực tiếp hay dùng trình đơn Format. Trình đơn Format sử dụng cho nhiều hàng liền kề:
- Chọn hàng hoặc các hàng cần thay đổi độ cao.
- Từ thanh trình đơn, chọn Format —> Row —> Height.
- Nhập độ cao cần cĩ vào hộp. Đơn vị của độ cao này tương ứng với cỡ của font chữ trong các hàng.
- Nhấn OK.
3.2. Định dạng ơ tính/hàng/cột
Vai trị của ơ trong trang tính giống như đoạn trong Word. Tuy nhiên ở đây Excel phân biệt các loại dữ liệu khác nhau: số, ký tự, ngày tháng,... Bình thường, văn bản được căn về lề trái, số được căn về lề phải. Song, tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và ý thích của mỗi người, cĩ thể căn chỉnh lại các văn bản và các số như đã giới thiệu trong phần hướng dẫn sử dụng Word. Ngồi ra,
trong Excel cịn cĩ một số định dạng đặc thù mà trong Word khơng cĩ.
Về nguyên tắc ta sử dụng chức năng Format Cells. Đây là chức năng cho phép nhiều định dạng cần thiết: định dạng số (number), phơng (font), dĩng lề (alignment), viền khung (border),..., sẽ trình bày tĩm tắt phía dưới.
Dồn văn bản giữa các ơ
- Chọn vùng các ơ cần cân văn bản vào giữa. - Nhấn vào nút Merge and Center trên thanh Formatting. Vùng các ơ vừa chọn được ghép lại thành một ơ và văn bản được căn giữa vào ơ mới.
Lưu ý: Nếu đã ghép các ơ rồi nhưng sau đĩ lại khơng muốn ghép nữa thì chỉ việc chọn ơ ghép rồi nhấn vào nút . Ơ ghép sẽ được tách ra như lúc chưa ghép. Ngồi ghép ngang, chúng ta cịn cĩ thể ghép dọc.
Ta cĩ thể dùng chức năng cuộn xếp văn bản cĩ bao gồm hợp ơ để dồn ơ hay văn bản trong ơ.
Cuộn và xếp văn bản
Đơi khi chúng ta cần phải lập các bảng cĩ nhiều cột, trong đĩ cĩ một vài cột cần phải gõ các văn bản tương đối dài. Nếu mở rộng các cột này để hiện được đầy đủ các văn bản đĩ thì cĩ thể sẽ khơng đủ giấy cho các cột khác. Để khắc phục điều này, Excel cho phép cuộn văn bản dài thành một số dịng trong ơ (kiểu như xuống dịng mềm ở Word) chấp nhận tăng độ cao dịng nhưng đảm bảo đủ số cột cho bảng. Cách làm như sau.
- Chọn cột hoặc các ơ cần cuộn văn bản. - Từ thanh thực đơn, chọn Format —> Cell, cửa sổ định dạng các ơ hiện ra. Chọn mục Alignment
- Trong mục Text control nhấn vào nút kiểm
Wrap text (như hình trên) hay Merge cells để hợp (dồn) nhiều ơ thành một.
- Mục dĩng văn bản (Text Alignment) ta cĩ thể căn ngang (horizontal) hay dọc (vertical). Để chọn, ta nhấn vào ơ cĩ hình mũi tên xuống để chọn giá trị phù hợp.
- Nhấn OK để chấp nhận các thơng số đã chọn.
Định dạng và sao chép định dạng - Định dạng các số
Đơn giản nhất ta dùng trình đơn Format. + Chọn miền các ơ cần định dạng
+ Từ thanh trình đơn, chọn Format —> Cell. Chọn mục Number, hiện cửa sổ cĩ dạng như sau:
- Chọn Number trong mục con Category
và chọn 1, 2,... (chữ số thập phân) trong mục
Decimal places.
- Nhấn OK để kết thúc.
Lưu ý:
thập phân là dấu phẩy “,”, Việt Nam là dấu “.”. Muốn chỉnh lại ta dùng thanh Control Panel (xem phần Windows).
- Đối với các số lớn, người ta thường dùng dấu chấm (Việt Nam) hoặc dấu phẩy (Mỹ) để ngăn cách nghìn, triệu, tỷ. Để chuyển sang dạng này, ta chỉ việc chọn số cần format, sau đĩ nhấn vào nút Use 1000 separator ().