- Giám sát tín dụng: Là khâu khá quan trọng nhằm mục tiêu bảo đảm cho
1.2.4.2. Quy trình giám sát hoạt động tín dụng
a. Quy trình vận hành chung
b.Quy trình giám sát Gián tiếp
* Thu thập thông tin, tài liệu, dữ liệu về nội dung giám sát
-Các văn bản quy định của pháp luật, Ngân hàng nhà nước và quy định nội bộ có liên quan đến hoạt động tín dụng.
-Thông tin, báo cáo, kết luận của người quản lý, người điều hành, các đơn vị trong hệ thống Agribank gồm:
+ Báo cáo theo quy định pháp luật hiện hành về chế độ báo cáo thống kê và về yêu cầu cung cấp thông tin của ngân hàng Nhà nước: Chiến lược kinh doanh trung dài hạn, Kế hoạch kinh doanh hàng năm, Báo cáo tài chính trước kiểm toán, Báo cáo tài chính đã được kiểm toán, Bảng cân đối tài khoản kế toán, Báo cáo tự kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ...
+ Báo cáo nội bộ: thông báo, báo cáo định kỳ và báo cáo tại các kỳ họp của Hội đồng thành viên, Ban điều hành (Báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, Kết luận giao ban, Thông báo Nghị quyết kỳ họp Hội đồng thành viên...).
Thu thập, tổng hợp và xử lý tài liệu, thông tin, dữ liệu của đơn vị, trong hệ thống Phân tích, đánh giá dữ liệu chung của hệ thống Phát hiện, cảnh báo các rủi ro gây mất an toàn hoạt động, các rủi ro, nguy cơ dẫn đến vi phạm pháp luật về tiền tệ và ngân hàng đối với từng đơn vị được giám sát Kiến nghị, đề xuất biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý các rủi ro, vi phạm của đơn vị theo quy định của pháp luật qua biên bản giám sát Theo dõi tình hình thực hiện kiến nghị của Ban kiểm soát Chọn ra các chi nhánh có các chỉ số tín dụng có thể đãn đến rủi ro để lập kế hoạch Giám sát Lập kế hoạch Giám Thực hiện giám sát gián tiếp từng chi nhánh theo kế hoạch Dựa vào biên bản báo cáo giám sát gián tiếp để Thực hiện giám sát trực tiếp tại chi nhánh
+ Kết quả kiểm tra của các Đoàn kiểm tra theo chỉ đạo của Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc.
-Kết quả kiểm toán nội bộ của Agribank gồm: báo cáo đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định; biên bản kiểm toán nội bộ tại các đơn vị theo kế hoạch kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất.
*Tổng hợp các vấn đề trọng yếu qua kết quả kiểm toán nội bộ.
- Kết quả kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước, kết luận thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước gồm: Biên bản, kết luận/báo cáo kết quả kiểm toán, kiểm tra, giám sát và các tài liệu liên quan đến hoạt động tín dụng tại các chi nhánh;
-Kết quả tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát gồm: Biên bản ghi nhận kết quả làm việc tại các đơn vị được giám sát và các tài liệu liên quan tại các Đoàn giám sát trực tiếp vào các năm trước;
-Hồ sơ tài liệu, báo cáo, văn bản giải trình của đơn vị theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
-Thông tin, dữ liệu được khai thác trên hệ thống IPCAS. -Các tài liệu, báo cáo khác Ban kiểm soát nhận được.
•Phân tích, tổng hợp, xử lý và lưu trữ tài liệu, sử dụng thông tin
-Thông tin sau khi thu thập được kiểm tra, so sánh, đối chiếu và tổng hợp để sử dụng cho việc phân tích, đánh giá nội dung giám sát:
+ Đối với các thông tin định lượng (kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán,...) phải kiểm tra tính chính xác thông qua việc rà soát, đối chiếu, so sánh.
+ Đối với các thông tin định tính cần căn cứ vào tình hình thực tế để có nhận định, đánh giá về tính hợp lý của thông tin.
