3. Các thao tác hồn thiện văn bản Khối (block)
4.1.Soạn thảo văn bản dạng bảng
Nhiều khi chúng ta phải lập danh sách các đối tượng, tạo lịch làm việc,... Dạng tài liệu trong trường hợp này khá đặc biệt bao gồm một số hàng (row) và một số cột (column). Ta điền nội dung vào các ơ (cells). Tài liệu dạng này gọi là tài liệu/ văn bản dạng bảng (table).
Tài liệu dạng bảng thường phức tạp và cĩ các quy tắc soạn riêng. Sau đây là một số thao tác cơ bản đối với loại văn bản dạng này:
i. Tạo bảng
Cách 1: Dùng menu Table – Insert – Table
Cách 2: Dùng biểu tượng trên thanh cơng cụ
Khi sử dụng cách thứ nhất, màn hình hiện ra hộp hội thoại như hình dưới.
- Tiếp theo ta chọn số cột trong hộp Number of columns/hoặc nhập trực tiếp.
- Làm tương tự cho hàng: Number of rows.
- Nhấn nút OK để kết thúc tạo bảng.
Word sẽ tạo ra một bảng trống, cĩ số cột và số dịng bằng đúng số lượng đã xác định trong cửa sổ. Ở ví dụ trên, Word sẽ tạo một bảng trống như sau:
Khi dùng nút Insert Tabletrên thanh cơng cụ Standard, ta thao tác như sau:
- Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn bảng. - Nhấn nút Insert Table trên thanh cơng cụ chuẩn, một cửa sổ chọn số hàng và số cột cho bảng sẽ hiện ra như hình sau:
Kết quả cũng giống như cách tạo bảng thứ nhất.
ii. Nhập văn bản vào bảng
Muốn nhập vào ơ nào thì chuyển con trỏ đến ơ đĩ bằng chuột/bàn phím. Thường ta nhập theo hàng hoặc theo cột. Khi kết thúc 1 ơ ta cĩ thể nhấn Enter hay các phím mũi tên ← →↑ ↓.
Để chỉnh sửa ta cũng cần định vị tại ơ và tiến hành sửa dữ liệu trong ơ đĩ như với văn bản thường.
iii. Các thao tác căn chỉnh cơ bản trong bảng
Sau khi tạo bảng, chúng ta cĩ thể nhập dữ liệu và thao tác với bảng như chọn hàng, cột, chèn thêm hàng, thêm cột, tạo đường viền, định dạng...:
Đơi khi, chúng ta cần phải chọn một ơ, một hàng, một cột hoặc một số ơ, một số hàng, một số cột để tiến hành các thao tác nào đĩ, ví dụ như định dạng, sao chép, xố... Cách chọn như sau:
Để chọn một ơ, một hàng, một cột hoặc một số ơ, một số hàng, một số cột ta làm như sau:
Chọn ơ: Rê con trỏ chuột lên ơ cần chọn rồi nhấn phím trái chuột. Muốn chọn nhiều ơ liền nhau thì ta rê chuột như chọn nhiều đối tượng cùng một lúc.
Chọn hàng: Di chuột ra phía biên trái của dịng cần chọn, khi thấy con trỏ chuột biến thành mũi tên trắng chỉ sang phải thì nhấn phím trái chuột. Tồn bộ dịng ngang với vị trí của con trỏ chuột sẽ được bơi đen.Ta dễ dàng mở rộng thao tác này cho nhiều hàng liên tiếp.
Chọn cột: Di chuột lên biên trên của cột cần chọn, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên đen chỉ xuống thì nhấn phím trái chuột. Tồn bộ cột thẳng với vị trí của mũi tên sẽ được bơi đen. Nếu muốn chọn thêm các cột nằm bên trái hoặc bên phải cột đã chọn thì kéo chuột theo hướng tương ứng.
Việc chọn nhiều cột liên tiếp cũng thao tác tương tự.
Chú ý: Người dùng cĩ thể áp dụng cách chọn các đối tượng khơng kề nhau để chọn các ơ, các hàng hoặc các cột khơng liền kề (xem hình dưới).
- Chèn (Insert) và xố (Delete) hàng và cột Do nhu cầu nhập dữ liệu mà nhiều khi ta cĩ nhu cầu chèn thêm hay bỏ đi một số ơ hay hàng hay cột. Đây cũng là thao tác rất cơ bản trong xử lý loại văn bản bảng.
Chèn thêm một hàng vào bảng
Cách đơn giản nhất là dùng thực đơn Table
nơi chứa tất cả các thao tác cĩ thể trên loại văn bản này.
- Đặt con trỏ vào một ơ bất kỳ trong hàng ta sẽ chèn (cĩ thể chèn bên trái hay bên phải).
- Từ thanh thực đơn, chọn Table —> Insert; một thực đơn con sẽ hiện ra. Chọn Rows Below/ Rows Above. Một hàng mới sẽ được chèn thêm.
Chèn thêm một cột vào bảng
Việc chèn thêm cột cũng tương tự khi dùng menu Table – Insert:
- Chọn một ơ bất kỳ trong cột.
hiện ra. Chọn Columns to the Right/ Left. Một cột mới sẽ được chèn vào.
Xố một hàng/cột: Cách làm tương tự như thêm hàng/cột, chỉ khác là thay vì chọn Insert ta chọn Delete.
Nếu muốn xố nhiều hàng hoặc nhiều cột cùng lúc, trước hết phải chọn các hàng và các cột cần xố, sau đĩ mới thực hiện theo các bước trên.
- Thay đổi độ rộng cột, độ cao dịng
Đối với cột: Đưa con trỏ chuột đến phần giáp ranh của cột cần thay đổi độ rộng đến khi biểu tượng con trỏ chuột đổi thành hình hai đoạn thẳng đứng với hai mũi tên sang ngang thì kéo sang phải để mở rộng, kéo sang trái để thu hẹp.
Điều chỉnh độ rộng cột trực tiếp
Đối với hàng: Đưa con trỏ chuột đến đường biên dưới của hàng cần thay đổi độ cao đến khi biểu tượng con trỏ chuột đổi thành hình hai đoạn kẻ ngang với hai mũi tên lên xuống thì kéo chuột xuống để tăng thêm độ cao và ngược lại để thu hẹp độ cao của hàng.
Điều chỉnh chiều cao hàng trực tiếp
Một cách hệ thống, khi muốn định dạng nhiều cột/hàng cần phải:
- Chọn các hàng/cột cần thay đổi.
- Chọn Table – Properties, xuất hiện hộp hội thoại sau:
- Tiếp theo ta chọn row (hàng), column (cột) hay cell (ơ) rồi nhập các thơng số cần thiết. Hộp hội thoại này cịn cho phép cân lề cho các ơ/hàng hay cột.
- Gộp ơ và chia ơ (Merge and Split)
- Nhiều khi chúng ta cần gộp một số ơ trên cùng một hàng, hoặc trong cùng một cột thành một ơ, hoặc cần chia 1 ơ thành một số ơ.
- Thí dụ ta muốn gộp ơ thứ 2 và 3 của hàng thứ hai thành 1 ơ, ta tiến hành:
+ Bơi đen 2 ơ đĩ. + Chọn Table - Merge.
Bơi đen
Chọn Table – Merge
Việc tách ơ thực hiện ngược lại: Một ơ/cột/ hàng được chia tách thành nhiều ơ/cột hay hàng: sau khi bơi đen, chọn Table – Split và chọn các thơng số để chia.