6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.2.1. Hoàn thiện quy trình kiểm soát TTVĐT
Hoàn thiện công tác KSC đầu tư XDCB từ nguồn vốn NSNN luôn được quan tâm, chú trọng mà yếu tố mấu chốt thực hiện nội dung này là KBNN phải không ngừng củng cố, kiện toàn quy trình kiểm soát thanh toán bởi vì trong thời gian qua đã có nhiều văn bản pháp lý điều chỉnh cho hoạt động kiểm soát thanh toán nhưng KBNN vẫn chưa thay đổi bổ sung kịp thời, còn nhiều bất cập, vướng mắc trong quá trình thực thi công vụ. Điều này làm ách tắc trong việc giải ngân, kéo dài thời gian thanh toán, bất lợi cho đơn vị thi công, CĐT và KBNN.
Trên tinh thần cải tiến sự luân chuyển chứng từ dựa trên số lượng nhân sự hiện có tại đơn vị; phân định rõ thời gian kiểm soát, thanh toán cho từng loại công việc cụ thể của dự án nhằm rút ngắn thời gian kiểm soát TTVĐT, thực hiện mục tiêu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực KBNN; cụ thể hóa các nội dung kiểm tra, kiểm soát hồ sơ chứng từ mà trong các Nghị định, Thông tư hướng dẫn còn quy định chung chung; từ kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình KSC đầu tư XDCB, học viên xin đề xuất hoàn chỉnh một số nội dung của Quy trình kiểm soát TTVĐT hiện nay cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị như sau:
3.2.1.1. Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ và tổ chức bộ máy tham gia quy trình
Như đã trình bày Chương 2, Quy trình kiểm soát TTVĐT tại KBNN Tư Nghĩa hiện nay thực hiện theo Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 và Quyết định số 2899/QĐ-KBNN ngày 15/6/2018 của KBNN. Quy trình kết hợp giữa hai quyết định này có rất nhiều ưu điểm, đáp ứng phần
lớn các yêu cầu về kiểm soát, TTVĐT đề ra. Tuy nhiên, về quy trình luân chuyển chứng từ, học viên thấy còn có điểm chưa được hợp lý, chưa rút ngắn được tối đa thời gian luân chuyển chứng từ giữa các bước.
Cụ thể, theo quy trình hiện tại thì GDV nhận hồ sơ, chứng từ từ CĐT, trường hợp đủ điều kiện thanh toán thì xử lý hồ sơ, chứng từ xong chuyển chứng từ trên máy và chứng từ giấy cho KTT; sau đó phải chờ KTT ký trên chứng từ giấy xong (nếu chứng từ được chấp nhận thanh toán) mới trình lên Giám đốc KBNN huyện ký trên chứng từ giấy; tiếp theo phải chờ Giám đốc ký trên chứng từ giấy xong (nếu chứng từ được chấp nhận thanh toán) mới về lại vị trí để áp chứng từ thanh toán. Thời gian chờ đợi từ KTT ký xong đến Giám đốc ký xong trên chứng từ giấy là không xác định được nhanh hay chậm, tùy thuộc vào độ phức tạp của chứng từ và cảm tính của người ký, GDV luôn trong tình trạng vừa xử lý công việc tiếp theo vừa phải để ý chứng từ của mình đã được ký xong chưa để xử lý tiếp, vì vậy rất mất thời gian và không tập trung để giải quyết công việc tiếp theo.
Chính vì những lý do trên nên học viên xin đề xuất cải tiến quy trình này như sau:
Trước tiên, phải phân công nhiệm vụ cho 01 GDV (tạm gọi GDV trung gian, ký hiệu GDVTG) nhận hồ sơ, chứng từ giấy thay cho các GDV khác từ KTT trình lên Giám đốc ký, Giám đốc ký xong trả lại hồ sơ, chứng từ cho các GDV khác áp thanh toán (đồng thời kết hợp thực hiện nhiệm vụ của mình). Quá trình phân công này nên thực hiện luân phiên mỗi GDV 03 tháng/đợt. Thời gian nhận hồ sơ, chứng từ giấy từ KTT trình lên Giám đốc ký và từ Giám đốc ký xong trả về cho các GDV khác áp thanh toán nên quy định trong ngày như sau:
- Buổi sáng (làm việc từ 07 giờ – 11 giờ 30):
đốc ký;
+ 11 giờ: GDV nhận hồ sơ, chứng từ giấy (lần 2) từ KTT trình lên Giám đốc ký và nhận hồ sơ, chứng từ giấy (của lần 1) giao lại cho các GDV khác.
- Buổi chiều (làm việc từ 13 giờ 30 – 17 giờ 00):
+ 14 giờ: GDV nhận hồ sơ, chứng từ giấy (lần 3) từ KTT trình lên Giám đốc ký và nhận hồ sơ, chứng từ giấy (của lần 2 và của lần 1 (nếu còn)) giao lại cho các GDV khác;
+ 15 giờ: GDV nhận hồ sơ, chứng từ giấy (lần 4) từ KTT trình lên Giám đốc ký và nhận hồ sơ, chứng từ giấy (của lần 3 và của các lần trước (nếu còn)) giao lại cho các GDV khác.
