- Sắp theo nhiều cột (nhiều tiêu chuẩn)
6.2. Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là thao tác nhằm lấy dữ liệu từ một bảng hay nhiều bảng cĩ cấu trúc theo yêu cầu nào đĩ gọi là tiêu chí lọc/ tiêu chí tìm kiếm. Ở đây ta chỉ xét 2 thao tác cơ bản để lấy dữ liệu từ một bảng: đĩ là lọc đơn giản (auto filter) và lọc tiên tiến (advanced filter). Bảng dữ liệu bao gồm nhiều hàng gọi là các mẫu tin (record). Tập các cột gọi là các thuộc tính/trường (field).
Lọc bằng Auto filter
Chức năng này nhằm lấy ra 1 tập con dữ liệu (bản ghi) từ một bảng. Thao tác:
- Chọn bảng dữ liệu (bơi đen các hàng /cột kể cả hàng tiêu đề).
- Từ thanh thực đơn, chọn Data—>Filter—> Autofilter.
Tại các tiêu đề cột của bảng dữ liệu, xuất hiện các mũi tên ở đầu bên phải. Nếu nhấn trỏ chuột vào mũi tên này, ta sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ nhỏ gồm các tuỳ chọn (All) - lấy tất cả, (Top 10...) - chọn 10 phần tử cao nhất, (Custom) - một điều kiện do người dùng tự lập, và tất cả các giá trị xuất hiện trong cột này.
Chúng ta cĩ thể đặt tiêu chuẩn lọc cho nhiều cột dữ liệu. Chỉ những phần tử dữ liệu thoả mãn tất cả các tiêu chuẩn lọc mới được giữ lại. Sau khi lọc ra được các phần tử thoả mãn các tiêu chuẩn lọc, chúng ta nên copy sang một vùng mới ở bên dưới, gõ thêm các thơng tin, lưu lại bảng tính và in ra giấy nếu cần thiết.
Ví dụ: để lấy ra các Trưởng phịng (TP), ta nhấn vào cột «Chức vụ» chọn TP. Trang tính chỉ
cịn lại 2 dịng mà tại cột Chức vụ cĩ giá trị là «TP».
Sau khi lọc xong, muốn trở lại trang tính như trước thì vào thực đơn Data, chọn Filter chọn
Show all và khử đánh dấu trong mục Auto filter.
Lọc bằng Advanced filter
Chế độ lọc này cung cấp cho người dùng khả năng mềm dẻo hơn: Người dùng cĩ thể lọc tại chỗ hay lấy ra một vùng khác. Tiêu chí lọc cĩ thể phức tạp hơn.
Để sử dụng chức năng này người dùng phải hiểu và thiết lập được tiêu chí lọc thơng qua khái nhiệm “vùng điều kiện”.
Vùng điều kiện là một vùng trống trên trang tính bao gồm ít nhất hai hàng và một cột. Ở những xử lý phức tạp, vùng điều kiện gồm nhiều hàng và nhiều cột. Ở hàng thứ nhất của vùng bao gồm tiêu đề cột, phải trùng với nhãn cột trong bảng dữ liệu. Từ hàng thứ hai trở đi chứa điều kiện. Một điều kiện gồm: <phép tốn quan hệ> <giá trị>.
Phép tốn quan hệ là các phép so sánh thơng thường: <, > =, !=. Giá trị cĩ thể là số, ngày tháng hay ký tự. Nếu là ký tự thì phải đặt trong dấu nháy.
Ví dụ, vùng điều kiện đơn giản nhất cĩ dạng:
Vùng điều kiện này cĩ nghĩa: Chức vụ là TP hay GD. Cĩ nghĩa ta muốn lọc ra người làm việc là GD hay TP: STT Họ và tên Chức vụ LươngHS C.vụPC Tổng lĩnh 6 Võ Minh Trí Bảo vệ 3.33 5 Lý Lan Anh Kế tốn 4.44 3 Trần Long Vũ PGD 5.42 1 Trần Lan Anh GD 5.76
2 Nguyễn Quý Hợi TP 6.1