- Giám sát tín dụng: Là khâu khá quan trọng nhằm mục tiêu bảo đảm cho
1.1.1.2. Các nhân tố thuộc Ban kiểm soát:
Theo báo cáo CONSO (1992) đưa ra 5 cấu phần chính quyết định tính hiệu quả của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát; Nhận diện và đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Hệ thống giám sát. Ban kiểm soát là thành phần của hệ thống KSNB và giám sát của Ban kiểm soát đối với hoạt động tín dụng là công cụ của hệ thống KSNB nên 5 thành phần quyết định tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng quyết định sự hiệu quả giám sát hoạt động tín dụng của Ban kiểm soát:
* Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận của Ban kiểm soát
Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:
•Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những
người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, Ban kiểm soát phải xây dựng và tự mình thực hiện những chuẩn mực về đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức. Phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay những điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể thực hiện những hành vi thiếu trung thực.
•Đảm bảo về năng lực của đội ngũ nhân viên: Là sự đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó Ban kiểm soát chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
•HĐQT và Thành viên Ban kiểm soát: HĐQT và các Thành viên Ban kiểm soát là những thành viên có kinh nghiệm, uy tín. Sự hữu hiệu của HĐQT có ảnh hưởng quan trọng đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của HĐQT: mức độ độc lập; kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong; các mối quan hệ của họ với bộ phận giám sát và kiểm toán độc lập.
•Triết lý quản lý và phong cách điều hành của thành viên Ban kiểm soát: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý: cách thức tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.
•Cơ cấu tổ chức của ban kiểm soát: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị.
•Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị; mỗi người
phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào; và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì.
•Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
* Nhận diện và đánh giá rủi ro: Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát hết tất cả những rủi ro đó. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không thực hiện được, và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này.
Những nguyên nhân làm xuất hiện rủi ro là: Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường họat động; Sự thay đổi nhân sự; Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin; Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị; Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị; Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc hệ thống thông tin của đơn vị; Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quá trình sản xuất mới; Mở rộng hoặc thanh lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ở nước ngoài; Áp dụng nguyên tắc kế toán mới.
Ngoài việc nhận định những nguyên tắc như trên, các nhà quản lý nhất thiết phải đánh giá những rủi ro trong phạm vi hoạt động kinh doanh của đơn vị, vì trong những vấn đề kế toán tài chính và lập báo cáo có sự khác biệt rất lớn giữa các ngành cũng như giữa các đơn vị cùng ngành.
* Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện.
Những hoạt động giám sát chủ yếu trong đơn vị gồm:
một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình.
•Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát ằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá rình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt, phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động.
•Kiểm soát hiện vật: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém trong thủ tục kiểm soát. Nếu không thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
•Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra xét soát lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có thể xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra không độc lập vì bất kì lý do nào.
•Soát xét lại việc thực hiện: Là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ
thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay những điều chỉnh thích hợp.
* Thông tin truyền thông: Thông tin và truyền thông có nghĩa là các kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng phải được báo cáo lên cấp trên, chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một công ty.Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài.
Thông tin: Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong DN để sản xuất kinh doanh và thỏa mãn các mục tiêu về hoạt động kinh doanh, BCTC và tính tuân thủ. Mọi thông tin được sử dụng trong công ty có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Hệ thống thông tin:
•Thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin. Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức. Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về những thông tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của Doanh nghiệp (DN) có hiệu quả.
•Chất lượng thông tin: Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của công ty. Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lượng thông tin bao gồm: Thông tin thích hợp; Thông tin được cung cấp ngay khi cần; Thông tin được cập nhật kịp thời; Thông tin chính xác; Thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
•Chiến lược thông tin: Công ty cần thực hiện thu nhập thông tin bên trong và bên ngoài, sau đó cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu được đề ra của công ty. Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của công ty và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển. Hệ thống thông tin sẽ phát triển nếu có sự hỗ trợ cụ thể của nhà quản lý bằng các nguồn lực thích hợp bao gồm nhân lực và tài chính.
*Hoạt động giám sát:
Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống KSNB, là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp KSNB luôn hoạt động hữu hiệu. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát (Samad, A. 2004); (Kaplan, 2008). Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong ngân hàng, đôi khi còn áp dụng cho các đối tượng bên ngoài theo 2 cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Thông qua các hoạt động giám sát thường xuyên; các chương trình đánh giá định kỳ; sự phối hợp giữa giám sát thường xuyên và đánh giá định kỳ cần phải thực hiện quy trình giám sát thường xuyên để giảm thiểu rủi ro; phát hiện và điều chỉnh kịp thời định hướng hệ thống KSNB đạt được mục tiêu đề ra.