-Thông tin sử dụng cho việc phân tích, đánh giá nội dung giám sát tín dụng phải được lưu trữ một cách khoa học, đầy đủ và theo quy định của Nhà nước, quy định nội bộ:
+ Lưu trữ theo từng nội dung giám sát.
+ Lưu trữ thành cơ sở dữ liệu chung, theo chuỗi dữ liệu lịch sử và thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.
+ Lưu trữ theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
• Xử lý kết quả giám sát
Căn cứ kết quả giám sát kết hợp với kết luận thanh tra, kết quả kiểm toán độc lập, kết quả kiểm toán nội bộ, các báo cáo của Ban điều hành, Hội đồng thành viên và thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước khác, trong trường hợp cần thiết Ban kiểm soát sẽ thành lập đoàn công tác, kiểm tra làm rõ những vấn đề liên quan; đưa ra các kiến nghị, khuyến nghị, cảnh báo đối với Hội đồng thành viên, Tồng giám đốc để chỉ đạo các đơn vị thực hiện đồng thời gửi Ngân hàng Nhà nước theo quy định.
c. Quy trình giám sát trực tiếp:
Chuẩn bị giám sát, tiếp xúc, làm việc vói đơn vị được giám sát
Ban hành Đề cương giám sát, tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát (gọi tắt là đề cương giám sát):
+ Căn cứ mục tiêu, định hướng giám sát theo kế hoạch giám sát hàng năm hoặc qua kết quả giám sát gián tiếp của Ban kiểm soát, Trưởng KTNB chỉ đạo Phòng Giám sát xây dựng đề cương giám sát trình Ban kiểm soát xem xét, phê duyệt.
+ Đề cương giám sát là cơ sở để các Đoàn công tác giám sát, tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát và các đơn vị được giám sát thực hiện.
-Thành lập Đoàn công tác giám sát, tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát (gọi tắt là Đoàn công tác)
+ Căn cứ kế hoạch giám sát hằng năm hoặc qua kết quả giám sát gián tiếp của Ban kiểm soát, kế hoạch công tác của các Thành viên Ban kiểm soát và nguồn nhân lực thực hiện, Trưởng KTNB chỉ đạo lập danh sách dự kiến thành lập các đoàn công tác (do Thành viên Ban kiểm soát làm trưởng đoàn) đối với từng đơn vị và thời gian thực hiện, xin ý kiến các Thành viên và trình Trưởng Ban kiểm soát quyết định.
+ Trưởng đoàn công tác xây dựng kế hoạch triển khai, phân công nhiệm vụ cho các thành viên thực hiện giám sát, chuẩn bị các yêu cầu cung cấp tài liệu phục vụ giám sát.
Thực hiện giám sát, tiếp xúc, làm việc vói đơn vị được giám sát
-Triển khai quyết định giám sát, tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát: + Trưởng đoàn công tác liên hệ và gửi Quyết định thành lập đoàn công tác; đề cương giám sát; kế hoạch triển khai thực hiện; thời gian nhận báo cáo của đơn vị được giám sát và các tài liệu liên quan; thời gian thực hiện tiếp xúc trực tiếp tại đơn vị (nếu cần)...
+ Đoàn công tác thực hiện giám sát gián tiếp đối với đơn vị được giám sát theo yêu cầu của đề cương giám sát và tiếp nhận báo cáo, tài liệu do đơn vị được giám sát gửi đến.
- Rà soát, xem xét báo cáo, tài liệu do đơn vị được giám sát gửi đến:
+Đoàn công tác tiến hành nghiên cứu báo cáo của các đơn vị gửi đến; Thực hiện rà soát, đối chiếu với kết quả giám sát gián tiếp.
+ Căn cứ đề cương giám sát, kết quả giám sát gián tiếp và báo cáo của đơn vị, đoàn công tác phân tích, ghi nhận những nội dung đã đáp ứng yêu cầu theo đề cương giám sát của báo cáo gửi đến; những nội dung cần trao đổi, bổ sung làm rồi thêm vào báo cáo; những nội dung cần phải tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát để xác minh những nội dung chưa rõ (nếu có).