Trong điều kiện bình thường theo quy định hiện nay, GDV chỉ nhận hồ sơ, chứng từ từ CĐT đến 15 giờ 00 (sau 15 giờ tính cho ngày hôm sau); Hệ thống ngừng nhận lệnh thanh toán lúc 16 giờ 00.
Với những đề xuất thay đổi trên, quy trình luân chuyển chứng từ và tổ chức bộ máy tham gia quy trình tại KBNN Tư Nghĩa được tổ chức lại như sau:
Bước 1: Khi CĐT gửi hồ sơ, tài liệu đến KBNN thì GDV nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, lô gích về thời gian văn bản, tài liệu, số lượng, loại hồ sơ và thực hiện giao nhận tài liệu với đơn vị như sau:
- Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm theo thông báo nguyên nhân trả lại;
- Trường hợp hồ sơ, chứng từ hợp lệ, tiến hành tiếp nhận thông qua phiếu giao nhận.
Căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của CĐT, GDV xác định và chấp số vốn tạm ứng, thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi; tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ chỉ tiêu (phần ghi của KBNN) và ký
vào chứng từ giấy (Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư/Giấy rút dự toán NSNN, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có)); lập và ký Tờ trình; nhập chứng từ trên hệ thống TABMIS; trình tờ trình, hồ sơ, chứng từ giấy, chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS lên KTT.
Bước 2: KTT kiểm tra hồ sơ, chứng từ:
- Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, chuyển lại chứng từ cho GDVTG trảGDV có sự cố để kiểm tra, xử lý;
- Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, KTT ký tờ trình và chứng từ giấy, phê duyệt bút toán trên TABMIS và chuyển tờ trình, hồ sơ, chứng từ giấy cho GDVTG để trình lên Giám đốc KBNN huyện.
Bước 3: Giám đốc đơn vị KBNN huyện kiểm tra hồ sơ, chứng từ:
- Trường hợp Giám đốc đơn vị KBNN huyện không phê duyệt, chuyển lại chứng từ cho GDVTG trảGDV có sự cố thực hiện hủy yêu cầu thanh toán trên TABMIS và báo KTT để hủy;
- Trường hợp phê duyệt hồ sơ, chứng từ, Giám đốc đơn vị KBNN ký duyệt tờ trình, chứng từ giấy và chuyển lại tờ trình, hồ sơ, chứng từ giấy cho GDVTG đểtrả lại các GDV.
Bước 4: GDV thực hiện áp thanh toán cho khách hàng/hoặc Thủ quỹ để chi tiền cho khách hàng theo đúng quy trình.
Bước 5: GDV hoàn tất khâu đóng dấu “KẾ TOÁN” lên Giấy rút vốn đầu tư/Giấy rút dự toán NSNN, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có); dấu “KBNN TƯ NGHĨA” lên Tờ trình, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. Thực hiện lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán vào tập chứng từ ngày, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch.
3.2.1.2. Hoàn thiện về thời gian kiểm soát TTVĐT
Theo quy trình kiểm soát TTVĐT hiện nay thì thời gian kiểm soát thanh toán tối đa cho 01 lần thanh toán tại KBNN là không quá 03 ngày. Tuy nhiên,
thời gian này quy định là rất chung chung, chưa đáp ứng được nhu cầu cải cách thủ tục hành chính về rút ngắn thời gian kiểm soát thanh toán hồ sơ, chứng từ của Kho bạc. Vì vậy học viên xin đề xuất cải cách thời gian thực hiện trong lĩnh vực này như sau:
- Đối với hồ sơ, chứng từ “thanh toán trước, kiểm soát sau” quy định gồm: + Hồ sơ, chứng từ tạm ứng cho tất cả các loại công việc, hợp đồng;
+ Các công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần.
Thời gian từ lúc nhận, kiểm soát và tạm ứng, thanh toán trong 01 ngày làm việc.
- Đối với hồ sơ, chứng từ “kiểm soát trước, thanh toán sau” quy định đối với các công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của các công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần. Tùy theo mức độ phức tạp của hồ sơ để chia ra 3 loại:
+ Đối với chi phí xây dựng và thiết bị: Thời gian từ lúc nhận, kiểm soát và thanh toán không quá 03 ngày làm việc;
+ Đối với chi phí tư vấn xây dựng: Thời gian từ lúc nhận, kiểm soát và thanh toán không quá 02 ngày làm việc;
+ Đối với chi phí khác: Thời gian từ lúc nhận, kiểm soát và thanh toán trong 01 ngày làm việc.
Vào thời điểm 31/12 của năm kế hoạch và 31/01 của năm sau năm kế hoạch, vì đặc thù công việc nên khối lượng hồ sơ, chứng từ gửi Kho bạc huyện rất nhiều, nên quy định tăng thêm thời gian kiểm soát hồ sơ, chứng từ cho phù hợp với thực tế và giảm bới áp lực cho CBCC kiểm soát TTVĐT. Cụ thể:
Từ ngày 21/12 đến 31/12 của năm kế hoạch và ngày 21/01 đến 31/01 của năm sau năm kế hoạch, đối với hồ sơ, chứng từ “kiểm soát trước, thanh toán sau” được tăng thêm 01 ngày làm việc cho kiểm soát, thanh toán theo quy định của quy trình.
3.2.1.3. Hoàn thiện mẫu công văn thông báo trả lời kết quả KSC
Hiện nay, GVD khi nhận hồ sơ, chứng từ phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu 03) theo hướng dẫn tại Công văn số 743/KBNN-THPC ngày 02/3/2016 của Tổng Giám đốc KBNN. Đây là một công văn hướng dẫn bổ sung, điều chỉnh một số quy định và mẫu biểu về kiểm soát TTVĐT của quy trình còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh. Tại Tiết c, điểm 1, mục I Công văn 743/KBNN-THPC có một số quy định về trả kết quả giải quyết hồ sơ như sau: - Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo và gửi văn bản xin lỗi (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ).
- Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ.
- Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi cho cá nhân, tổ chức.
Tuy công văn có hướng dẫn gửi thông báo cho các cá nhân, tổ chức sau khi giải quyết hồ theo quy định nhưng lại không có mẫu thông báo hướng dẫn kèm theo. Vì vậy, học viên xin đề xuất 03 mẫu công văn thông báo dùng trong từng trường hợp cụ thể như sau:
Mẫu 1: Công văn dùng trong trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, phải bổ sung hồ sơ.
KHO BẠC NHÀ NƯỚC … CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHO BẠC NHÀ NƯỚC … Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /KB…-KSC …, ngày… tháng… năm 20…
V/v thông báo bổ sung hồ sơ kiểm soát chi
Kính gửi: ………(Tên đơn vị nộp hồ sơ).
Ngày …tháng … năm 20… Chuyên viên kiểm soát chi KBNN… có tiếp nhận hồ sơ kiểm soát chi của đơn vị theo Giấy tiếp nhận hồ sơ số …../TNHS ngày…/…/20…; Hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ vào lúc …giờ, ngày…./ …/20…, thuộc loại hồ sơ kiểm soát chi đầu tư XDCB.
Tuy nhiên, do sai sót trong quá trình tiếp nhận hồ sơ của Chuyên viên kiểm soát chi chưa yêu cầu đơn vị bổ sung đầy đủ hồ sơ 1 lần theo qui định. Nay đề nghị đơn vị bổ sung thêm các hồ sơ sau:
- - -…
KBNN … xin lỗi đơn vị về trường hợp sai sót trên, mong được sự thông cảm và chia sẻ của đơn vị./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như trên; - Lưu: VT, KSC (…b) ………..
Mẫu 2: Công văn dùng trong trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết.
KHO BẠC NHÀ NƯỚC … CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHO BẠC NHÀ NƯỚC … Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /KB…-KSC …, ngày… tháng… năm 20…
V/v trả hồ sơ do không đủ điều kiện giải quyết
Kính gửi: ………(Tên đơn vị nộp hồ sơ).
Ngày …tháng … năm 20…Chuyên viên kiểm soát chi KBNN… có tiếp nhận hồ sơ kiểm soát chi của đơn vị theo Giấy tiếp nhận hồ sơ số …../TNHS ngày…/…/20…; Hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ vào lúc …giờ, ngày…./ …/20…, thuộc loại hồ sơ kiểm soát chi đầu tư XDCB.
Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết kiểm soát chi hồ sơ của đơn vị còn trường hợp chưa phù hợp với chế độ qui định hiện hành, cụ thể:
- -
- …….
KBNN… xin thông báo trả lại toàn bộ hồ sơ cho đơn vị./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như trên; - Lưu: VT, KSC (…b) ………..
Mẫu 3: Công văn dùng trong trường hợp trả kết quả giải quyết hồ sơ do trễ hạn .
KHO BẠC NHÀ NƯỚC … CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHO BẠC NHÀ NƯỚC … Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /KB…-KSC …, ngày… tháng… năm 20…
V/v trả kết quả giải quyết
hồ sơ kiểm soát chi trễ thời hạn
Kính gửi: ………(Tên đơn vị nộp hồ sơ).
Ngày …tháng … năm 20.. Chuyên viên kiểm soát chi KBNN… có tiếp nhận hồ sơ kiểm soát chi của đơn vị theo Giấy tiếp nhận hồ sơ số …../TNHS ngày…/…/20…; Hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ vào lúc …giờ, ngày…./ …/20.., thuộc loại hồ sơ kiểm soát chi đầu tư XDCB.
Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết hồ sơ vì lý do … nên Chuyên viên tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chưa giải quyết hồ sơ đúng thời gian quy định. Nay xin thông báo điều chỉnh lại thời hạn trả kết quả lần sau vào …, ngày…/ …/20...
KBNN… xin lỗi đơn vị về trường hợp chậm trễ trên, mong được sự thông cảm và chia sẻ của đơn vị./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như trên; - Lưu: VT, KSC (…b) ………..