- văn bản sau khi tách cột:
3 Trần Long Vũ Trưởng phịng TCCB ĐHBK Hà Nội 4 Đào Thị Tuyết MinhTrưởng phịng Tài vụ Bệnh viện Lão khoa TW
Phía trên bảng khơng được chứa những dịng trống. Trong bảng cũng khơng chứa dịng trống. Bảng khơng cần định dạng song các thơng tin trong bảng cần định dạng cho phù hợp.
Tệp chính (Main Document) chứa nội dung thơng báo/ cơng văn cần gửi. Ví dụ một giấy mời cĩ dạng sau (đã lưu trên tệp GM.doc):
Cộng hịa xã hội chủ nghĩa việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤy mờI Trân trọng kính mời Ơng (Bà): Chức vuï:
Cơ quan chúng tơi sẽ tổ chức Hội nghị sơ kết đánh giá kết quả hoạt động 6 tháng đầu năm và đề ra phương hướng cơng tác 6 tháng cuối năm.
Hội nghị sơ kết sẽ diễn ra vào lúc 8h30 ngày .../ .../2011 tại Hội trường Cơ quan.
Xin trân trọng kính mời Ơng (Bà) tới dự. Hân hạnh được đĩn tiếp.
Hà Nội, ngày .../ … năm 2011 Giám đốc
Trần Đình Long
Sẽ chèn các thơng tin từ Data Source
Mail merge sẽ tiến hành chèn các bản ghi cĩ trong tệp Data Source vào các vị trí tương ứng và tạo ra cho mỗi người một tờ giấy mời.
Để làm được việc này, chúng ta cần phải thực hiện các bước sau đây:
1. Mở hoặc tạo lập một tài liệu chính (main document) chứa nội dung cần phải gửi đi nhiều nơi hoặc cho nhiều người như tệp Giấy mời ở trên.
2. Mở hoặc tạo lập một tệp nguồn dữ liệu (data source) chứa các dữ liệu về nơi nhận hoặc người nhận, ví dụ tệp danh sách ở trên.
3. Mở tài liệu chính (cơng văn hoặc thư), và định vị con trỏ tại vị trí tương ứng cần chèn.
4. Kích hoạt chức năng Merge: Tool - Letters and Maillings – Mail merge
Tốt nhất ta chọn luơn chức năng Show Mail- Merge Tool và sử dụng thanh này để thao tác.
Hộp hội thoại xuất hiện và ta đi theo sáu bước: B1) Chọn dạng Merge (ta cĩ thể dùng Letter hay Envelops) rồi nhấn Next.
B2) Chọn văn bản chính (văn bản ta đã mở) nên chỉ việc nhấn Next.
B3) Chọn data source (ta chỉ ra tên tệp theo cách lựa chọn đã học. Ở đây là tệp Ds.doc trong thư mục My Document.
B4) Chọn các trường (field merge) trên thanh Mail merge tool đã thiết lập ở trên.
Với các tệp chính là GM và tệp dữ liệu là DS với các trường Họ và tên, Chức vuï, ta lần lượt chọn và chèn:
Trong ví dụ trên ta cần chọn và chèn 2 trường đã liệt kê vào đúng vị trí: trường “Họ và tên” vào sau mục “Ơng (bà)”, trường “chức vụ” vào sau mục “Chức vụ”.
Cuối cùng ta nhấn biểu tượng trộn văn bản. Ở đây cĩ thể chọn trộn lên 1 tệp mới hay trộn rồi gửi ra máy in,... Tốt nhất ta chọn trộn ra tệp mới để cĩ thể căn chỉnh lại trước khi in.
Phím chèn các
Nếu phải chỉnh sửa đơn giản thì ta chỉnh trên văn bản trộn; ngược lại ta nên chỉnh sửa trên văn bản gốc sẽ tiết kiệm thời gian hơn.
Điều chú ý ở đây là giao diện trộn văn bản rất khác nhau giữa các phiên bản Word. Các thao tác trình bày ở đây dành cho XP và 2003.