-Thực hiện tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát:
+ Trên cơ sở những nội dung cần phải trực tiếp làm việc với đơn vị được giám sát, Trưởng đoàn công tác báo cáo Trưởng Ban kiểm soát về việc phải thực hiện tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát và thông báo cho đơn vị cần làm việc về thời gian, nội dung, phạm vi làm việc và thanh phần đoàn công tác.
+ Đoàn công tác yêu cầu đơn vị được giám sát chuẩn bị các tài liệu liên quan và tiến hành thực hiện các nội dung giám sát, xác minh những nội dung chưa rõ.
-Từ kết quả giám sát gián tiếp, báo cáo của đơn vị được giám sát và kết quả tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát, đoàn công tác xây dựng dự thảo “Biên bản ghi nhận kết quả giám sát, tiếp xúc trực tiếp đơn vị”.
-Tổ chức hội nghị thông qua Biên bản ghi nhận kết quả giám sát, tiếp xúc trực tiếp đơn vị” giữa đoàn công tác và đơn vị, các nhân được giám sát.
Chậm nhất sau 5 ngày làm việc, Trưởng đoàn công tác báo cáo kết quả tiếp xúc, làm việc với đơn vị được giám sát với người ra quyết định và Ban kiểm soát (qua Phòng Giám sát). Trường hợp có rủi ro lớn, ảnh hưởng đến hoạt động của NHTM, Trưởng đoàn công tác kịp thời báo cáo Trưởng Ban kiểm soát thống nhất thông qua Ban kiểm soát báo cáo Hội đồng thành viên đổng thời gửi Tổng giám đốc.
- Báo cáo giám sát của các Phòng KTNB
+ Hàng tháng hoặc đột xuất, các Phòng KTNB thực hiện và báo cáo kết quả giám sát của phòng theo đơn vị được phân công gửi Trưởng KTNB trước ngày làm việc cuối cùng của tháng. Trưởng KTNB xem xét và phê chuyển báo cáo gửi các phòng Kiểm toán nội bộ l, Kiểm toán nội bộ 2 (gọi là phòng chuyên đề) và phòng Giám sát.
+ Hàng quý, 6 tháng, năm, phòng chuyên đề gửi báo cáo rà soát, phân tích, đánh giá hoạt động và các thông tin liên quan theo lĩnh vực được phân công phụ trách tới Trưởng KTNB, Trưởng ban và các thành viên BKS.
-Báo cáo kết quả giám sát của Kiểm toán nội bộ: hàng tháng, Phòng Giám sát dự thảo báo cáo kết quả giám sát của Kiểm toán nội bộ trên cơ sở kết quả giám sát của Phòng Giám sát; kết quả giám sát từ các đoàn công tác; kết quả giám sát từ các Phòng KTNB gửi Trưởng KTNB. Trưởng KTNB kết hợp với các báo cáo rà soát của các phòng chuyên đề xem xét, báo cáo Trưởng Ban kiểm soát và các thành viên Ban kiểm soát trước ngày 05 của tháng tiếp theo.
-Báo cáo giám sát của Trưởng Ban và các thành viên Ban kiểm soátđịnh kỳ 6 tháng, hàng năm trên cơ sở báo cáo kết quả giám sát của Kiểm toán nội bộ; các báo cáo của Phòng chuyên đề; kết quả giám sát, tiếp xúc trực tiếp và các tài liệu, thông tin khác, Trưởng ban và các thành viên Ban kiểm soát chỉđạo, sử dụng nguồn lực Bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận giúp việc lập báo cáo giám sát theo lĩnh vực được phân công phụ trách gửi Ban kiểm soát.
-Báo cáo giám sát của Ban kiểm soát
Trưởng Ban kiểm soát chỉ đạo Bộ phận Kiểm toán nội bộ lập dự thảo Báo cáo giám sát của Ban kiểm soát trên cơ sở báo cáo giám sát của Trưởng ban và các
Thành viên Ban kiểm soát và kết quả giám sát của Bộ phận Kiểm toán nội bộ gửi Ban kiểm soát xem xét, quyết định ban hành.
- Báo cáo giám sát của các Phòng KTNB
+ Hàng tháng hoặc đột xuất, các Phòng KTNB thực hiện và báo cáo kết quả giám sát của phòng theo đơn vị được phân công gửi Trưởng KTNB trước ngày làm việc cuối cùng của tháng. Trưởng KTNB xem xét và phê chuyển báo cáo gửi các phòng Kiểm toán kiểm toán tín dụng; Kiểm toán ngoài tín dụng (gọi là phòng chuyên đề)
+ Hàng quý, 6 tháng, năm, phòng chuyên đề gửi báo cáo rà soát, phân tích, đánh giá hoạt động và các thông tin liên quan theo lĩnh vực được phân công phụ trách tới Trưởng KTNB, Trưởng ban và các thành viên BKS.
-Báo cáo kết quả giám sát của Kiểm toán nội bộ: hàng tháng, Phòng Giám sát dự thảo báo cáo kết quả giám sát của Kiểm toán nội bộ trên cơ sở kết quả giám sát của Phòng Giám sát; kết quả giám sát từ các đoàn công tác; kết quả giám sát từ các Phòng KTNB gửi Trưởng KTNB. Trưởng KTNB kết hợp với các báo cáo rà soát của các phòng chuyên đề xem xét, báo cáo Trưởng Ban kiểm soát và các thành viên Ban kiểm soát trước ngày 05 của tháng tiếp theo.
+ Báo cáo giám sát của Trưởng Ban và các thành viên Ban kiểm soátĐịnh kỳ 6 tháng, hàng năm trên cơ sở báo cáo kết quả giám sát của Kiểm toán nội bộ; các báo cáo của Phòng chuyên đề; kết quả giám sát, tiếp xúc trực tiếp và các tài liệu, thông tin khác, Trưởng ban và các thành viên Ban kiểm soát chỉđạo, sử dụng nguồn lực Bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận giúp việc lập báo cáo giám sát theo lĩnh vực được phân công phụ trách gửi Ban kiểm soát.
-Báo cáo giám sát của Ban kiểm soát: trưởng Ban kiểm soát chỉ đạo Bộ phận Kiểm toán nội bộ lập dự thảo Báo cáo giám sát của Ban kiểm soát trên cơ sở báo cáo giám sát của Trưởng ban và các Thành viên Ban kiểm soát và kết quả giám sát của Bộ phận Kiểm toán nội bộ gửi Ban kiểm soát xem xét, quyết định ban hành.
- Chế độ Báo cáo giám sát của Ban kiểm soát
Báo cáo giám sát của Ban kiểm soát đối với hoạt động Agribank 6 (sáu) tháng và hàng năm được thực hiện theo quy định của Ban kiểm soát, Agribank và
Ngân hàng Nhà nước.
-Theo dõi, đôn đốc, xử lý việc thực hiện kiến nghị của Ban kiểm soát qua công tác giám sát:
Phòng Giám sát có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, cập nhật tình hình thực hiện kiến nghị qua kết quả giám sát của Ban kiểm soát. Qua theo dõi nếu phát hiện có sự chậm trễ trong quá trình thực hiện các kiến nghị, báo cáo Trưởng Ban kiểm soát/Thành viên Ban kiểm soát phụ trách lĩnh vực quyết định tiến hành làm việc trực tiếp với đơn vị để yêu cầu báo cáo giải trình nguyên nhân khắc phục chậm trễ (nếu cần thiết).
Định kỳ Phòng Giám sát tổng hợp tình hình thực hiện các kiến nghị gửi Ban kiểm soát xem xét gửi Hội đồng Thành viên, Tổng giám đốc.
Căn cứ vào kết quả giám sát của các đoàn công tác, Trưởng Ban kiểm soát chỉ đạo Trưởng Kiểm toán nội bộ tổng hợp kết quả giám sát của các đoàn công tác theo đợt hoặc định kỳ 6 tháng, hàng năm trình Ban kiểm soát xem xét, xử lý theo quy định.