Word cung cấp khá nhiều kiểu bảng khác nhau để người sử dụng cĩ thể chọn, áp dụng cho bảng của mình. Thao tác như sau:
- Từ trình đơn Table, chọn Table Auto Format. Một hộp thoại định dạng bảng hiện ra. Cột bên trái là danh sách các format khác nhau, cịn phía bên phải là bảng mẫu của format đang được chọn ở bên trái.
- Chọn một kiểu định dạng ưa thích rồi nhấn OK.
- Tạo đường viền bảng/oâ
Để cho bảng thêm sinh động, dễ nhìn Word cung cấp khả năng tạo đường viền (border). Cũng nhờ thao tác này ta cĩ thể tạo nên các bảng cĩ cấu trúc phức tạp. Thao tác:
- Nhấn vào biểu tượng Table and Border
trên thanh cơng cụ chuẩn. Thanh cơng cụ bảng và đường viền sẽ hiện ra như hình sau:
- Sử dụng các nút tương ứng của thanh cơng cụ này, để vẽ, trang trí và chỉnh sửa bảng.
Nút lệnh Chức năng
Vẽ bảng bằng cách vẽ các ơ ghép lại với nhau
Tẩy đường viền trên bảng
Chọn các kiểu đường viền như gạch chân, đậm, nhạt...
Nút lệnh Chức năng
Tơ màu đường viền
Nút chọn các kiểu viền khác nhau của một ơ
Tơ màu cho các ơ trên bảng Chèn thêm một bảng
Tách một ơ thành nhiều ơ bằng cách chọn ơ cần ghép rồi nhấn nút biểu tượng này, chọn số cột hoặc số hàng rồi nhấn OK
Chọn các kiểu căn văn bản theo cả chiều ngang và chiều dọc của ơ
Chọn hướng của văn bản trong ơ (ngang hoặc dọc)
Sắp xếp dữ liệu trên bảng theo thứ tự giảm dần/tăng dần
iv. Tính tốn đơn giản trong bảng
Đơi khi ta cần phải thực hiện một số phép tính đơn giản trong các bảng. Để làm được điều này, Word đánh địa chỉ ngầm định của các ơ trong bảng theo quy ước sau:
Các cột đánh số từ A, đến B, rồi C,... Các hàng đánh số là 1 cho hàng đầu, 2 cho hàng tiếp
A1 B1 C1 ... A2 B2 C2 ... A3 B3 C3 ...
và cứ tiếp tục. Các địa chỉ này sẽ được sử dụng để viết các cơng thức khi cần tính giá trị của một ơ qua giá trị của các ơ khác. Nội dung này sẽ được trình bày chi tiết trong chương VI với bảng tính Excel.
Để tính tốn ta cần phải tạo cơng thức (formula) theo cách:
- Đặt con trỏ nháy vào ơ sẽ chứa kết quả của cơng thức.
- Từ thanh thực đơn, chọn Table—> Formula... Hộp thoại Formula hiện ra như hình sau:
- Xố cơng thức cĩ sẵn trong thanh Formula
(nếu khơng phù hợp) và gõ cơng thức mới vào ơ này. Nếu trong cơng thức cĩ chứa các hàm, ta cĩ thể tìm và lấy từ ơ Paste function.
Các cơng thức hay dùng là SUM (tính tổng), AVERAGE (tính trung bình cộng), COUNT (đếm). Để theo dõi một cách hệ thống, các cơng thức, các hàm này sẽ được trình bày kỹ trong Excel; cách dùng gần như nhau.
4.2. Soạn văn bản cột báo
Văn bản cột báo là một loại văn bản chuyên dụng, gồm nhiều cột (ít nhất là hai). Do văn bản gồm nhiều cột nên khi nhập văn bản cũng nhập theo thứ tự cột, nhập từ cột 1, đến cột 2, 3... của trang thứ nhất, con trỏ nháy sẽ sang trang tiếp theo và lại bắt đầu từ cột 1.
Nếu gõ văn bản chưa hết chiều dài của một cột mà lại muốn sang cột tiếp theo thì ấn đồng thời Ctrl+Shift+Enter hoặc Insert – Break.
Đối với các cột đã gõ văn bản rồi mà lại muốn chuyển từ cột này sang cột khác thì chỉ việc nhấn chuột vào vị trí mà ta muốn chuyển đến.
Đây là một văn bản gồm ba cột. Người dùng cĩ thể nhập bình thường sau đĩ chọn biểu tượng tạo cột để chọn. Hộp hội thoại xuất hiện:
Ví dụ: